Cómo firmar un PDF en línea: guía práctica para firmantes y remitentes

Firmar un PDF solía significar imprimirlo, firmarlo con bolígrafo, escanearlo y devolverlo por correo electrónico. Hoy puede hacerlo todo desde el navegador en pocos minutos, en un ordenador o en el móvil. Esta guía cubre las dos caras del proceso: firmar un PDF que alguien le ha enviado y enviar un PDF para que otras personas lo firmen.

Dos tareas distintas: firmar y enviar#

• Alguien le ha enviado un PDF para firmar. Usted es el destinatario. Su tarea consiste en leer el documento, completar lo que se le pide y añadir su firma.
• Necesita que otras personas firmen un PDF. Usted es el remitente. Su tarea consiste en preparar el documento, decidir quién firma y en qué orden, y obtener una copia completada en la que todos puedan confiar.

Cómo firmar un PDF que le han enviado#

Si el documento le llegó a través de Signkoi, recibirá un correo electrónico con un enlace. No necesita una cuenta ni instalar nada.

1. Abra el enlace del correo. El documento se abre en su navegador, en un ordenador, una tableta o un teléfono, y en el idioma que usted elija.
2. Confirme su identidad si se le solicita. Puede que el remitente haya establecido un código de acceso (que le facilitará por otra vía) o un código de un solo uso que se envía a su dirección de correo electrónico.
3. Lea el documento completo. Revise todas las páginas antes de firmar, no solo las que contienen campos.
4. Acepte firmar electrónicamente. Se le pedirá que confirme que está de acuerdo en utilizar una firma electrónica.
5. Complete sus campos. Los campos que requieren su intervención aparecen resaltados: por ejemplo, su firma, sus iniciales, una fecha o un cuadro de texto.
6. Añada su firma. Puede dibujarla, escribirla o subir una imagen de ella.
7. Finalice y guarde una copia. Cuando todos hayan firmado, podrá descargar el PDF completado y sellado junto con su certificado de finalización.

Si alguien simplemente le ha enviado un PDF por correo para que lo «firme y lo devuelva», también puede ahorrarse el trámite de imprimir y escanear: suba el PDF a Signkoi, añádase usted como firmante y a la persona que se lo envió como destinatario en copia (CC). Cuando haya firmado, ambos recibirán la copia completada.

Cómo enviar un PDF para que otros lo firmen#

Paso 1: Cree una cuenta gratuita#

Regístrese en el plan gratuito. Usted necesita una cuenta para enviar documentos, pero las personas que los firman no.

Paso 2: Suba su PDF#

Suba la versión definitiva del documento. Asegúrese de que esté completa y sea correcta antes de enviarla, porque los campos se bloquean una vez firmado el documento.

Paso 3: Añada a los destinatarios#

Añada a cada persona con su nombre y dirección de correo electrónico, y asigne a cada una un rol:

• Firmante: completa sus campos y firma.
• Aprobador: revisa y aprueba el documento, sin completar campos.
• Firmante en persona: firma en su dispositivo mientras están juntos, por ejemplo en un mostrador de atención.
• Lector: debe abrir el documento, pero no lo firma.
• Destinatario en copia (CC): recibe una copia del documento completado.

Paso 4: Defina el orden de firma#

Decida si todos pueden firmar a la vez o uno tras otro. Un orden secuencial resulta útil cuando, por ejemplo, un responsable debe aprobar un contrato antes de que llegue al cliente.

Paso 5: Coloque los campos#

Arrastre a las páginas los campos de firma y cualquier otro campo que necesite, como fechas o texto. Asigne cada campo al destinatario correspondiente.

Paso 6: Añada seguridad y plazos#

Para documentos importantes, pida a los firmantes que confirmen su identidad con un código de acceso o con un código de un solo uso enviado por correo electrónico. Active los recordatorios automáticos para que la solicitud no caiga en el olvido y fije una fecha de vencimiento si el documento no debe quedar abierto indefinidamente.

Paso 7: Envíe y haga el seguimiento#

Envíe el documento y siga su estado desde su panel a medida que los destinatarios lo abren, lo aprueban y lo firman. Cuando la última persona termina, todos reciben el PDF completado.

¿Envía a menudo el mismo tipo de documento? Guárdelo como plantilla para tener listos los roles y los campos la próxima vez, y compártala con su equipo. Signkoi funciona en 12 idiomas, en la web y en Android.

Consejos para que la firma sea fluida#

• Revise primero el documento. Lea todas las páginas y compruebe que los nombres, las fechas, los importes y los anexos sean correctos.
• Use el orden de firma con intención. Coloque las aprobaciones internas antes de las firmas externas, y en último lugar la firma que «cierra» el acuerdo.
• Active los recordatorios. La mayoría de los retrasos se deben a que el correo de firma quedó enterrado en la bandeja de entrada; un recordatorio automático y cortés suele resolverlo.
• Fije un vencimiento razonable. Las ofertas, los presupuestos y otros documentos con plazo no deberían quedar abiertos a la firma para siempre.
• Envíelo a la persona correcta. Compruebe dos veces las direcciones de correo y comparta cualquier código de acceso por otro canal, por ejemplo por teléfono.
• Conserve la copia firmada y el certificado. Descargue el PDF completado y su certificado de finalización, y guárdelos con el resto de su documentación. Conserve el archivo original: si lo vuelve a guardar o lo imprime como un PDF nuevo, se crea un archivo distinto.

¿Qué hace que una firma electrónica sea fiable?#

Una firma electrónica no es solo una imagen de su firma manuscrita. Lo que le da peso es el proceso que la rodea. Los tribunales y las autoridades de muchos países suelen fijarse en lo siguiente:

• Intención de firmar. El firmante realizó una acción deliberada, como dibujar o escribir su nombre y confirmarlo.
• Consentimiento para firmar electrónicamente. Las personas implicadas aceptaron relacionarse por medios electrónicos. Algunas operaciones con consumidores exigen información adicional antes de que ese consentimiento sea válido.
• Vinculación con el documento. La firma está claramente asociada al documento concreto que se firmó.
• Atribución. Se puede demostrar quién firmó, por ejemplo mediante la dirección de correo utilizada y cualquier verificación de identidad.
• Registro de auditoría y conservación. Un registro de lo que ocurrió y cuándo, y una copia exacta que pueda reproducirse más adelante.

Signkoi registra estas pruebas por usted. Cada firmante acepta firmar electrónicamente antes de que se admita su firma. El PDF final lleva un sello que permite detectar manipulaciones y una marca de tiempo de confianza, de modo que cualquier cambio posterior puede detectarse. Un registro de auditoría documenta eventos como el envío, la apertura y la firma, y el certificado de finalización lo resume. Cualquier persona que tenga el PDF puede comprobar que es auténtico y que no ha sido modificado en signkoi.com/verify.

Que una firma electrónica sea adecuada para un documento concreto sigue dependiendo de dónde se encuentre y de lo que vaya a firmar. Nuestra guía sobre la validez legal de la firma electrónica ofrece un resumen por países.

Preguntas frecuentes#

¿Necesito una cuenta para firmar un PDF?#

No. Los destinatarios firman en su navegador desde el enlace que reciben por correo electrónico. Solo el remitente necesita una cuenta de Signkoi.

¿Puedo firmar un PDF desde el móvil?#

Sí. La página de firma se adapta a teléfonos y tabletas, y puede dibujar su firma con el dedo. Signkoi también tiene una aplicación para Android con la que preparar y enviar documentos.

¿Es jurídicamente vinculante una firma electrónica?#

En muchos países, las firmas electrónicas se reconocen para una amplia variedad de acuerdos cotidianos. Pero cada país tiene sus propias normas y excepciones: los testamentos y algunos documentos sobre inmuebles, por ejemplo, a menudo siguen requiriendo firma manuscrita o la intervención de un notario. Consulte nuestro resumen sobre la validez legal y pida asesoramiento a un abogado cualificado sobre su caso.

¿Cómo puedo comprobar que un PDF firmado no se ha modificado?#

Arrástrelo a signkoi.com/verify. La comprobación le indica si el archivo es exactamente el documento que Signkoi selló o si ha sido modificado desde entonces.

¿Una firma de Signkoi es una firma electrónica cualificada?#

No. Firmar con Signkoi genera una firma electrónica simple, el tipo más habitual para los acuerdos cotidianos. Si la ley exige para un documento una firma avanzada o cualificada, utilice un proveedor y un proceso diseñados para ese nivel.