Come inviare un NDA da firmare online: guida passo passo

Prima di condividere un'idea di prodotto, un pitch deck, codice sorgente o un elenco clienti, è buona norma far firmare un accordo di riservatezza. Per le piccole imprese e i freelance, l'NDA (non-disclosure agreement) è spesso il primo documento di un nuovo rapporto di lavoro: deve quindi essere rapido da inviare e semplice da firmare per l'altra parte, ovunque si trovi.

Che cos'è un NDA?#

Un NDA, o accordo di riservatezza, è un contratto con cui una o entrambe le parti si impegnano a mantenere riservate determinate informazioni e a usarle solo per uno scopo concordato, come valutare una collaborazione o realizzare un progetto.

NDA reciproco o unilaterale#

• NDA unilaterale: solo una delle parti condivide informazioni riservate. È il caso tipico quando si affida un incarico a un fornitore o a un freelance, o si presenta il proprio prodotto a un potenziale investitore.
• NDA reciproco (bilaterale): entrambe le parti si scambiano informazioni riservate ed entrambe sono vincolate. Frequente nelle trattative di partnership, nei progetti congiunti e nei primi contatti tra due aziende.

Se le informazioni circoleranno in entrambe le direzioni, un NDA reciproco è di solito più equilibrato e più facile da concordare.

Cosa controllare prima di inviarlo#

Un NDA è in genere breve, ma poche clausole fanno gran parte del lavoro. Prima dell'invio, verifichi:

• Le parti: denominazioni o nomi completi e indirizzi delle persone o delle società coinvolte. Se firma una società, si assicuri che chi firma abbia i poteri per farlo.
• La definizione di informazioni riservate: abbastanza ampia da coprire ciò che condividerà davvero (documenti, progetti grafici, codice, prezzi, dati dei clienti), con le consuete esclusioni, come le informazioni già pubbliche o sviluppate in modo autonomo dall'altra parte.
• Finalità e uso consentito: cosa può fare il destinatario con le informazioni e con chi può condividerle (dipendenti o consulenti, per esempio).
• Durata: quanto dura l'accordo e per quanto tempo gli obblighi di riservatezza restano in vigore dopo la sua scadenza.
• Restituzione o distruzione: cosa succede alle informazioni al termine del rapporto.
• Legge applicabile e foro competente: quale legge regola l'accordo e dove verrebbero risolte eventuali controversie.

I modelli trovati online sono un punto di partenza, non un documento definitivo. Vale la pena far rivedere una volta il proprio modello di NDA da un avvocato, soprattutto se lavora con clienti all'estero. Dopo potrà riutilizzarlo con tranquillità.

Come inviare un NDA con Signkoi, passo passo#

1. Carichi il PDF. Acceda al suo account, oppure crei un account gratuito, e carichi il suo NDA in formato PDF.
2. Aggiunga il destinatario. Inserisca nome e indirizzo email del firmatario. Per un NDA reciproco, aggiunga anche sé stesso come firmatario. Può inoltre aggiungere un approvatore, per esempio un responsabile che deve approvare prima il documento, o un destinatario in copia (CC) che riceverà soltanto il documento completato.
3. Imposti l'ordine di firma, se serve. Se la controparte deve firmare per prima e lei controfirmare dopo, stabilisca l'ordine. Altrimenti tutti possono firmare contemporaneamente.
4. Posizioni i campi. Inserisca un campo firma, un campo data e un campo nome nel riquadro firma di ciascun firmatario. Aggiunga gli altri campi necessari, come ragione sociale o ruolo.
5. Scriva un breve messaggio. Spieghi di che documento si tratta e perché lo invia, per esempio: "Le inviamo il nostro NDA reciproco standard prima di condividere il brief del progetto." Un messaggio chiaro fa firmare prima.
6. Imposti promemoria e data di scadenza. Con i promemoria automatici non dovrà sollecitare nessuno, e la data di scadenza evita che il documento resti aperto all'infinito.
7. Facoltativo: aggiunga una verifica dell'identità. Per le trattative delicate, chieda al firmatario di inserire un codice di accesso che gli comunicherà per un altro canale, oppure un codice monouso inviato alla sua email.
8. Invii. Il destinatario riceve un'email con un link sicuro e firma dal browser, su qualsiasi dispositivo.

Lo salvi come modello per la prossima volta#

Se invia NDA regolarmente, non serve ripetere la configurazione ogni volta. Salvi il suo NDA come modello, con ruoli e campi già impostati. La volta successiva scelga il modello, inserisca nome ed email del nuovo destinatario e lo invii in un attimo. Se lavora in team, condivida il modello perché tutti inviino la stessa versione approvata.

Monitori l'avanzamento e ottenga il PDF firmato#

La sua dashboard mostra se l'NDA è ancora da aprire, se è stato visualizzato o firmato, e da chi. Quando tutti hanno terminato:

• Tutte le parti ricevono il PDF completato, con ogni firma esattamente dove l'ha posizionata.
• Il documento è protetto da un sigillo antimanomissione e da una marca temporale affidabile, così ogni modifica successiva diventa rilevabile.
• Un certificato di completamento e un audit trail registrano chi ha fatto cosa, e quando.

Scarichi entrambi e li conservi con la sua documentazione. Se qualcuno dovesse confermare che il PDF è autentico e invariato, può caricarlo su signkoi.com/verify. Per saperne di più su come funziona il sigillo, legga firma elettronica e firma digitale.

Consigli per inviare NDA all'estero#

• Fusi orari. Forse la controparte sta dormendo quando lei preme invio. I promemoria si occupano dei solleciti, e la data di scadenza dà a tutti un termine chiaro.
• Lingua. Signkoi è disponibile in 12 lingue, quindi i destinatari possono firmare in una lingua che conoscono bene. Il testo dell'NDA è un'altra questione: se le parti non condividono una lingua, valuti una versione bilingue e concordi quale lingua prevale.
• Legge applicabile. Scelga con attenzione la legge applicabile e il foro competente. Anche le regole sulla firma elettronica e le relative eccezioni variano da Paese a Paese. La nostra guida alla validità legale della firma elettronica è un buon punto di partenza, e un avvocato locale potrà confermare i dettagli.
• Nessun account necessario. Il firmatario non ha bisogno di un account Signkoi né di un'app. Apre il link, legge l'NDA e firma dal browser: un bel vantaggio con un contatto nuovo.
• In mobilità. Molte persone firmano dallo smartphone, direttamente nel browser. E lei può tenere d'occhio i suoi documenti dall'app Signkoi per Android.

Domande frequenti#

Un NDA firmato elettronicamente è giuridicamente vincolante?#

In molti Paesi la firma elettronica è riconosciuta per gli accordi commerciali di tutti i giorni come gli NDA, ma leggi ed eccezioni variano. Se il suo NDA ha un valore elevato o è insolito, si rivolga a un avvocato del suo Paese.

Devono firmare entrambe le parti?#

Dipende dall'NDA. Un NDA reciproco viene normalmente firmato da entrambe le parti. Per quelli unilaterali la prassi varia, ma la firma di entrambe le parti rende spesso tutto più chiaro. Aggiunga ogni firmatario in Signkoi: riceveranno la richiesta di firma nell'ordine che ha scelto.

Posso inviare lo stesso NDA a più persone?#

Sì. Lo salvi come modello e invii una copia separata a ciascun destinatario, così ognuno avrà il proprio documento firmato e il proprio audit trail.

E se il firmatario non risponde?#

I promemoria automatici lo sollecitano al posto suo, e lei può vedere se ha aperto il documento. Se scade prima della firma, ne invii semplicemente uno nuovo.

Pronto a inviare il suo primo NDA? Crei un account gratuito o scopra tutto ciò che Signkoi può fare nella nostra pagina delle funzionalità.