Jak wysłać NDA do podpisu online: poradnik krok po kroku

Zanim podzielisz się pomysłem na produkt, prezentacją dla inwestorów, kodem źródłowym albo listą klientów, warto zawrzeć umowę o zachowaniu poufności. W małych firmach i u freelancerów NDA (z ang. non-disclosure agreement) to często pierwszy dokument w nowej współpracy, dlatego powinien być szybki do wysłania i łatwy do podpisania przez drugą stronę, gdziekolwiek się znajduje.

Czym jest NDA?#

NDA, czyli umowa o zachowaniu poufności, to umowa, w której jedna lub obie strony zobowiązują się zachować określone informacje w tajemnicy i wykorzystywać je wyłącznie w uzgodnionym celu, np. do oceny możliwości współpracy albo realizacji projektu.

NDA wzajemne czy jednostronne#

• NDA jednostronne: informacje poufne przekazuje tylko jedna strona. To typowa sytuacja, gdy zlecasz pracę wykonawcy lub freelancerowi albo pokazujesz produkt potencjalnemu inwestorowi.
• NDA wzajemne (dwustronne): obie strony wymieniają się informacjami poufnymi i obie są nimi związane. Często stosowane przy rozmowach o partnerstwie, wspólnych projektach i pierwszych rozmowach między dwiema firmami.

Jeśli informacje będą przepływać w obie strony, NDA wzajemne jest zwykle bardziej wyważone i łatwiej je uzgodnić.

Co sprawdzić przed wysłaniem#

NDA jest zwykle krótkie, ale większość pracy wykonuje w nim kilka postanowień. Przed wysłaniem sprawdź:

• Strony umowy: pełne nazwy (firmy) i adresy osób lub spółek. Jeśli podpisuje spółka, upewnij się, że osoba podpisująca jest umocowana do jej reprezentowania.
• Definicję informacji poufnych: na tyle szeroką, by obejmowała to, co faktycznie udostępnisz (dokumenty, projekty, kod, ceny, dane klientów), z typowymi wyłączeniami, np. dla informacji już publicznych albo opracowanych przez drugą stronę samodzielnie.
• Cel i dozwolone wykorzystanie: co odbiorca może zrobić z informacjami i komu może je przekazać (np. pracownikom lub doradcom).
• Okres obowiązywania: jak długo obowiązuje umowa i jak długo po jej zakończeniu trwa obowiązek zachowania poufności.
• Zwrot lub zniszczenie: co dzieje się z informacjami po zakończeniu współpracy.
• Prawo właściwe i sąd właściwy: które prawo ma zastosowanie i gdzie rozstrzygano by ewentualne spory.

Wzory znalezione w internecie to punkt wyjścia, a nie gotowy dokument. Warto raz dać swój wzór NDA do sprawdzenia prawnikowi, zwłaszcza jeśli pracujesz z klientami z innych krajów. Potem możesz go spokojnie używać wielokrotnie.

Jak wysłać NDA w Signkoi krok po kroku#

1. Prześlij plik PDF. Zaloguj się lub załóż darmowe konto i prześlij NDA w formacie PDF.
2. Dodaj odbiorcę. Wpisz imię i nazwisko oraz adres e-mail osoby podpisującej. W przypadku NDA wzajemnego dodaj też siebie jako podpisującego. Możesz również dodać osobę zatwierdzającą, np. przełożonego, który musi najpierw zaakceptować dokument, albo odbiorcę kopii (DW), który dostanie tylko gotowy dokument.
3. W razie potrzeby ustal kolejność podpisów. Jeśli druga strona ma podpisać jako pierwsza, a Ty po niej, ustaw kolejność. W przeciwnym razie wszyscy mogą podpisywać jednocześnie.
4. Rozmieść pola. Umieść pole podpisu, pole daty i pole z imieniem i nazwiskiem w miejscu na podpis każdej osoby. Dodaj inne potrzebne pola, np. nazwę firmy lub stanowisko.
5. Napisz krótką wiadomość. Wyjaśnij, czego dotyczy dokument i dlaczego go wysyłasz, np.: „Przesyłam nasze standardowe wzajemne NDA, zanim udostępnimy brief projektu”. Jasna wiadomość przyspiesza podpisanie.
6. Ustaw przypomnienia i termin ważności. Dzięki automatycznym przypomnieniom nie musisz nikogo ponaglać, a termin ważności sprawia, że dokument nie czeka na podpis w nieskończoność.
7. Opcjonalnie: dodaj weryfikację tożsamości. Przy wrażliwych sprawach poproś osobę podpisującą o wpisanie kodu dostępu, który przekażesz jej innym kanałem, albo jednorazowego kodu wysłanego na jej adres e-mail.
8. Wyślij. Odbiorca dostaje e-mail z bezpiecznym linkiem i podpisuje dokument w przeglądarce, na dowolnym urządzeniu.

Zapisz jako szablon na przyszłość#

Jeśli regularnie wysyłasz NDA, nie musisz za każdym razem wszystkiego konfigurować od nowa. Zapisz NDA jako szablon z gotowymi rolami i polami. Następnym razem wybierz szablon, wpisz dane nowego odbiorcy i wyślij dokument w kilka chwil. Jeśli pracujesz w zespole, udostępnij szablon, aby wszyscy wysyłali tę samą zatwierdzoną wersję.

Śledź postęp i odbierz podpisany PDF#

Na pulpicie widzisz, czy NDA czeka na otwarcie, zostało wyświetlone czy już podpisane, i przez kogo. Gdy wszyscy skończą:

• Wszystkie strony otrzymują gotowy PDF, z każdym podpisem dokładnie tam, gdzie go umieszczono.
• Dokument jest chroniony pieczęcią chroniącą przed manipulacją i zaufanym znacznikiem czasu, więc każdą późniejszą zmianę da się wykryć.
• Certyfikat ukończenia i ścieżka audytu dokumentują, kto, co i kiedy zrobił.

Pobierz oba pliki i przechowuj je razem z dokumentacją. Jeśli ktoś będzie chciał potwierdzić, że PDF jest autentyczny i niezmieniony, może przesłać go na signkoi.com/verify. Więcej o tym, jak działa pieczętowanie, przeczytasz w artykule podpis elektroniczny a podpis cyfrowy.

Wskazówki przy wysyłaniu NDA za granicę#

• Strefy czasowe. Druga strona może spać, kiedy wysyłasz dokument. Przypomnienia zajmą się ponaglaniem, a termin ważności daje wszystkim jasny termin.
• Język. Signkoi jest dostępny w 12 językach, więc odbiorcy mogą podpisać dokument w języku, w którym czują się swobodnie. Sam tekst NDA to osobna kwestia: jeśli strony nie mają wspólnego języka, rozważ wersję dwujęzyczną i ustalcie, która wersja jest wiążąca.
• Prawo właściwe. Świadomie wybierz prawo właściwe i sąd do rozstrzygania sporów. Przepisy o podpisie elektronicznym i wyjątki od nich również różnią się w zależności od kraju. Nasz przewodnik po ważności podpisu elektronicznego to dobry punkt wyjścia, a szczegóły potwierdzi lokalny prawnik.
• Bez zakładania konta. Osoba podpisująca nie potrzebuje konta w Signkoi ani aplikacji. Otwiera link, czyta NDA i podpisuje w przeglądarce, co bardzo ułatwia sprawę przy nowym kontakcie.
• W drodze. Wiele osób podpisuje na telefonie, bezpośrednio w przeglądarce mobilnej. A Ty możesz śledzić swoje dokumenty w aplikacji Signkoi na Androida.

Najczęstsze pytania#

Czy NDA podpisane elektronicznie jest prawnie wiążące?#

W wielu krajach podpis elektroniczny jest uznawany przy codziennych umowach handlowych, takich jak NDA, ale przepisy i wyjątki się różnią. Jeśli Twoje NDA dotyczy dużej wartości albo nietypowej sytuacji, skonsultuj się z prawnikiem w swoim kraju.

Czy obie strony muszą podpisać?#

To zależy od NDA. NDA wzajemne podpisują zwykle obie strony. Przy jednostronnym praktyka bywa różna, ale podpis obu stron często zapewnia większą jasność. Dodaj każdą osobę podpisującą w Signkoi, a otrzyma prośbę o podpis w ustalonej przez Ciebie kolejności.

Czy mogę wysłać to samo NDA do kilku osób?#

Tak. Zapisz je jako szablon i wyślij każdemu odbiorcy osobny egzemplarz, aby każdy miał własny podpisany dokument i własną ścieżkę audytu.

Co, jeśli osoba podpisująca nie odpowiada?#

Automatyczne przypomnienia ponaglą ją za Ciebie, a Ty widzisz, czy otworzyła dokument. Jeśli termin ważności minie przed podpisaniem, po prostu wyślij nowy dokument.

Gotowy, by wysłać pierwsze NDA? Załóż darmowe konto albo sprawdź na naszej stronie funkcji, co jeszcze potrafi Signkoi.