Как отправить NDA на подпись онлайн: пошаговое руководство

Прежде чем делиться идеей продукта, презентацией для инвесторов, исходным кодом или списком клиентов, разумно заключить соглашение о неразглашении. Для малого бизнеса и фрилансеров NDA (от англ. non-disclosure agreement) часто становится самым первым документом в новом сотрудничестве. Поэтому его должно быть легко отправить, а другой стороне — легко подписать, где бы она ни находилась.

Что такое NDA#

NDA, или соглашение о неразглашении (соглашение о конфиденциальности), — это договор, по которому одна или обе стороны обязуются хранить определённую информацию в тайне и использовать её только для согласованной цели, например для оценки возможного партнёрства или выполнения проекта.

Взаимное или одностороннее NDA#

• Одностороннее NDA: конфиденциальной информацией делится только одна сторона. Типичная ситуация — вы привлекаете подрядчика или фрилансера либо показываете продукт потенциальному инвестору.
• Взаимное (двустороннее) NDA: обе стороны обмениваются конфиденциальной информацией, и обе связаны обязательствами. Часто используется в переговорах о партнёрстве, совместных проектах и на первых встречах двух компаний.

Если информация будет передаваться в обе стороны, взаимное NDA обычно справедливее, и о нём проще договориться.

Что проверить перед отправкой#

NDA обычно короткое, но основную работу в нём выполняют несколько пунктов. Перед отправкой проверьте:

• Стороны: полные наименования или имена и адреса участников. Если подписывает компания, убедитесь, что у подписанта есть полномочия действовать от её имени.
• Определение конфиденциальной информации: достаточно широкое, чтобы охватить то, чем вы действительно будете делиться (документы, макеты, код, цены, данные клиентов), с обычными исключениями — например, для общедоступной информации или сведений, которые другая сторона разработала самостоятельно.
• Цель и допустимое использование: что получатель может делать с информацией и кому может её раскрывать (например, сотрудникам или консультантам).
• Срок: сколько действует соглашение и как долго обязательства по конфиденциальности сохраняются после его окончания.
• Возврат или уничтожение: что происходит с информацией после завершения сотрудничества.
• Применимое право и подсудность: право какой страны применяется и где будут рассматриваться споры.

Шаблоны из интернета — это отправная точка, а не готовый документ. Имеет смысл один раз показать свой шаблон NDA юристу, особенно если вы работаете с клиентами из других стран. После этого его можно спокойно использовать снова и снова.

Как отправить NDA через Signkoi: пошагово#

1. Загрузите PDF. Войдите в аккаунт или создайте бесплатный аккаунт и загрузите NDA в формате PDF.
2. Добавьте получателя. Укажите имя и адрес электронной почты подписанта. Для взаимного NDA добавьте подписантом и себя. Можно также добавить утверждающего — например, руководителя, который должен сначала одобрить документ, — или получателя копии (CC), который просто получит готовый документ.
3. При необходимости задайте порядок подписания. Если контрагент должен подписать первым, а вы — после него, задайте порядок. В остальных случаях все могут подписывать одновременно.
4. Разместите поля. Поставьте поле подписи, поле даты и поле имени в блок подписи каждого подписанта. Добавьте другие нужные поля, например название компании или должность.
5. Напишите короткое сообщение. Объясните, что это за документ и зачем вы его отправляете, например: «Направляем наше стандартное взаимное NDA, прежде чем поделиться брифом проекта». Понятное сообщение ускоряет подписание.
6. Настройте напоминания и срок действия. Благодаря автоматическим напоминаниям не придётся никого торопить, а срок действия не даст документу висеть неподписанным бесконечно.
7. По желанию: добавьте проверку личности. Для конфиденциальных сделок попросите подписанта ввести код доступа, который вы передадите ему по другому каналу, или одноразовый код, отправленный на его электронную почту.
8. Отправьте. Получатель получит письмо с защищённой ссылкой и подпишет документ в браузере на любом устройстве.

Сохраните как шаблон на будущее#

Если вы регулярно отправляете NDA, не нужно каждый раз настраивать всё заново. Сохраните NDA как шаблон с уже заданными ролями и полями. В следующий раз выберите шаблон, укажите имя и адрес нового получателя — и документ отправлен в считаные секунды. Если вы работаете в команде, поделитесь шаблоном, чтобы все отправляли одну и ту же согласованную версию.

Отслеживайте статус и получите подписанный PDF#

На панели управления видно, ждёт ли NDA открытия, просмотрено ли оно или уже подписано, и кем. Когда все закончат:

• Все стороны получат готовый PDF, где каждая подпись стоит именно там, где вы её разместили.
• Документ защищён защитной печатью и доверенной меткой времени, поэтому любое последующее изменение можно обнаружить.
• Сертификат о завершении и журнал аудита фиксируют, кто, что и когда сделал.

Скачайте оба файла и храните их вместе с остальными документами. Если кому-то понадобится подтвердить, что PDF подлинный и не изменялся, его можно загрузить на signkoi.com/verify. Подробнее о том, как работает запечатывание, читайте в статье электронная подпись и цифровая подпись.

Советы для отправки NDA в другие страны#

• Часовые пояса. Возможно, контрагент спит, когда вы нажимаете «Отправить». Напоминания возьмут повторные сообщения на себя, а срок действия задаст всем понятный дедлайн.
• Язык. Signkoi доступен на 12 языках, поэтому получатели могут подписывать документ на удобном для них языке. Текст самого NDA — отдельный вопрос: если у сторон нет общего языка, подумайте о двуязычной версии и договоритесь, какая языковая версия имеет приоритет.
• Применимое право. Выбирайте применимое право и место рассмотрения споров осознанно. Правила об электронной подписи и исключения из них тоже различаются от страны к стране. Наш обзор законности электронной подписи — хорошая отправная точка, а детали подтвердит местный юрист.
• Аккаунт не нужен. Подписанту не нужен аккаунт Signkoi или приложение. Он открывает ссылку, читает NDA и подписывает его в браузере, что сильно упрощает дело при первом контакте.
• В дороге. Многие подписывают документы на телефоне, прямо в мобильном браузере. А вы можете следить за своими документами в приложении Signkoi для Android.

Частые вопросы#

Имеет ли юридическую силу NDA, подписанное электронно?#

Во многих странах электронная подпись признаётся для повседневных коммерческих соглашений, таких как NDA, но законы и исключения различаются. Если ваше NDA связано с крупными суммами или нестандартной ситуацией, проконсультируйтесь с юристом в своей стране.

Должны ли подписывать обе стороны?#

Зависит от NDA. Взаимное NDA обычно подписывают обе стороны. Для одностороннего практика разная, но подписи обеих сторон часто делают всё яснее. Добавьте каждого подписанта в Signkoi — запрос на подпись придёт им в выбранном вами порядке.

Можно ли отправить одно и то же NDA нескольким людям?#

Да. Сохраните его как шаблон и отправьте каждому получателю отдельный экземпляр, чтобы у каждого был собственный подписанный документ и собственный журнал аудита.

Что делать, если подписант не отвечает?#

Автоматические напоминания сделают это за вас, а вы увидите, открывал ли он документ. Если срок действия истечёт до подписания, просто отправьте новый.

Готовы отправить первое NDA? Создайте бесплатный аккаунт или узнайте обо всех возможностях Signkoi на странице функций.