Comment envoyer un NDA à signer en ligne : le guide étape par étape

Avant de partager une idée de produit, un pitch deck, du code source ou un fichier clients, mieux vaut signer un accord de confidentialité. Pour les petites entreprises et les freelances, le NDA (non-disclosure agreement) est souvent le tout premier document d'une nouvelle relation de travail : il doit donc être rapide à envoyer et simple à signer pour l'autre partie, où qu'elle se trouve.

Qu'est-ce qu'un NDA ?#

Un NDA, ou accord de confidentialité, est un contrat par lequel une partie, ou les deux, s'engage à garder certaines informations secrètes et à ne les utiliser que dans un but convenu, par exemple étudier un partenariat ou réaliser un projet.

NDA mutuel ou unilatéral#

• NDA unilatéral : une seule partie communique des informations confidentielles. C'est le cas typique lorsque vous faites appel à un prestataire, à un freelance ou que vous présentez votre produit à un investisseur potentiel.
• NDA mutuel (bilatéral) : les deux parties échangent des informations confidentielles et sont toutes deux engagées. Courant dans les discussions de partenariat, les projets communs et les premiers échanges entre deux entreprises.

Si les informations circulent dans les deux sens, un NDA mutuel est généralement plus équilibré et plus facile à faire accepter.

Ce qu'il faut vérifier avant l'envoi#

Un NDA est souvent court, mais quelques clauses font l'essentiel du travail. Avant l'envoi, vérifiez :

• Les parties : dénominations ou noms complets et adresses des personnes ou sociétés concernées. Si une société signe, assurez-vous que le signataire a le pouvoir de l'engager.
• La définition des informations confidentielles : suffisamment large pour couvrir ce que vous allez réellement partager (documents, maquettes, code, tarifs, données clients), avec les exclusions habituelles, comme les informations déjà publiques ou développées de manière indépendante par l'autre partie.
• L'objet et l'usage autorisé : ce que le destinataire peut faire des informations, et à qui il peut les communiquer (salariés ou conseils, par exemple).
• La durée : combien de temps dure l'accord, et combien de temps l'obligation de confidentialité perdure après son terme.
• La restitution ou la destruction : ce que deviennent les informations à la fin de la relation.
• Le droit applicable et la juridiction compétente : quelle loi s'applique et où un éventuel litige serait tranché.

Les modèles trouvés en ligne sont un point de départ, pas un document définitif. Il vaut la peine de faire relire votre modèle de NDA une fois par un avocat, surtout si vous travaillez avec des clients à l'étranger. Vous pourrez ensuite le réutiliser en toute confiance.

Envoyer un NDA avec Signkoi, étape par étape#

1. Importez le PDF. Connectez-vous, ou créez un compte gratuit, puis importez votre NDA au format PDF.
2. Ajoutez le destinataire. Saisissez le nom et l'adresse e-mail du signataire. Pour un NDA mutuel, ajoutez-vous également comme signataire. Vous pouvez aussi ajouter un approbateur, par exemple un responsable qui doit valider le document au préalable, ou un destinataire en copie (CC) qui recevra simplement le document finalisé.
3. Définissez l'ordre de signature si besoin. Si votre interlocuteur doit signer en premier et vous contresigner ensuite, fixez l'ordre. Sinon, tout le monde peut signer en même temps.
4. Placez les champs. Positionnez un champ de signature, un champ de date et un champ de nom dans le bloc de signature de chaque signataire. Ajoutez les autres champs utiles, comme la raison sociale ou la fonction.
5. Rédigez un court message. Indiquez de quoi il s'agit et pourquoi vous l'envoyez, par exemple : « Voici notre NDA mutuel standard avant de vous transmettre le cahier des charges. » Un message clair accélère la signature.
6. Programmez des rappels et une date d'expiration. Grâce aux rappels automatiques, vous n'avez pas à relancer qui que ce soit, et la date d'expiration évite que le document reste ouvert indéfiniment.
7. Facultatif : ajoutez une vérification d'identité. Pour les dossiers sensibles, demandez au signataire de saisir un code d'accès que vous lui communiquez par un autre canal, ou un code à usage unique envoyé sur son adresse e-mail.
8. Envoyez. Le destinataire reçoit un e-mail contenant un lien sécurisé et signe dans son navigateur, sur n'importe quel appareil.

Enregistrez-le comme modèle pour la prochaine fois#

Si vous envoyez régulièrement des NDA, inutile de tout reconfigurer à chaque fois. Enregistrez votre NDA comme modèle, avec les rôles et les champs déjà en place. La prochaine fois, choisissez le modèle, saisissez le nom et l'adresse e-mail du nouveau destinataire, et l'envoi ne prend qu'un instant. Si vous travaillez en équipe, partagez le modèle pour que tout le monde envoie la même version validée.

Suivez l'avancement et récupérez le PDF signé#

Votre tableau de bord indique si le NDA attend d'être ouvert, a été consulté ou a été signé, et par qui. Lorsque tout le monde a terminé :

• Toutes les parties reçoivent le PDF finalisé, chaque signature figurant exactement là où vous l'avez placée.
• Le document est protégé par un sceau anti-falsification et un horodatage de confiance : toute modification ultérieure devient détectable.
• Un certificat de finalisation et une piste d'audit retracent qui a fait quoi, et quand.

Téléchargez les deux et conservez-les avec vos dossiers. Si quelqu'un doit un jour confirmer que le PDF est authentique et intact, il lui suffit de le déposer sur signkoi.com/verify. Pour en savoir plus sur le scellement, lisez signature électronique ou signature numérique.

Conseils pour envoyer un NDA à l'international#

• Fuseaux horaires. Votre interlocuteur dort peut-être au moment où vous envoyez le document. Les rappels se chargent des relances, et la date d'expiration donne à chacun une échéance claire.
• Langue. Signkoi est disponible en 12 langues : vos destinataires peuvent signer dans une langue qu'ils maîtrisent. Le texte du NDA est une autre affaire : si les parties ne partagent pas la même langue, envisagez une version bilingue et précisez quelle version fait foi.
• Droit applicable. Choisissez délibérément le droit applicable et la juridiction compétente. Les règles relatives à la signature électronique, et leurs exceptions, varient elles aussi d'un pays à l'autre. Notre guide sur la valeur juridique de la signature électronique est un bon point de départ, et un avocat local pourra confirmer les détails.
• Aucun compte nécessaire. Le signataire n'a besoin ni d'un compte Signkoi ni d'une application. Il ouvre le lien, relit le NDA et signe dans son navigateur, ce qui facilite beaucoup les choses avec un nouveau contact.
• En déplacement. Beaucoup de gens signent sur leur téléphone, directement dans le navigateur. Et vous pouvez suivre vos documents depuis l'application Signkoi pour Android.

FAQ#

Un NDA signé électroniquement a-t-il une valeur juridique ?#

Dans de nombreux pays, la signature électronique est reconnue pour les accords commerciaux courants comme les NDA, mais les lois et les exceptions varient. Si votre NDA porte sur des enjeux importants ou sort de l'ordinaire, consultez un avocat dans votre pays.

Les deux parties doivent-elles signer ?#

Cela dépend du NDA. Un NDA mutuel est normalement signé par les deux parties. Pour un NDA unilatéral, les pratiques varient, mais la signature des deux parties rend souvent les choses plus claires. Ajoutez chaque signataire dans Signkoi : la signature leur sera demandée dans l'ordre que vous aurez choisi.

Puis-je envoyer le même NDA à plusieurs personnes ?#

Oui. Enregistrez-le comme modèle et envoyez un exemplaire distinct à chaque destinataire : chacun disposera ainsi de son propre document signé et de sa propre piste d'audit.

Que faire si le signataire ne répond pas ?#

Les rappels automatiques le relancent à votre place, et vous pouvez voir s'il a ouvert le document. S'il expire avant d'être signé, envoyez-en simplement un nouveau.

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