Cómo enviar un NDA para firmar online: guía paso a paso

Antes de compartir una idea de producto, una presentación para inversores, código fuente o una lista de clientes, conviene firmar un acuerdo de confidencialidad. Para pymes y autónomos, el NDA (por sus siglas en inglés, non-disclosure agreement) suele ser el primer documento de una nueva relación profesional, así que debería poder enviarse rápido y firmarse con facilidad, esté donde esté la otra parte.

¿Qué es un NDA?#

Un acuerdo de confidencialidad o NDA es un contrato por el que una o ambas partes se comprometen a mantener en secreto determinada información y a utilizarla solo para un fin acordado, como evaluar una colaboración o ejecutar un proyecto.

NDA mutuo o unilateral#

• NDA unilateral: solo una de las partes comparte información confidencial. Es lo habitual al contratar a un proveedor, incorporar a un profesional independiente o mostrar su producto a un posible inversor.
• NDA mutuo (bilateral): ambas partes comparten información confidencial y ambas quedan obligadas. Es frecuente en negociaciones de colaboración, proyectos conjuntos y primeras conversaciones entre dos empresas.

Si la información va a circular en ambas direcciones, un NDA mutuo suele ser más equilibrado y más fácil de acordar.

Qué revisar antes de enviarlo#

Un NDA suele ser breve, pero unas pocas cláusulas hacen la mayor parte del trabajo. Antes de enviarlo, revise:

• Las partes: nombres legales completos y direcciones de las personas o empresas que firman. Si firma una empresa, asegúrese de que quien firma tiene facultades para hacerlo.
• La definición de información confidencial: lo bastante amplia para cubrir lo que realmente va a compartir (documentos, diseños, código, precios, datos de clientes), con las exclusiones habituales, como la información que ya es pública o que la otra parte desarrolló por su cuenta.
• La finalidad y el uso permitido: qué puede hacer el receptor con la información y con quién puede compartirla (por ejemplo, empleados o asesores).
• La duración: cuánto dura el acuerdo y durante cuánto tiempo siguen vigentes las obligaciones de confidencialidad una vez terminado.
• La devolución o destrucción: qué ocurre con la información cuando termina la relación.
• La ley aplicable y la jurisdicción: qué ley rige el acuerdo y dónde se resolverían los conflictos.

Las plantillas que encuentra en internet son un punto de partida, no un documento terminado. Merece la pena que un abogado revise su plantilla de NDA una vez, sobre todo si trabaja con clientes de otros países. Después podrá reutilizarla con tranquilidad.

Cómo enviar un NDA con Signkoi, paso a paso#

1. Suba el PDF. Inicie sesión, o cree una cuenta gratuita, y suba su NDA en formato PDF.
2. Añada al destinatario. Introduzca el nombre y el correo electrónico del firmante. Si es un NDA mutuo, añádase también usted como firmante. También puede añadir un aprobador, como un responsable que deba dar el visto bueno antes, o un destinatario en copia (CC) que solo recibirá el documento final.
3. Defina el orden de firma si lo necesita. Si la otra parte debe firmar primero y usted después, establezca el orden. Si no, todos pueden firmar a la vez.
4. Coloque los campos. Sitúe un campo de firma, uno de fecha y uno de nombre en el bloque de firma de cada firmante. Añada los campos adicionales que necesite, como el nombre de la empresa o el cargo.
5. Escriba un mensaje breve. Explique qué es el documento y por qué lo envía, por ejemplo: "Le enviamos nuestro NDA mutuo estándar antes de compartir el briefing del proyecto". Un mensaje claro acelera la firma.
6. Configure recordatorios y una fecha de vencimiento. Con los recordatorios automáticos no tendrá que perseguir a nadie, y la fecha de vencimiento evita que el documento quede abierto indefinidamente.
7. Opcional: añada una verificación de identidad. En operaciones delicadas, pida al firmante que introduzca un código de acceso que usted le facilitará por otra vía, o un código de un solo uso enviado a su correo.
8. Envíelo. El destinatario recibe un correo con un enlace seguro y firma desde el navegador, en cualquier dispositivo.

Guárdelo como plantilla para la próxima vez#

Si envía NDA con frecuencia, no repita la configuración cada vez. Guarde su NDA como plantilla con los roles y campos ya definidos. La próxima vez, elija la plantilla, introduzca el nombre y el correo del nuevo destinatario y envíelo en un momento. Si trabaja en equipo, comparta la plantilla para que todos envíen la misma versión aprobada.

Haga el seguimiento y obtenga el PDF firmado#

Su panel muestra si el NDA está pendiente de abrir, si se ha visto o si ya se ha firmado, y por quién. Cuando todos han terminado:

• Todas las partes reciben el PDF completado, con cada firma exactamente donde la colocó.
• El documento queda protegido con un sello contra manipulaciones y un sellado de tiempo de confianza, de modo que cualquier cambio posterior puede detectarse.
• Un certificado de finalización y un registro de auditoría dejan constancia de quién hizo qué y cuándo.

Descargue ambos y guárdelos con su documentación. Si alguien necesita confirmar que el PDF es auténtico y no ha cambiado, puede subirlo en signkoi.com/verify. Para saber más sobre cómo funciona el sellado, lea firma electrónica y firma digital.

Consejos para enviar NDA a otros países#

• Husos horarios. Puede que la otra parte esté durmiendo cuando usted envía el documento. Los recordatorios se encargan del seguimiento, y la fecha de vencimiento fija un plazo claro para todos.
• Idioma. Signkoi está disponible en 12 idiomas, así que los destinatarios pueden firmar en un idioma con el que se sientan cómodos. El texto del NDA es otra cuestión: si las partes no comparten idioma, valore una versión bilingüe y acuerde qué idioma prevalece.
• Ley aplicable. Elija con cuidado la ley aplicable y el foro para los conflictos. Las normas sobre firma electrónica y sus excepciones también varían según el país. Nuestra guía sobre la validez legal de la firma electrónica es un buen punto de partida, y un abogado local puede confirmar los detalles.
• Sin necesidad de cuenta. El firmante no necesita una cuenta de Signkoi ni instalar ninguna aplicación. Abre el enlace, revisa el NDA y firma en el navegador, lo que elimina muchas fricciones con un contacto nuevo.
• Desde cualquier lugar. Mucha gente firma desde el móvil, directamente en el navegador. Y usted puede seguir sus documentos desde la aplicación de Signkoi para Android.

Preguntas frecuentes#

¿Un NDA firmado electrónicamente es jurídicamente vinculante?#

En muchos países, la firma electrónica se reconoce para acuerdos comerciales habituales como los NDA, pero las leyes y las excepciones varían. Si su NDA es de gran valor o poco habitual, consulte con un abogado de su jurisdicción.

¿Tienen que firmar ambas partes?#

Depende del NDA. Un NDA mutuo lo firman normalmente ambas partes. En los unilaterales la práctica varía, pero que firmen las dos suele aportar más claridad. Añada a cada firmante en Signkoi y se les pedirá la firma en el orden que usted elija.

¿Puedo enviar el mismo NDA a varias personas?#

Sí. Guárdelo como plantilla y envíe una copia independiente a cada destinatario, para que cada uno tenga su propio documento firmado y su propio registro de auditoría.

¿Qué pasa si el firmante no responde?#

Los recordatorios automáticos se lo recuerdan por usted, y puede ver si ha abierto el documento. Si vence antes de que lo firme, simplemente envíe uno nuevo.

¿Listo para enviar su primer NDA? Cree una cuenta gratuita o descubra todo lo que puede hacer Signkoi en nuestra página de funciones.