NDA online zur Unterschrift versenden: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Bevor Sie eine Produktidee, ein Pitch-Deck, Quellcode oder eine Kundenliste weitergeben, ist eine Geheimhaltungsvereinbarung sinnvoll. Für kleine Unternehmen und Freelancer ist das NDA (Non-Disclosure Agreement) oft das allererste Dokument einer neuen Geschäftsbeziehung. Es sollte sich also schnell versenden und von der Gegenseite unkompliziert unterschreiben lassen – egal, wo sie sitzt.

Was ist ein NDA?#

Ein NDA, auch Geheimhaltungs- oder Vertraulichkeitsvereinbarung genannt, ist ein Vertrag, in dem sich eine oder beide Parteien verpflichten, bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln und nur für einen vereinbarten Zweck zu nutzen, etwa zur Prüfung einer Kooperation oder zur Umsetzung eines Projekts.

Gegenseitiges oder einseitiges NDA#

• Einseitiges (unilaterales) NDA: Nur eine Partei gibt vertrauliche Informationen preis. Typisch, wenn Sie einen Dienstleister beauftragen, mit einem Freelancer zusammenarbeiten oder einem möglichen Investor Ihr Produkt zeigen.
• Gegenseitiges (bilaterales) NDA: Beide Parteien tauschen vertrauliche Informationen aus und sind beide gebunden. Üblich bei Kooperationsgesprächen, gemeinsamen Projekten und ersten Gesprächen zwischen zwei Unternehmen.

Fließen Informationen in beide Richtungen, ist ein gegenseitiges NDA meist fairer und leichter zu verhandeln.

Was Sie vor dem Versand prüfen sollten#

Ein NDA ist meist kurz, doch einige wenige Klauseln leisten die eigentliche Arbeit. Prüfen Sie vor dem Versand:

• Die Parteien: vollständige Namen bzw. Firmen und Anschriften aller Beteiligten. Unterschreibt ein Unternehmen, stellen Sie sicher, dass die unterzeichnende Person vertretungsberechtigt ist.
• Die Definition vertraulicher Informationen: weit genug, um abzudecken, was Sie tatsächlich teilen (Dokumente, Entwürfe, Code, Preise, Kundendaten), mit den üblichen Ausnahmen, etwa für bereits öffentlich bekannte oder von der Gegenseite unabhängig entwickelte Informationen.
• Zweck und erlaubte Nutzung: was der Empfänger mit den Informationen tun darf und an wen er sie weitergeben darf (zum Beispiel an Mitarbeitende oder Berater).
• Laufzeit: wie lange die Vereinbarung gilt und wie lange die Geheimhaltungspflicht nach ihrem Ende fortbesteht.
• Rückgabe oder Vernichtung: was mit den Informationen geschieht, wenn die Zusammenarbeit endet.
• Anwendbares Recht und Gerichtsstand: welches Recht gilt und wo Streitigkeiten verhandelt würden.

Vorlagen aus dem Internet sind ein Ausgangspunkt, kein fertiges Dokument. Es lohnt sich, Ihre NDA-Vorlage einmal von einer Anwältin oder einem Anwalt prüfen zu lassen, vor allem wenn Sie mit Kunden im Ausland arbeiten. Danach können Sie sie mit gutem Gefühl immer wieder verwenden.

So versenden Sie ein NDA mit Signkoi – Schritt für Schritt#

1. PDF hochladen. Melden Sie sich an oder erstellen Sie ein kostenloses Konto und laden Sie Ihr NDA als PDF hoch.
2. Empfänger hinzufügen. Geben Sie Namen und E-Mail-Adresse der unterzeichnenden Person ein. Bei einem gegenseitigen NDA fügen Sie sich selbst ebenfalls als Unterzeichner hinzu. Zusätzlich können Sie eine genehmigende Person hinzufügen, etwa eine Führungskraft, die das Dokument vorher freigeben muss, oder einen CC-Empfänger, der nur eine Kopie des fertigen Dokuments erhält.
3. Bei Bedarf die Reihenfolge festlegen. Soll Ihr Gegenüber zuerst unterschreiben und Sie danach gegenzeichnen, legen Sie die Reihenfolge fest. Ansonsten können alle gleichzeitig unterschreiben.
4. Felder platzieren. Setzen Sie für jede unterzeichnende Person ein Signaturfeld, ein Datumsfeld und ein Namensfeld in den Unterschriftenblock. Ergänzen Sie weitere Felder nach Bedarf, etwa Firmenname oder Funktion.
5. Kurze Nachricht schreiben. Erklären Sie, worum es geht und warum Sie das Dokument senden, zum Beispiel: „Hier unser gegenseitiges Standard-NDA, bevor wir Ihnen das Projektbriefing schicken.“ Eine klare Nachricht sorgt für schnellere Unterschriften.
6. Erinnerungen und Ablaufdatum einstellen. Dank automatischer Erinnerungen müssen Sie niemandem hinterherlaufen, und ein Ablaufdatum verhindert, dass das Dokument unbegrenzt offen bleibt.
7. Optional: Identitätsprüfung hinzufügen. Bei sensiblen Vorgängen kann die unterzeichnende Person einen Zugangscode eingeben, den Sie ihr auf anderem Weg mitteilen, oder einen Einmalcode, der an ihre E-Mail-Adresse geht.
8. Senden. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link und unterschreibt im Browser – auf jedem Gerät.

Als Vorlage für das nächste Mal speichern#

Wenn Sie regelmäßig NDAs versenden, müssen Sie nicht jedes Mal alles neu einrichten. Speichern Sie Ihr NDA als Vorlage, in der Rollen und Felder bereits festgelegt sind. Beim nächsten Mal wählen Sie die Vorlage, geben Namen und E-Mail-Adresse des neuen Empfängers ein und versenden das Dokument im Handumdrehen. Arbeiten Sie im Team, teilen Sie die Vorlage, damit alle dieselbe freigegebene Fassung verwenden.

Fortschritt verfolgen und das unterschriebene PDF erhalten#

In Ihrem Dashboard sehen Sie, ob das NDA noch ungeöffnet ist, angesehen oder unterschrieben wurde – und von wem. Sobald alle fertig sind:

• Alle Beteiligten erhalten das fertige PDF, jede Unterschrift genau an der Stelle, an der Sie sie platziert haben.
• Das Dokument ist durch ein manipulationssicheres Siegel und einen vertrauenswürdigen Zeitstempel geschützt, sodass jede spätere Änderung erkennbar ist.
• Ein Abschlusszertifikat und ein Audit-Trail halten fest, wer wann was getan hat.

Laden Sie beides herunter und bewahren Sie es bei Ihren Unterlagen auf. Muss jemand einmal bestätigen, dass das PDF echt und unverändert ist, kann er es unter signkoi.com/verify hochladen. Mehr zum Versiegeln lesen Sie in Elektronische Signatur vs. digitale Signatur.

Tipps für NDAs über Ländergrenzen hinweg#

• Zeitzonen. Vielleicht schläft Ihr Gegenüber gerade, wenn Sie auf „Senden“ klicken. Die Erinnerungen übernehmen das Nachfassen, und ein Ablaufdatum gibt allen eine klare Frist.
• Sprache. Signkoi ist in 12 Sprachen verfügbar, sodass Empfänger in einer Sprache unterschreiben können, in der sie sich wohlfühlen. Der NDA-Text selbst ist eine andere Frage: Sprechen die Parteien keine gemeinsame Sprache, ziehen Sie eine zweisprachige Fassung in Betracht und vereinbaren Sie, welche Sprachfassung maßgeblich ist.
• Anwendbares Recht. Wählen Sie anwendbares Recht und Gerichtsstand bewusst. Auch die Regeln zu elektronischen Signaturen und deren Ausnahmen unterscheiden sich von Land zu Land. Unser Leitfaden zur Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen ist ein guter Einstieg, die Details kann eine Anwältin oder ein Anwalt vor Ort bestätigen.
• Kein Konto nötig. Die unterzeichnende Person braucht weder ein Signkoi-Konto noch eine App. Sie öffnet den Link, liest das NDA und unterschreibt im Browser. Das senkt die Hürde bei einem neuen Kontakt erheblich.
• Unterwegs. Viele unterschreiben auf dem Smartphone, direkt im mobilen Browser. Und Sie behalten Ihre Dokumente mit der Signkoi-App für Android im Blick.

Häufige Fragen#

Ist ein elektronisch unterschriebenes NDA rechtsverbindlich?#

In vielen Ländern sind elektronische Signaturen für alltägliche Geschäftsvereinbarungen wie NDAs anerkannt, Gesetze und Ausnahmen unterscheiden sich jedoch. Geht es bei Ihrem NDA um viel oder ist es ungewöhnlich, sprechen Sie mit einer Anwältin oder einem Anwalt vor Ort.

Müssen beide Parteien unterschreiben?#

Das hängt vom NDA ab. Ein gegenseitiges NDA unterschreiben normalerweise beide Parteien. Bei einseitigen NDAs ist die Praxis unterschiedlich, die Unterschrift beider Seiten schafft aber oft mehr Klarheit. Fügen Sie jede unterzeichnende Person in Signkoi hinzu – sie werden in der von Ihnen gewählten Reihenfolge zur Unterschrift aufgefordert.

Kann ich dasselbe NDA an mehrere Personen senden?#

Ja. Speichern Sie es als Vorlage und senden Sie jedem Empfänger ein eigenes Exemplar. So hat jeder sein eigenes unterschriebenes Dokument und seinen eigenen Audit-Trail.

Was, wenn die unterzeichnende Person nicht reagiert?#

Automatische Erinnerungen haken für Sie nach, und Sie sehen, ob das Dokument geöffnet wurde. Läuft es ab, bevor unterschrieben wurde, senden Sie einfach ein neues.

Bereit für Ihr erstes NDA? Erstellen Sie ein kostenloses Konto oder sehen Sie sich auf unserer Funktionsseite an, was Signkoi alles kann.