Een NDA online ter ondertekening versturen: stappenplan

Voordat u een productidee, pitchdeck, broncode of klantenlijst deelt, is het verstandig een geheimhoudingsovereenkomst af te sluiten. Voor kleine bedrijven en freelancers is de NDA (non-disclosure agreement) vaak het allereerste document in een nieuwe samenwerking. Hij moet dus snel te versturen zijn en eenvoudig te ondertekenen voor de andere partij, waar die zich ook bevindt.

Wat is een NDA?#

Een NDA, ook wel geheimhoudings- of vertrouwelijkheidsovereenkomst genoemd, is een contract waarin een of beide partijen beloven bepaalde informatie geheim te houden en die alleen te gebruiken voor een afgesproken doel, zoals het verkennen van een samenwerking of het uitvoeren van een project.

Wederzijdse of eenzijdige NDA#

• Eenzijdige (unilaterale) NDA: slechts één partij deelt vertrouwelijke informatie. Gebruikelijk wanneer u een opdrachtnemer of freelancer inschakelt of uw product laat zien aan een mogelijke investeerder.
• Wederzijdse (bilaterale) NDA: beide partijen delen vertrouwelijke informatie en zijn allebei gebonden. Veel gebruikt bij gesprekken over samenwerking, gezamenlijke projecten en eerste verkenningen tussen twee bedrijven.

Gaat er informatie over en weer, dan is een wederzijdse NDA meestal evenwichtiger en makkelijker om overeenstemming over te bereiken.

Wat u controleert vóór verzending#

Een NDA is meestal kort, maar een handvol bepalingen doet het meeste werk. Controleer vóór verzending:

• De partijen: volledige (bedrijfs)namen en adressen van de betrokken personen of ondernemingen. Tekent een bedrijf, controleer dan of de ondertekenaar bevoegd is om het bedrijf te vertegenwoordigen.
• De definitie van vertrouwelijke informatie: ruim genoeg om te dekken wat u daadwerkelijk deelt (documenten, ontwerpen, code, prijzen, klantgegevens), met de gebruikelijke uitzonderingen, zoals informatie die al openbaar is of die de andere partij zelfstandig heeft ontwikkeld.
• Doel en toegestaan gebruik: wat de ontvanger met de informatie mag doen en met wie hij die mag delen (bijvoorbeeld medewerkers of adviseurs).
• Looptijd: hoe lang de overeenkomst geldt en hoe lang de geheimhoudingsplicht daarna blijft bestaan.
• Teruggave of vernietiging: wat er met de informatie gebeurt als de samenwerking eindigt.
• Toepasselijk recht en bevoegde rechter: welk recht van toepassing is en waar een eventueel geschil wordt behandeld.

Modellen van internet zijn een vertrekpunt, geen kant-en-klaar document. Het loont om uw NDA-model één keer door een jurist te laten nakijken, zeker als u met klanten in andere landen werkt. Daarna kunt u het met een gerust hart hergebruiken.

Zo verstuurt u een NDA met Signkoi, stap voor stap#

1. Upload de pdf. Log in, of maak een gratis account aan, en upload uw NDA als pdf.
2. Voeg de ontvanger toe. Vul de naam en het e-mailadres van de ondertekenaar in. Bij een wederzijdse NDA voegt u uzelf ook toe als ondertekenaar. U kunt ook een goedkeurder toevoegen, bijvoorbeeld een leidinggevende die het document eerst moet goedkeuren, of een CC-ontvanger die alleen een kopie van het voltooide document krijgt.
3. Stel zo nodig de volgorde in. Moet uw wederpartij eerst tekenen en tekent u daarna mee, stel dan de volgorde in. Anders kan iedereen tegelijk tekenen.
4. Plaats de velden. Zet voor elke ondertekenaar een handtekeningveld, een datumveld en een naamveld in het ondertekeningsblok. Voeg eventueel andere velden toe, zoals bedrijfsnaam of functie.
5. Schrijf een kort bericht. Leg uit wat het document is en waarom u het stuurt, bijvoorbeeld: "Hierbij onze standaard wederzijdse NDA, voordat we de projectbriefing delen." Een duidelijk bericht zorgt voor snellere handtekeningen.
6. Stel herinneringen en een vervaldatum in. Met automatische herinneringen hoeft u niemand na te jagen, en een vervaldatum voorkomt dat het document eindeloos openstaat.
7. Optioneel: voeg een identiteitscontrole toe. Vraag bij gevoelige deals de ondertekenaar om een toegangscode in te voeren die u apart doorgeeft, of een eenmalige code die naar zijn e-mailadres wordt gestuurd.
8. Verstuur. De ontvanger krijgt een e-mail met een beveiligde link en tekent in de browser, op elk apparaat.

Sla het op als sjabloon voor de volgende keer#

Verstuurt u regelmatig NDA's, dan hoeft u niet elke keer alles opnieuw in te stellen. Sla uw NDA op als sjabloon, met de rollen en velden al op hun plek. De volgende keer kiest u het sjabloon, vult u de naam en het e-mailadres van de nieuwe ontvanger in en verstuurt u het in een handomdraai. Werkt u in een team, deel het sjabloon dan zodat iedereen dezelfde goedgekeurde versie gebruikt.

Volg de voortgang en ontvang de ondertekende pdf#

Uw dashboard laat zien of de NDA nog geopend moet worden, is bekeken of is ondertekend, en door wie. Zodra iedereen klaar is:

• Ontvangen alle partijen de voltooide pdf, met elke handtekening precies waar u die hebt geplaatst.
• Is het document beschermd met een manipulatiebestendig zegel en een betrouwbaar tijdstempel, zodat elke latere wijziging kan worden opgespoord.
• Leggen een voltooiingscertificaat en een audittrail vast wie wat wanneer heeft gedaan.

Download beide en bewaar ze bij uw administratie. Moet iemand ooit bevestigen dat de pdf echt en ongewijzigd is, dan kan hij die uploaden op signkoi.com/verify. Meer weten over hoe verzegelen werkt? Lees elektronische handtekening of digitale handtekening.

Tips voor NDA's over de grens#

• Tijdzones. Misschien slaapt uw wederpartij op het moment dat u op verzenden klikt. De herinneringen regelen de opvolging, en een vervaldatum geeft iedereen een duidelijke deadline.
• Taal. Signkoi is beschikbaar in 12 talen, zodat ontvangers kunnen tekenen in een taal waarin ze zich thuis voelen. De tekst van de NDA zelf is een ander verhaal: spreken de partijen geen gemeenschappelijke taal, overweeg dan een tweetalige versie en spreek af welke taal voorgaat.
• Toepasselijk recht. Kies het toepasselijk recht en de bevoegde rechter bewust. Ook de regels voor elektronische handtekeningen en de uitzonderingen daarop verschillen per land. Onze gids over de rechtsgeldigheid van e-handtekeningen is een goed vertrekpunt, en een lokale jurist kan de details bevestigen.
• Geen account nodig. De ondertekenaar heeft geen Signkoi-account of app nodig. Hij opent de link, leest de NDA en tekent in de browser. Dat scheelt veel gedoe bij een nieuw contact.
• Onderweg. Veel mensen tekenen op hun telefoon, gewoon in de mobiele browser. En u houdt uw documenten in de gaten met de Signkoi-app voor Android.

Veelgestelde vragen#

Is een elektronisch ondertekende NDA juridisch bindend?#

In veel landen worden elektronische handtekeningen erkend voor alledaagse zakelijke overeenkomsten zoals NDA's, maar wetten en uitzonderingen verschillen. Gaat het om een NDA met grote belangen of een ongebruikelijke situatie, raadpleeg dan een jurist in uw land.

Moeten beide partijen tekenen?#

Dat hangt af van de NDA. Een wederzijdse NDA wordt normaal gesproken door beide partijen ondertekend. Bij een eenzijdige NDA verschilt de praktijk, maar als beide kanten tekenen, is het vaak duidelijker. Voeg elke ondertekenaar toe in Signkoi; zij worden gevraagd te tekenen in de volgorde die u kiest.

Kan ik dezelfde NDA naar meerdere mensen sturen?#

Ja. Sla hem op als sjabloon en stuur elke ontvanger een eigen exemplaar, zodat iedereen een eigen ondertekend document en een eigen audittrail heeft.

Wat als de ondertekenaar niet reageert?#

Automatische herinneringen sturen namens u een seintje, en u ziet of het document is geopend. Verloopt het voordat er is getekend, stuur dan gewoon een nieuw exemplaar.

Klaar om uw eerste NDA te versturen? Maak een gratis account aan of bekijk op onze functiepagina wat Signkoi allemaal kan.