PDFにオンラインで署名する方法：署名する人と依頼する人のための実践ガイド

かつてPDFに署名するには、印刷してペンでサインし、スキャンしてメールで送り返す必要がありました。今では、パソコンでもスマートフォンでも、ブラウザだけで数分あれば完了します。このガイドでは、送られてきたPDFに署名する場合と、PDFを送って相手に署名してもらう場合の両方について説明します。

「署名する」と「署名を依頼する」は別の作業#

• 署名を求めるPDFが届いた場合：あなたは受信者です。文書を読み、求められた項目を入力して署名を追加します。
• ほかの人にPDFへ署名してもらいたい場合：あなたは送信者です。文書を準備し、誰がどの順番で署名するかを決め、全員が信頼できる完了済みの文書を手元に残すのが役割です。

送られてきたPDFに署名する方法#

Signkoiで文書が送られてきた場合は、リンク付きのメールが届きます。アカウントは不要で、何かをインストールする必要もありません。

1. リンクを開く：メール内のリンクを開くと、パソコン、タブレット、スマートフォンのブラウザで文書が表示されます。表示言語は自由に選べます。
2. 求められたら本人確認をする：送信者がアクセスコード（別の手段で共有されます）や、メールアドレス宛てに届くワンタイムコードを設定している場合があります。
3. 文書全体を読む：入力欄のあるページだけでなく、署名する前にすべてのページに目を通しましょう。
4. 電子署名に同意する：電子署名を使うことに同意するかどうかの確認が表示されます。
5. 入力欄を埋める：署名、イニシャル、日付、テキストなど、あなたの入力が必要な欄が強調表示されます。
6. 署名を追加する：手書きで描く、名前を入力する、署名の画像をアップロードする、のいずれかを選べます。
7. 完了してコピーを保管する：全員の署名が終わると、封印された完了済みPDFとその完了証明書をダウンロードできます。

PDFがメールで届き「署名して送り返してください」と頼まれただけの場合でも、印刷とスキャンは不要です。PDFをSignkoiにアップロードし、自分を署名者、送ってきた相手をコピー受信者（CC）として追加しましょう。署名が終わると、双方に完了済みの文書が届きます。

PDFを送って署名してもらう方法#

ステップ1：無料アカウントを作成する#

無料プランに登録します。文書を送るにはアカウントが必要ですが、署名する側には必要ありません。

ステップ2：PDFをアップロードする#

文書の最終版をアップロードします。署名されると入力欄は固定されるため、送信前に内容が完全で正確かどうかを確認してください。

ステップ3：受信者を追加する#

一人ひとりの名前とメールアドレスを入力し、それぞれに役割を設定します。

• 署名者：自分の入力欄を埋めて署名します。
• 承認者：入力はせず、文書を確認して承認します。
• 対面署名者：受付カウンターなど、その場であなたの端末を使って署名します。
• 閲覧者：文書を開く必要がありますが、署名はしません。
• コピー受信者（CC）：完了済み文書のコピーを受け取ります。

ステップ4：署名順序を設定する#

全員が同時に署名できるようにするか、順番に署名してもらうかを決めます。たとえば、顧客に送る前に上司に契約書を承認してもらいたい場合は、順番を指定すると便利です。

ステップ5：入力欄を配置する#

署名欄のほか、日付やテキストなど必要な入力欄をページ上にドラッグして配置します。各入力欄は、正しい受信者に割り当てましょう。

ステップ6：セキュリティと期限を設定する#

重要な文書では、アクセスコードまたはメールで届くワンタイムコードによる本人確認を署名者に求めましょう。依頼が忘れられないよう自動リマインダーをオンにし、いつまでも署名を受け付けるべきでない文書には有効期限を設定します。

ステップ7：送信して進捗を確認する#

文書を送信したら、受信者が開封・承認・署名する様子をダッシュボードで確認できます。最後の一人が完了すると、全員に完了済みPDFが届きます。

同じ種類の文書をよく送るなら、テンプレートとして保存しておけば、次回から役割と入力欄が準備された状態で始められます。チームで共有することも可能です。SignkoiはWebとAndroidで、12の言語に対応しています。

スムーズに署名を進めるためのヒント#

• まず文書を確認する：すべてのページを読み、氏名、日付、金額、添付資料に誤りがないか確認しましょう。
• 署名順序を意図的に使う：社内承認は社外の署名より前に、契約を「締めくくる」署名は最後に配置します。
• リマインダーをオンにする：遅れの多くは、署名依頼のメールが受信トレイに埋もれてしまうことが原因です。控えめな自動リマインダーで、たいていは解決します。
• 適切な有効期限を設定する：申込書や見積書など期限のある文書は、いつまでも署名可能な状態にしておくべきではありません。
• 正しい相手に送る：メールアドレスを再確認し、アクセスコードは電話など別の手段で伝えましょう。
• 署名済み文書と証明書を保管する：完了済みPDFと完了証明書をダウンロードし、記録と一緒に保管します。元のファイルはそのまま残しておきましょう。上書き保存したり、PDFとして印刷し直したりすると、別のファイルになってしまいます。

信頼できる電子署名の条件とは#

電子署名は、手書きのサインを画像にしただけのものではありません。その重みを支えるのは、署名を取り巻くプロセスです。多くの国の裁判所や規制当局は、一般的に次の点を重視します。

• 署名の意思：署名者が、名前を描く・入力して確定するなど、意図的な行為をしたこと。
• 電子的に署名することへの同意：関係者が電子的な方法で取引することに同意していること。消費者取引では、同意が有効となる前に追加の説明が必要な場合があります。
• 文書との結び付き：署名が、署名された特定の文書と明確に結び付いていること。
• 署名者の特定：誰が署名したかを、使用されたメールアドレスや本人確認などを通じて示せること。
• 監査証跡と保存：いつ何が起きたかの記録と、後から再現できる正確なコピーがあること。

Signkoiは、これらの証拠を自動的に記録します。各署名者は、署名が受け付けられる前に電子署名への同意を行います。完成したPDFには改ざん検知のための封印と信頼できるタイムスタンプが付与され、後から変更があれば検出できます。監査証跡には送信・開封・署名などのイベントが記録され、完了証明書にその概要がまとめられます。PDFを持っている人なら誰でも、signkoi.com/verifyで真正性と未改変であることを確認できます。

ただし、特定の文書に電子署名が適しているかどうかは、所在地や署名する文書の種類によって異なります。国別の概要は、電子署名の法的有効性ガイドをご覧ください。

よくある質問#

PDFに署名するのにアカウントは必要ですか？#

いいえ。受信者はメール内のリンクからブラウザで署名できます。Signkoiのアカウントが必要なのは送信者だけです。

スマートフォンでPDFに署名できますか？#

はい。署名ページはスマートフォンやタブレットの画面に合わせて表示され、指で署名を描くこともできます。文書の準備や送信に使えるAndroidアプリもあります。

電子署名に法的拘束力はありますか？#

多くの国で、電子署名は日常的な幅広い契約について認められています。ただし、国ごとに独自のルールと例外があり、たとえば遺言書や一部の不動産関連書類では、今でも手書きの署名や公証人が必要なことがよくあります。法的有効性の概要をご確認のうえ、ご自身の状況については資格のある弁護士にご相談ください。

署名済みPDFが変更されていないか確認するには？#

signkoi.com/verifyにファイルをドロップしてください。そのファイルがSignkoiが封印した文書とまったく同じものか、それとも後から変更されたものかを確認できます。

Signkoiの署名は適格電子署名ですか？#

いいえ。Signkoiでの署名は、日常的な契約で最も一般的な「シンプルな電子署名」です。法律上、高度電子署名や適格電子署名が求められる文書には、そのレベルに対応したサービスと手続きを利用してください。