Как подписать PDF онлайн: практическое руководство для подписантов и отправителей

Раньше подписать PDF означало распечатать его, расписаться ручкой, отсканировать и отправить обратно по почте. Сегодня всё это можно сделать в браузере за несколько минут — на компьютере или на телефоне. В этом руководстве разобраны обе стороны процесса: как подписать PDF, который вам прислали, и как отправить PDF на подпись другим людям.

Две разные задачи: подписать и отправить#

• Вам прислали PDF на подпись. Вы — получатель. Ваша задача — прочитать документ, заполнить то, что требуется, и поставить подпись.
• Вам нужны подписи других людей. Вы — отправитель. Ваша задача — подготовить документ, решить, кто и в каком порядке подписывает, и в итоге получить готовый экземпляр, на который могут положиться все стороны.

Как подписать PDF, который вам прислали#

Если документ отправлен через Signkoi, вы получите письмо со ссылкой. Аккаунт не нужен, устанавливать ничего не придётся.

1. Откройте ссылку из письма. Документ откроется в браузере на компьютере, планшете или телефоне — на выбранном вами языке.
2. Подтвердите личность, если потребуется. Отправитель мог задать код доступа (он сообщит его вам отдельно) или одноразовый код, который придёт на ваш адрес электронной почты.
3. Прочитайте документ целиком. Перед подписанием просмотрите все страницы, а не только те, где есть поля.
4. Согласитесь подписать документ электронно. Вас попросят подтвердить, что вы согласны использовать электронную подпись.
5. Заполните свои поля. Поля, которые нужно заполнить, выделены — например, подпись, инициалы, дата или текстовое поле.
6. Поставьте подпись. Нарисуйте её, введите с клавиатуры или загрузите её изображение.
7. Завершите и сохраните копию. Когда подпишут все участники, вы сможете скачать готовый PDF с печатью и сертификат о завершении.

Если вам просто прислали PDF по почте с просьбой «подписать и отправить обратно», печатать и сканировать всё равно не обязательно: загрузите файл в Signkoi, добавьте себя как подписанта, а отправителя — как получателя копии (CC). Как только вы подпишете документ, вы оба получите готовый экземпляр.

Как отправить PDF на подпись другим людям#

Шаг 1. Создайте бесплатный аккаунт#

Зарегистрируйтесь на бесплатном тарифе. Аккаунт нужен для отправки документов, а тем, кто их подписывает, он не нужен.

Шаг 2. Загрузите PDF#

Загрузите окончательную версию документа. Перед отправкой убедитесь, что он полный и без ошибок: после подписания поля блокируются.

Шаг 3. Добавьте получателей#

Укажите имя и адрес электронной почты каждого участника и выберите для него роль:

• Подписант — заполняет свои поля и подписывает.
• Утверждающий — просматривает и утверждает документ, не заполняя полей.
• Подписант лично — подписывает на вашем устройстве, когда вы рядом, например на стойке регистрации.
• Наблюдатель — должен открыть документ, но не подписывает его.
• Получатель копии (CC) — получает копию готового документа.

Шаг 4. Задайте порядок подписания#

Решите, подписывают ли все одновременно или по очереди. Последовательный порядок удобен, например, когда руководитель должен утвердить договор, прежде чем тот попадёт к клиенту.

Шаг 5. Расставьте поля#

Перетащите на страницы поля для подписи и другие нужные поля, например дату или текст. Назначьте каждое поле нужному получателю.

Шаг 6. Настройте защиту и сроки#

Для важных документов попросите подписантов подтверждать личность кодом доступа или одноразовым кодом, отправленным по электронной почте. Включите автоматические напоминания, чтобы о запросе не забыли, и задайте срок действия, если документ не должен оставаться открытым для подписания бесконечно.

Шаг 7. Отправьте и следите за ходом#

Отправьте документ и следите за его статусом в панели управления: вы увидите, как получатели открывают, утверждают и подписывают его. Когда последний участник закончит, все получат готовый PDF.

Часто отправляете однотипные документы? Сохраните документ как шаблон, чтобы в следующий раз роли и поля уже были настроены, и поделитесь им с командой. Signkoi работает на 12 языках в браузере и на Android.

Советы, чтобы подписание прошло гладко#

• Сначала проверьте документ. Прочитайте каждую страницу и убедитесь, что имена, даты, суммы и приложения указаны верно.
• Продумайте порядок подписания. Внутренние согласования ставьте перед внешними подписями, а подпись, которая «закрывает» договор, — последней.
• Включите напоминания. Чаще всего задержки случаются потому, что письмо с запросом затерялось во входящих; вежливое автоматическое напоминание обычно решает проблему.
• Задайте разумный срок действия. Предложения, коммерческие расчёты и другие документы с ограниченным сроком не должны оставаться открытыми для подписания вечно.
• Отправляйте нужному человеку. Перепроверьте адреса электронной почты, а код доступа передайте по другому каналу, например по телефону.
• Сохраните подписанный экземпляр и сертификат. Скачайте готовый PDF и сертификат о завершении и храните их вместе с остальными документами. Сохраняйте исходный файл: если пересохранить его или «распечатать» в новый PDF, получится уже другой файл.

Что делает электронную подпись надёжной?#

Электронная подпись — это не просто картинка с вашей росписью. Её вес определяется всем процессом вокруг неё. Суды и регулирующие органы во многих странах обычно обращают внимание на следующее:

• Намерение подписать. Подписант совершил осознанное действие, например нарисовал или ввёл своё имя и подтвердил его.
• Согласие на электронную форму. Участники согласились взаимодействовать в электронном виде. В некоторых сделках с потребителями, прежде чем такое согласие будет иметь силу, требуется дополнительное раскрытие информации.
• Связь с документом. Подпись явно связана с конкретным подписанным документом.
• Установление авторства. Вы можете показать, кто подписал, — например, по использованному адресу электронной почты и проверке личности, если она проводилась.
• Журнал аудита и хранение. Запись о том, что и когда происходило, и точная копия, которую можно воспроизвести позже.

Signkoi фиксирует эти доказательства за вас. Каждый подписант соглашается подписать документ электронно, прежде чем его подпись будет принята. Готовый PDF получает печать, защищающую от незаметных изменений, и доверенную метку времени, поэтому любое последующее изменение можно обнаружить. Журнал аудита фиксирует такие события, как отправка, открытие и подписание, а сертификат о завершении подводит их итог. Любой, у кого есть этот PDF, может проверить его подлинность и неизменность на странице signkoi.com/verify.

Подходит ли электронная подпись для конкретного документа, по-прежнему зависит от того, где вы находитесь и что подписываете. Наш обзор законности электронной подписи содержит сведения по странам.

Частые вопросы#

Нужен ли аккаунт, чтобы подписать PDF?#

Нет. Получатели подписывают документ в браузере по ссылке из письма. Аккаунт Signkoi нужен только отправителю.

Можно ли подписать PDF на телефоне?#

Да. Страница подписания адаптирована для телефонов и планшетов, а подпись можно нарисовать пальцем. Кроме того, у Signkoi есть приложение для Android, в котором можно готовить и отправлять документы.

Имеет ли электронная подпись юридическую силу?#

Во многих странах электронные подписи признаются для широкого круга повседневных договоров. Но в каждой стране свои правила и исключения: например, для завещаний и некоторых документов о недвижимости часто по-прежнему нужна собственноручная подпись или нотариус. Загляните в наш обзор законодательства и проконсультируйтесь с квалифицированным юристом по своей ситуации.

Как проверить, что подписанный PDF не изменялся?#

Перетащите его на страницу signkoi.com/verify. Проверка покажет, является ли файл в точности тем документом, на который Signkoi поставил печать, или с тех пор его изменяли.

Является ли подпись в Signkoi квалифицированной электронной подписью?#

Нет. При подписании в Signkoi создаётся простая электронная подпись — самый распространённый вид для повседневных договоров. Если для документа по закону требуется усовершенствованная или квалифицированная подпись, воспользуйтесь поставщиком и процессом, рассчитанными на этот уровень.