Como assinar um PDF online: guia prático para quem assina e quem envia

Assinar um PDF costumava significar imprimir, assinar à caneta, digitalizar e devolver por e-mail. Hoje você faz tudo isso no navegador em poucos minutos, no computador ou no celular. Este guia aborda os dois lados do processo: assinar um PDF que alguém enviou para você e enviar um PDF para outras pessoas assinarem.

Duas tarefas diferentes: assinar e enviar#

• Alguém enviou um PDF para você assinar. Você é o destinatário. Seu papel é ler o documento, preencher o que for pedido e incluir sua assinatura.
• Você precisa que outras pessoas assinem um PDF. Você é o remetente. Seu papel é preparar o documento, definir quem assina e em que ordem, e chegar a uma via concluída em que todos possam confiar.

Como assinar um PDF que enviaram para você#

Se o documento foi enviado pelo Signkoi, você vai receber um e-mail com um link. Não é preciso ter conta nem instalar nada.

1. Abra o link do e-mail. O documento abre no navegador do computador, tablet ou celular, no idioma que você escolher.
2. Confirme sua identidade, se for solicitado. O remetente pode ter definido um código de acesso (que ele vai informar a você por outro meio) ou um código de uso único enviado para o seu e-mail.
3. Leia o documento inteiro. Percorra todas as páginas antes de assinar, não apenas as que têm campos.
4. Concorde em assinar eletronicamente. Será pedido que você confirme que concorda em usar uma assinatura eletrônica.
5. Preencha seus campos. Os campos que precisam da sua participação ficam destacados: por exemplo, sua assinatura, rubrica, uma data ou uma caixa de texto.
6. Inclua sua assinatura. Desenhe, digite ou envie uma imagem dela.
7. Conclua e guarde uma cópia. Depois que todos assinarem, você pode baixar o PDF concluído e selado, junto com o certificado de conclusão.

Se alguém simplesmente mandou um PDF por e-mail pedindo para você "assinar e devolver", ainda dá para evitar o ciclo de imprimir e digitalizar: envie o PDF ao Signkoi, adicione você mesmo como signatário e a pessoa que o enviou como destinatário em cópia (CC). Quando você assinar, os dois recebem a via concluída.

Como enviar um PDF para outras pessoas assinarem#

Passo 1: Crie uma conta gratuita#

Cadastre-se no plano gratuito. Você precisa de uma conta para enviar documentos, mas quem assina não precisa.

Passo 2: Envie seu PDF#

Envie a versão final do documento. Confira se ele está completo e correto antes de enviá-lo, porque os campos são bloqueados depois que o documento é assinado.

Passo 3: Adicione os destinatários#

Adicione cada pessoa com nome e e-mail e escolha uma função para cada uma:

• Signatário — preenche os próprios campos e assina.
• Aprovador — revisa e aprova o documento, sem preencher campos.
• Signatário presencial — assina no seu dispositivo quando vocês estão juntos, por exemplo em um balcão de atendimento.
• Visualizador — precisa abrir o documento, mas não o assina.
• Destinatário em cópia (CC) — recebe uma cópia do documento concluído.

Passo 4: Defina a ordem de assinatura#

Decida se todos podem assinar ao mesmo tempo ou um depois do outro. Uma ordem sequencial é útil quando, por exemplo, um gestor precisa aprovar um contrato antes de ele seguir para o cliente.

Passo 5: Posicione os campos#

Arraste para as páginas os campos de assinatura e quaisquer outros campos necessários, como datas ou texto. Atribua cada campo ao destinatário certo.

Passo 6: Adicione segurança e prazos#

Para documentos importantes, peça aos signatários que confirmem a identidade com um código de acesso ou um código de uso único enviado por e-mail. Ative os lembretes automáticos para que o pedido não seja esquecido e defina uma data de expiração se o documento não deve ficar aberto indefinidamente.

Passo 7: Envie e acompanhe#

Envie o documento e acompanhe o status no seu painel à medida que os destinatários abrem, aprovam e assinam. Quando a última pessoa termina, todos recebem o PDF concluído.

Envia sempre o mesmo tipo de documento? Salve-o como modelo para ter as funções e os campos prontos na próxima vez e compartilhe com sua equipe. O Signkoi funciona em 12 idiomas, na web e no Android.

Dicas para um processo de assinatura tranquilo#

• Confira o documento antes. Leia todas as páginas e verifique se nomes, datas, valores e anexos estão corretos.
• Use a ordem de assinatura de propósito. Coloque as aprovações internas antes das assinaturas externas, e por último a assinatura que "fecha" o acordo.
• Ative os lembretes. A maioria dos atrasos acontece porque o e-mail de assinatura se perdeu na caixa de entrada; um lembrete automático e educado costuma resolver.
• Defina uma expiração razoável. Propostas, orçamentos e outros documentos com prazo não devem ficar abertos para assinatura para sempre.
• Envie para a pessoa certa. Confira os endereços de e-mail e compartilhe qualquer código de acesso por outro canal, como uma ligação.
• Guarde a via assinada e o certificado. Baixe o PDF concluído e o certificado de conclusão e arquive-os com seus registros. Mantenha o arquivo original: salvar de novo ou imprimir como um novo PDF gera um arquivo diferente.

O que torna uma assinatura eletrônica confiável?#

Uma assinatura eletrônica não é só uma imagem da sua assinatura de próprio punho. O que lhe dá peso é o processo em torno dela. Tribunais e órgãos reguladores de muitos países costumam observar:

• Intenção de assinar. O signatário realizou uma ação deliberada, como desenhar ou digitar o nome e confirmar.
• Consentimento para assinar eletronicamente. As pessoas envolvidas concordaram em tratar do assunto por meio eletrônico. Algumas transações com consumidores exigem informações adicionais antes que esse consentimento valha.
• Vínculo com o documento. A assinatura está claramente ligada ao documento específico que foi assinado.
• Autoria. É possível mostrar quem assinou, por exemplo pelo e-mail utilizado e por eventual verificação de identidade.
• Trilha de auditoria e conservação. Um registro do que aconteceu e quando, e uma cópia fiel que possa ser reproduzida depois.

O Signkoi registra essas evidências para você. Cada signatário concorda em assinar eletronicamente antes de a assinatura ser aceita. O PDF final recebe um selo que evidencia adulterações e um carimbo de tempo confiável, de modo que qualquer alteração posterior pode ser detectada. Uma trilha de auditoria registra eventos como envio, abertura e assinatura, e o certificado de conclusão resume tudo. Qualquer pessoa que tenha o PDF pode verificar se ele é autêntico e não foi alterado em signkoi.com/verify.

Se uma assinatura eletrônica é adequada para determinado documento ainda depende de onde você está e do que está assinando. Nosso guia sobre a validade da assinatura eletrônica traz um panorama por país.

Perguntas frequentes#

Preciso de uma conta para assinar um PDF?#

Não. Os destinatários assinam no navegador, pelo link recebido por e-mail. Só o remetente precisa de uma conta no Signkoi.

Posso assinar um PDF pelo celular?#

Sim. A página de assinatura se adapta a celulares e tablets, e você pode desenhar a assinatura com o dedo. O Signkoi também tem um app para Android para preparar e enviar documentos.

A assinatura eletrônica tem validade jurídica?#

Em muitos países, as assinaturas eletrônicas são reconhecidas para uma ampla variedade de acordos do dia a dia. Mas cada país tem suas próprias regras e exceções: testamentos e alguns documentos imobiliários, por exemplo, muitas vezes ainda exigem assinatura de próprio punho ou cartório. Veja nosso panorama sobre a validade jurídica e consulte um advogado qualificado sobre o seu caso.

Como verifico se um PDF assinado não foi alterado?#

Arraste o arquivo para signkoi.com/verify. A verificação informa se o arquivo é exatamente o documento que o Signkoi selou ou se foi alterado desde então.

A assinatura do Signkoi é uma assinatura eletrônica qualificada?#

Não. Assinar com o Signkoi gera uma assinatura eletrônica simples, o tipo mais comum para acordos do dia a dia. Se a lei exigir uma assinatura avançada ou qualificada para um documento, use um provedor e um processo próprios para esse nível.