Comment signer un PDF en ligne : le guide pratique pour signer et faire signer

Il n'y a pas si longtemps, signer un PDF voulait dire l'imprimer, le signer au stylo, le scanner puis le renvoyer par e-mail. Aujourd'hui, tout se fait dans un navigateur en quelques minutes, sur ordinateur comme sur téléphone. Ce guide couvre les deux côtés de la démarche : signer un PDF que l'on vous a envoyé, et envoyer un PDF à signer à d'autres personnes.

Deux situations différentes : signer ou faire signer#

• On vous a envoyé un PDF à signer. Vous êtes le destinataire. Votre rôle : lire le document, remplir ce qui vous est demandé et apposer votre signature.
• Vous devez faire signer un PDF à d'autres personnes. Vous êtes l'expéditeur. Votre rôle : préparer le document, décider qui signe et dans quel ordre, puis obtenir un exemplaire finalisé sur lequel chacun peut s'appuyer.

Comment signer un PDF que l'on vous a envoyé#

Si le document vous a été envoyé via Signkoi, vous recevez un e-mail contenant un lien. Aucun compte n'est nécessaire et il n'y a rien à installer.

1. Ouvrez le lien figurant dans l'e-mail. Le document s'affiche dans votre navigateur, sur ordinateur, tablette ou téléphone, dans la langue de votre choix.
2. Confirmez votre identité si on vous le demande. L'expéditeur a peut-être défini un code d'accès (qu'il vous communiquera séparément) ou un code à usage unique envoyé à votre adresse e-mail.
3. Lisez l'intégralité du document. Parcourez toutes les pages avant de signer, et pas seulement celles qui contiennent des champs.
4. Acceptez de signer électroniquement. On vous demandera de confirmer que vous acceptez d'utiliser une signature électronique.
5. Remplissez vos champs. Les champs qui vous concernent sont mis en évidence : votre signature, vos initiales, une date ou une zone de texte, par exemple.
6. Ajoutez votre signature. Dessinez-la, saisissez-la au clavier ou importez-en une image.
7. Terminez et conservez une copie. Une fois que tout le monde a signé, vous pouvez télécharger le PDF finalisé et scellé ainsi que son certificat de finalisation.

Si quelqu'un vous a simplement envoyé un PDF par e-mail à « signer et renvoyer », vous pouvez quand même éviter l'impression et le scan : importez le PDF dans Signkoi, ajoutez-vous comme signataire et ajoutez l'expéditeur comme destinataire en copie (CC). Dès que vous avez signé, vous recevez tous les deux l'exemplaire finalisé.

Comment envoyer un PDF à signer#

Étape 1 : créez un compte gratuit#

Inscrivez-vous à l'offre gratuite. Il vous faut un compte pour envoyer des documents, mais pas les personnes qui les signent.

Étape 2 : importez votre PDF#

Importez la version définitive du document. Vérifiez qu'il est complet et exact avant de l'envoyer, car les champs sont verrouillés une fois le document signé.

Étape 3 : ajoutez vos destinataires#

Ajoutez chaque personne avec son nom et son adresse e-mail, puis attribuez-lui un rôle :

• Signataire : remplit ses champs et signe.
• Approbateur : relit et approuve le document, sans remplir de champs.
• Signataire sur place : signe sur votre appareil lorsque vous êtes ensemble, par exemple à un comptoir d'accueil.
• Lecteur : doit ouvrir le document, mais ne le signe pas.
• Destinataire en copie (CC) : reçoit une copie du document finalisé.

Étape 4 : définissez l'ordre de signature#

Choisissez si tout le monde peut signer en même temps ou les uns après les autres. Un ordre séquentiel est utile lorsque, par exemple, un responsable doit approuver un contrat avant qu'il ne parte chez le client.

Étape 5 : placez les champs#

Faites glisser sur les pages les champs de signature et tous les autres champs nécessaires, comme des dates ou du texte. Attribuez chaque champ au bon destinataire.

Étape 6 : ajoutez sécurité et échéances#

Pour les documents importants, demandez aux signataires de confirmer leur identité à l'aide d'un code d'accès ou d'un code à usage unique envoyé par e-mail. Activez les rappels automatiques pour que la demande ne tombe pas dans l'oubli, et fixez une date d'expiration si le document ne doit pas rester ouvert indéfiniment.

Étape 7 : envoyez et suivez#

Envoyez le document et suivez son statut depuis votre tableau de bord à mesure que les destinataires l'ouvrent, l'approuvent et le signent. Lorsque la dernière personne a terminé, chacun reçoit le PDF finalisé.

Vous envoyez souvent le même type de document ? Enregistrez-le comme modèle pour que les rôles et les champs soient prêts la prochaine fois, et partagez-le avec votre équipe. Signkoi fonctionne en 12 langues, sur le web et sur Android.

Conseils pour une signature sans accroc#

• Vérifiez d'abord le document. Lisez chaque page et contrôlez les noms, les dates, les montants et les pièces jointes.
• Choisissez l'ordre de signature à dessein. Placez les validations internes avant les signatures externes, et la signature qui « conclut » l'accord en dernier.
• Activez les rappels. La plupart des retards viennent d'un e-mail de signature noyé dans la boîte de réception ; un rappel automatique courtois suffit généralement.
• Fixez une expiration raisonnable. Offres, devis et autres documents à durée limitée ne doivent pas rester ouverts à la signature indéfiniment.
• Envoyez à la bonne personne. Vérifiez les adresses e-mail et transmettez tout code d'accès par un autre canal, par exemple au téléphone.
• Conservez l'exemplaire signé et le certificat. Téléchargez le PDF finalisé et son certificat de finalisation, et archivez-les avec vos dossiers. Gardez le fichier d'origine : le réenregistrer ou l'imprimer dans un nouveau PDF crée un fichier différent.

Qu'est-ce qui rend une signature électronique fiable ?#

Une signature électronique n'est pas qu'une image de votre écriture. Ce qui lui donne du poids, c'est le processus qui l'entoure. Dans de nombreux pays, les tribunaux et les autorités de contrôle examinent généralement :

• L'intention de signer. Le signataire a accompli un geste délibéré, comme dessiner ou saisir son nom puis le confirmer.
• Le consentement à signer électroniquement. Les parties ont accepté de traiter par voie électronique. Certaines opérations avec des consommateurs exigent des informations préalables pour que ce consentement soit valable.
• Le lien avec le document. La signature est clairement rattachée au document précis qui a été signé.
• L'attribution. Vous pouvez démontrer qui a signé, par exemple grâce à l'adresse e-mail utilisée et à une éventuelle vérification d'identité.
• Une piste d'audit et la conservation. Un enregistrement de ce qui s'est passé et quand, ainsi qu'une copie exacte pouvant être reproduite ultérieurement.

Signkoi consigne ces éléments de preuve pour vous. Chaque signataire accepte de signer électroniquement avant que sa signature ne soit acceptée. Le PDF finalisé porte un sceau qui rend toute altération détectable et un horodatage de confiance, de sorte que toute modification ultérieure peut être repérée. Une piste d'audit enregistre des événements comme l'envoi, l'ouverture et la signature, et le certificat de finalisation les résume. Toute personne en possession du PDF peut vérifier qu'il est authentique et inchangé sur signkoi.com/verify.

Savoir si une signature électronique convient à un document donné dépend toutefois de l'endroit où vous vous trouvez et de ce que vous signez. Notre guide sur la légalité de la signature électronique propose un aperçu pays par pays.

FAQ#

Faut-il un compte pour signer un PDF ?#

Non. Les destinataires signent dans leur navigateur à partir du lien reçu par e-mail. Seul l'expéditeur a besoin d'un compte Signkoi.

Puis-je signer un PDF sur mon téléphone ?#

Oui. La page de signature s'adapte aux téléphones et aux tablettes, et vous pouvez dessiner votre signature du bout du doigt. Signkoi propose aussi une application Android pour préparer et envoyer des documents.

Une signature électronique a-t-elle une valeur juridique ?#

Dans de nombreux pays, la signature électronique est reconnue pour un large éventail d'accords courants. Mais chaque pays a ses propres règles et exceptions : les testaments et certains actes immobiliers, par exemple, exigent souvent encore une signature manuscrite ou un notaire. Consultez notre aperçu juridique et demandez conseil à un avocat qualifié pour votre situation.

Comment vérifier qu'un PDF signé n'a pas été modifié ?#

Déposez-le sur signkoi.com/verify. La vérification vous indique si le fichier est exactement le document scellé par Signkoi ou s'il a été modifié depuis.

Une signature Signkoi est-elle une signature électronique qualifiée ?#

Non. Signer avec Signkoi crée une signature électronique simple, le type le plus courant pour les accords du quotidien. Si un document exige légalement une signature avancée ou qualifiée, faites appel à un prestataire et à un processus conçus pour ce niveau.