Como enviar um NDA para assinatura online: guia passo a passo

Antes de compartilhar uma ideia de produto, um pitch deck, código-fonte ou uma lista de clientes, vale a pena firmar um acordo de confidencialidade. Para pequenas empresas e freelancers, o NDA (sigla em inglês de non-disclosure agreement) costuma ser o primeiro documento de uma nova relação de trabalho. Por isso, ele precisa ser rápido de enviar e fácil de assinar para a outra parte, onde quer que ela esteja.

O que é um NDA?#

Um NDA, ou acordo de confidencialidade, é um contrato em que uma ou ambas as partes se comprometem a manter certas informações em sigilo e a usá-las apenas para uma finalidade combinada, como avaliar uma parceria ou executar um projeto.

NDA mútuo ou unilateral#

• NDA unilateral: só uma das partes compartilha informações confidenciais. É o caso típico quando você contrata um prestador de serviços, um freelancer ou apresenta seu produto a um possível investidor.
• NDA mútuo (bilateral): as duas partes compartilham informações confidenciais e as duas ficam obrigadas. Comum em negociações de parceria, projetos conjuntos e primeiras conversas entre duas empresas.

Se a informação vai circular nos dois sentidos, um NDA mútuo costuma ser mais equilibrado e mais fácil de aprovar.

O que revisar antes de enviar#

Um NDA costuma ser curto, mas algumas poucas cláusulas fazem a maior parte do trabalho. Antes de enviar, confira:

• As partes: nomes legais completos e endereços das pessoas ou empresas envolvidas. Se uma empresa for assinar, verifique se quem assina tem poderes para isso.
• A definição de informação confidencial: ampla o suficiente para cobrir o que você realmente vai compartilhar (documentos, layouts, código, preços, dados de clientes), com as exceções de costume, como informações que já são públicas ou que a outra parte desenvolveu por conta própria.
• Finalidade e uso permitido: o que o destinatário pode fazer com as informações e com quem pode compartilhá-las (funcionários ou consultores, por exemplo).
• Prazo: quanto tempo o acordo dura e por quanto tempo as obrigações de sigilo continuam depois que ele termina.
• Devolução ou destruição: o que acontece com as informações quando a relação acaba.
• Lei aplicável e foro: qual lei rege o acordo e onde eventuais disputas seriam resolvidas.

Modelos encontrados na internet são um ponto de partida, não um documento pronto. Vale a pena pedir a um advogado que revise seu modelo de NDA uma vez, principalmente se você trabalha com clientes de outros países. Depois disso, é só reutilizá-lo com tranquilidade.

Como enviar um NDA com o Signkoi, passo a passo#

1. Faça o upload do PDF. Entre na sua conta, ou crie uma conta gratuita, e envie seu NDA em PDF.
2. Adicione o destinatário. Informe o nome e o e-mail de quem vai assinar. Em um NDA mútuo, adicione-se também como signatário. Você ainda pode incluir um aprovador, como um gestor que precisa aprovar o documento antes, ou um destinatário em cópia (CC), que só recebe o documento finalizado.
3. Defina a ordem de assinatura, se precisar. Se a outra parte deve assinar primeiro e você depois, defina a ordem. Caso contrário, todos podem assinar ao mesmo tempo.
4. Posicione os campos. Coloque um campo de assinatura, um de data e um de nome no bloco de assinatura de cada signatário. Inclua outros campos que precisar, como nome da empresa ou cargo.
5. Escreva uma mensagem curta. Diga o que é o documento e por que você está enviando, por exemplo: "Segue nosso NDA mútuo padrão antes de compartilharmos o briefing do projeto." Uma mensagem clara faz o documento ser assinado mais rápido.
6. Configure lembretes e uma data de expiração. Com os lembretes automáticos, você não precisa ficar cobrando ninguém, e a data de expiração evita que o documento fique em aberto para sempre.
7. Opcional: adicione uma verificação de identidade. Em negociações sensíveis, peça ao signatário que digite um código de acesso que você passa por outro canal, ou um código de uso único enviado para o e-mail dele.
8. Envie. O destinatário recebe um e-mail com um link seguro e assina pelo navegador, em qualquer dispositivo.

Salve como modelo para a próxima vez#

Se você envia NDAs com frequência, não precisa refazer a configuração toda vez. Salve seu NDA como modelo, com os papéis e campos já definidos. Na próxima vez, escolha o modelo, informe o nome e o e-mail do novo destinatário e envie em instantes. Se você trabalha em equipe, compartilhe o modelo para que todos enviem a mesma versão aprovada.

Acompanhe o andamento e receba o PDF assinado#

O seu painel mostra se o NDA ainda não foi aberto, se já foi visualizado ou assinado, e por quem. Quando todos terminarem:

• Todas as partes recebem o PDF concluído, com cada assinatura exatamente onde você a posicionou.
• O documento fica protegido por um selo contra adulteração e um carimbo do tempo confiável, de modo que qualquer alteração posterior possa ser detectada.
• Um certificado de conclusão e uma trilha de auditoria registram quem fez o quê, e quando.

Baixe os dois e guarde junto com seus registros. Se alguém precisar confirmar que o PDF é autêntico e não foi alterado, basta enviá-lo em signkoi.com/verify. Para entender melhor como funciona a selagem, leia assinatura eletrônica x assinatura digital.

Dicas para enviar NDAs para outros países#

• Fusos horários. Talvez a outra parte esteja dormindo quando você clicar em enviar. Os lembretes cuidam do acompanhamento, e a data de expiração dá a todos um prazo claro.
• Idioma. O Signkoi está disponível em 12 idiomas, então os destinatários podem assinar em uma língua com a qual se sintam à vontade. O texto do NDA é outra questão: se as partes não falam o mesmo idioma, considere uma versão bilíngue e combine qual idioma prevalece.
• Lei aplicável. Escolha a lei aplicável e o foro com cuidado. As regras sobre assinatura eletrônica e suas exceções também variam de país para país. Nosso guia sobre a validade jurídica da assinatura eletrônica é um bom ponto de partida, e um advogado local pode confirmar os detalhes.
• Sem necessidade de conta. O signatário não precisa de conta no Signkoi nem de aplicativo. Ele abre o link, revisa o NDA e assina pelo navegador, o que facilita muito as coisas com um contato novo.
• Em qualquer lugar. Muita gente assina pelo celular, direto no navegador. E você pode acompanhar seus documentos pelo app do Signkoi para Android.

Perguntas frequentes#

Um NDA assinado eletronicamente tem validade jurídica?#

Em muitos países, a assinatura eletrônica é reconhecida para acordos comerciais do dia a dia, como NDAs, mas as leis e as exceções variam. Se o seu NDA envolve valores altos ou é fora do comum, consulte um advogado da sua região.

As duas partes precisam assinar?#

Depende do NDA. Um NDA mútuo normalmente é assinado pelas duas partes. Nos unilaterais, a prática varia, mas a assinatura dos dois lados costuma deixar tudo mais claro. Adicione cada signatário no Signkoi, e eles serão chamados a assinar na ordem que você escolher.

Posso enviar o mesmo NDA para várias pessoas?#

Sim. Salve-o como modelo e envie uma cópia separada para cada destinatário, para que cada um tenha seu próprio documento assinado e sua própria trilha de auditoria.

E se o signatário não responder?#

Os lembretes automáticos fazem a cobrança por você, e você consegue ver se ele abriu o documento. Se o prazo expirar antes da assinatura, é só enviar um novo.

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