PDF online unterschreiben: Der praktische Leitfaden für Unterzeichner und Absender

Früher hieß ein PDF unterschreiben: ausdrucken, mit dem Stift unterschreiben, einscannen und per E-Mail zurückschicken. Heute erledigen Sie das Ganze in wenigen Minuten im Browser, am Computer oder auf dem Smartphone. Dieser Leitfaden behandelt beide Seiten: ein PDF unterschreiben, das Ihnen jemand geschickt hat, und ein PDF an andere zur Unterschrift senden.

Zwei verschiedene Aufgaben: unterschreiben und unterschreiben lassen#

• Jemand hat Ihnen ein PDF zur Unterschrift geschickt. Sie sind der Empfänger. Ihre Aufgabe: das Dokument lesen, die gewünschten Angaben ausfüllen und unterschreiben.
• Andere sollen ein PDF unterschreiben. Sie sind der Absender. Ihre Aufgabe: das Dokument vorbereiten, festlegen, wer in welcher Reihenfolge unterschreibt, und am Ende ein vollständiges Exemplar erhalten, auf das sich alle verlassen können.

So unterschreiben Sie ein PDF, das Ihnen geschickt wurde#

Wurde Ihnen das Dokument über Signkoi gesendet, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link. Sie brauchen kein Konto und müssen nichts installieren.

1. Öffnen Sie den Link in der E-Mail. Das Dokument öffnet sich im Browser auf Computer, Tablet oder Smartphone, in der Sprache Ihrer Wahl.
2. Bestätigen Sie bei Bedarf Ihre Identität. Der Absender hat möglicherweise einen Zugangscode festgelegt (den er Ihnen separat mitteilt) oder einen Einmalcode, der an Ihre E-Mail-Adresse geschickt wird.
3. Lesen Sie das gesamte Dokument. Scrollen Sie vor dem Unterschreiben durch alle Seiten, nicht nur durch die Seiten mit Feldern.
4. Stimmen Sie der elektronischen Unterzeichnung zu. Sie werden gebeten zu bestätigen, dass Sie eine elektronische Signatur verwenden möchten.
5. Füllen Sie Ihre Felder aus. Die Felder, die Ihre Eingabe brauchen, sind hervorgehoben, zum Beispiel Unterschrift, Initialen, Datum oder ein Textfeld.
6. Fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu. Zeichnen Sie sie, tippen Sie sie oder laden Sie ein Bild davon hoch.
7. Abschließen und Kopie aufbewahren. Sobald alle unterschrieben haben, können Sie das fertige, versiegelte PDF und das zugehörige Abschlusszertifikat herunterladen.

Hat Ihnen jemand einfach ein PDF per E-Mail geschickt, mit der Bitte, es „unterschrieben zurückzuschicken“, können Sie sich Drucken und Scannen trotzdem sparen: Laden Sie das PDF in Signkoi hoch, fügen Sie sich selbst als Unterzeichner und den Absender als Kopie-Empfänger (CC) hinzu. Sobald Sie unterschrieben haben, erhalten Sie beide das fertige Exemplar.

So senden Sie ein PDF zur Unterschrift an andere#

Schritt 1: Kostenloses Konto erstellen#

Registrieren Sie sich für den kostenlosen Tarif. Zum Versenden von Dokumenten brauchen Sie ein Konto, die Unterzeichnenden nicht.

Schritt 2: PDF hochladen#

Laden Sie die endgültige Fassung des Dokuments hoch. Prüfen Sie vor dem Versand, ob es vollständig und korrekt ist, denn die Felder werden gesperrt, sobald unterschrieben wurde.

Schritt 3: Empfänger hinzufügen#

Fügen Sie jede Person mit Name und E-Mail-Adresse hinzu und wählen Sie für jede eine Rolle:

• Unterzeichner – füllt seine Felder aus und unterschreibt.
• Freigebender – prüft und genehmigt das Dokument, ohne Felder auszufüllen.
• Unterzeichner vor Ort – unterschreibt auf Ihrem Gerät, wenn Sie zusammen sind, etwa am Empfang.
• Betrachter – muss das Dokument öffnen, unterschreibt es aber nicht.
• Kopie-Empfänger (CC) – erhält eine Kopie des fertigen Dokuments.

Schritt 4: Reihenfolge festlegen#

Entscheiden Sie, ob alle gleichzeitig oder nacheinander unterschreiben. Eine feste Reihenfolge ist sinnvoll, wenn zum Beispiel eine Führungskraft einen Vertrag freigeben soll, bevor er an den Kunden geht.

Schritt 5: Felder platzieren#

Ziehen Sie Unterschriftsfelder und alle weiteren benötigten Felder, etwa für Datum oder Text, auf die Seiten. Weisen Sie jedes Feld dem richtigen Empfänger zu.

Schritt 6: Sicherheit und Fristen festlegen#

Bitten Sie Unterzeichnende bei wichtigen Dokumenten, ihre Identität mit einem Zugangscode oder einem per E-Mail gesendeten Einmalcode zu bestätigen. Aktivieren Sie automatische Erinnerungen, damit die Anfrage nicht in Vergessenheit gerät, und legen Sie ein Ablaufdatum fest, wenn das Dokument nicht unbegrenzt offen bleiben soll.

Schritt 7: Senden und verfolgen#

Senden Sie das Dokument und verfolgen Sie den Status in Ihrem Dashboard, während die Empfänger es öffnen, freigeben und unterschreiben. Wenn die letzte Person fertig ist, erhalten alle das fertige PDF.

Sie versenden häufig dieselbe Art von Dokument? Speichern Sie es als Vorlage, damit Rollen und Felder beim nächsten Mal bereitstehen, und teilen Sie sie mit Ihrem Team. Signkoi gibt es in 12 Sprachen im Web und für Android.

Tipps für einen reibungslosen Ablauf#

• Prüfen Sie zuerst das Dokument. Lesen Sie jede Seite und kontrollieren Sie Namen, Daten, Beträge und Anlagen.
• Setzen Sie die Reihenfolge bewusst ein. Interne Freigaben kommen vor externe Unterschriften, die Unterschrift, die die Vereinbarung „abschließt“, kommt zuletzt.
• Aktivieren Sie Erinnerungen. Die meisten Verzögerungen entstehen, weil eine Signatur-E-Mail im Posteingang untergeht; eine freundliche automatische Erinnerung löst das meist.
• Wählen Sie eine sinnvolle Frist. Angebote, Kostenvoranschläge und andere befristete Dokumente sollten nicht ewig zur Unterschrift offen bleiben.
• Senden Sie an die richtige Person. Prüfen Sie E-Mail-Adressen genau und teilen Sie einen Zugangscode über einen anderen Kanal mit, etwa telefonisch.
• Bewahren Sie das unterschriebene Exemplar und das Zertifikat auf. Laden Sie das fertige PDF und das Abschlusszertifikat herunter und legen Sie beides zu Ihren Unterlagen. Behalten Sie die Originaldatei: Erneutes Speichern oder Drucken in ein neues PDF erzeugt eine andere Datei.

Was macht eine elektronische Signatur vertrauenswürdig?#

Eine elektronische Signatur ist nicht bloß ein Bild Ihrer Handschrift. Gewicht bekommt sie durch den Prozess drumherum. Gerichte und Behörden achten in vielen Ländern typischerweise auf:

• Unterzeichnungswille. Der Unterzeichner hat bewusst gehandelt, etwa seinen Namen gezeichnet oder getippt und bestätigt.
• Zustimmung zur elektronischen Unterzeichnung. Die Beteiligten waren mit der elektronischen Abwicklung einverstanden. Bei manchen Verbrauchergeschäften sind zusätzliche Informationen nötig, bevor diese Zustimmung zählt.
• Verbindung mit dem Dokument. Die Signatur ist eindeutig mit dem konkreten unterschriebenen Dokument verknüpft.
• Zuordnung. Sie können zeigen, wer unterschrieben hat, zum Beispiel über die verwendete E-Mail-Adresse und eine etwaige Identitätsprüfung.
• Prüfprotokoll und Aufbewahrung. Eine Aufzeichnung, was wann passiert ist, und eine genaue Kopie, die sich später wiedergeben lässt.

Signkoi zeichnet diese Nachweise für Sie auf. Jeder Unterzeichner stimmt der elektronischen Unterzeichnung zu, bevor seine Unterschrift angenommen wird. Das fertige PDF trägt ein manipulationssicheres Siegel und einen vertrauenswürdigen Zeitstempel, sodass sich jede spätere Änderung erkennen lässt. Ein Prüfprotokoll erfasst Ereignisse wie Versand, Öffnen und Unterschreiben, und das Abschlusszertifikat fasst es zusammen. Wer das PDF hat, kann unter signkoi.com/verify prüfen, ob es echt und unverändert ist.

Ob eine elektronische Signatur für ein bestimmtes Dokument geeignet ist, hängt dennoch davon ab, wo Sie sind und was Sie unterschreiben. Unser Leitfaden zur Rechtsgültigkeit von E-Signaturen bietet einen Überblick nach Ländern.

FAQ#

Brauche ich ein Konto, um ein PDF zu unterschreiben?#

Nein. Empfänger unterschreiben im Browser über den Link in ihrer E-Mail. Nur der Absender braucht ein Signkoi-Konto.

Kann ich ein PDF auf dem Smartphone unterschreiben?#

Ja. Die Signaturseite passt sich an Smartphones und Tablets an, und Sie können Ihre Unterschrift mit dem Finger zeichnen. Außerdem gibt es eine Android-App von Signkoi, mit der Sie Dokumente vorbereiten und versenden können.

Ist eine elektronische Signatur rechtsverbindlich?#

In vielen Ländern werden elektronische Signaturen für eine breite Palette alltäglicher Vereinbarungen anerkannt. Jedes Land hat aber eigene Regeln und Ausnahmen: Testamente und manche Immobiliendokumente etwa erfordern oft noch eine eigenhändige Unterschrift oder einen Notar. Sehen Sie sich unseren Überblick zur Rechtslage an und fragen Sie für Ihren konkreten Fall eine qualifizierte Rechtsanwältin oder einen qualifizierten Rechtsanwalt.

Wie prüfe ich, ob ein unterschriebenes PDF verändert wurde?#

Ziehen Sie es auf signkoi.com/verify. Die Prüfung zeigt, ob die Datei exakt das von Signkoi versiegelte Dokument ist oder ob sie seitdem verändert wurde.

Ist eine Signkoi-Signatur eine qualifizierte elektronische Signatur?#

Nein. Mit Signkoi entsteht eine einfache elektronische Signatur, die gängigste Art für alltägliche Vereinbarungen. Wenn ein Dokument gesetzlich eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur erfordert, nutzen Sie einen Anbieter und einen Prozess, die für dieses Niveau ausgelegt sind.