Come firmare un PDF online: guida pratica per chi firma e per chi invia

Firmare un PDF un tempo voleva dire stamparlo, firmarlo a penna, scansionarlo e rimandarlo via e-mail. Oggi può fare tutto dal browser in pochi minuti, dal computer o dallo smartphone. Questa guida copre entrambi i lati del processo: firmare un PDF che qualcuno Le ha inviato e inviare un PDF da far firmare ad altre persone.

Due attività diverse: firmare e inviare#

• Qualcuno Le ha inviato un PDF da firmare. Lei è il destinatario. Il Suo compito è leggere il documento, compilare ciò che Le viene richiesto e apporre la Sua firma.
• Ha bisogno che altre persone firmino un PDF. Lei è il mittente. Il Suo compito è preparare il documento, stabilire chi firma e in quale ordine, e ottenere una copia completata su cui tutti possano fare affidamento.

Come firmare un PDF che Le hanno inviato#

Se il documento Le è stato inviato tramite Signkoi, riceverà un'e-mail con un link. Non serve un account e non c'è nulla da installare.

1. Apra il link contenuto nell'e-mail. Il documento si apre nel browser, su computer, tablet o smartphone, nella lingua che preferisce.
2. Confermi la Sua identità, se richiesto. Il mittente potrebbe aver impostato un codice di accesso (che Le comunicherà separatamente) oppure un codice monouso inviato al Suo indirizzo e-mail.
3. Legga l'intero documento. Scorra tutte le pagine prima di firmare, non solo quelle con i campi.
4. Accetti di firmare elettronicamente. Le verrà chiesto di confermare che accetta di utilizzare una firma elettronica.
5. Compili i Suoi campi. I campi che richiedono il Suo intervento sono evidenziati: ad esempio la firma, le iniziali, una data o una casella di testo.
6. Apponga la Sua firma. Può disegnarla, digitarla o caricarne un'immagine.
7. Concluda e conservi una copia. Quando tutti hanno firmato, può scaricare il PDF completato e sigillato insieme al relativo certificato di completamento.

Se qualcuno Le ha semplicemente mandato un PDF via e-mail da «firmare e rispedire», può comunque evitare la trafila di stampa e scansione: carichi il PDF su Signkoi, aggiunga se stesso come firmatario e la persona che glielo ha inviato come destinatario in copia (CC). Dopo la Sua firma, entrambi riceverete la copia completata.

Come inviare un PDF da far firmare ad altri#

Passaggio 1: crei un account gratuito#

Si registri al piano gratuito. A Lei serve un account per inviare documenti, ma a chi li firma no.

Passaggio 2: carichi il PDF#

Carichi la versione definitiva del documento. Si assicuri che sia completa e corretta prima di inviarla, perché i campi vengono bloccati una volta firmato il documento.

Passaggio 3: aggiunga i destinatari#

Aggiunga ogni persona con nome e indirizzo e-mail e scelga un ruolo per ciascuna:

• Firmatario — compila i propri campi e firma.
• Approvatore — esamina e approva il documento, senza compilare campi.
• Firmatario di persona — firma sul Suo dispositivo mentre siete insieme, ad esempio a uno sportello.
• Lettore — deve aprire il documento, ma non lo firma.
• Destinatario in copia (CC) — riceve una copia del documento completato.

Passaggio 4: imposti l'ordine di firma#

Decida se tutti possono firmare contemporaneamente o uno dopo l'altro. Un ordine sequenziale è utile quando, ad esempio, un responsabile deve approvare un contratto prima che arrivi al cliente.

Passaggio 5: posizioni i campi#

Trascini sulle pagine i campi firma e qualsiasi altro campo necessario, come date o testo. Assegni ogni campo al destinatario corretto.

Passaggio 6: aggiunga sicurezza e scadenze#

Per i documenti importanti, chieda ai firmatari di confermare la propria identità con un codice di accesso o con un codice monouso inviato via e-mail. Attivi i promemoria automatici perché la richiesta non venga dimenticata e imposti una data di scadenza se il documento non deve restare aperto a tempo indeterminato.

Passaggio 7: invii e segua l'avanzamento#

Invii il documento e ne segua lo stato dalla Sua dashboard mentre i destinatari lo aprono, lo approvano e lo firmano. Quando l'ultima persona ha finito, tutti ricevono il PDF completato.

Invia spesso lo stesso tipo di documento? Lo salvi come modello, così ruoli e campi saranno pronti la volta successiva, e lo condivida con il Suo team. Signkoi funziona in 12 lingue, sul web e su Android.

Consigli per una firma senza intoppi#

• Controlli prima il documento. Legga tutte le pagine e verifichi che nomi, date, importi e allegati siano corretti.
• Usi l'ordine di firma in modo consapevole. Metta le approvazioni interne prima delle firme esterne e, per ultima, la firma che «chiude» l'accordo.
• Attivi i promemoria. La maggior parte dei ritardi nasce da un'e-mail di firma finita in fondo alla casella di posta; un promemoria automatico e cortese di solito risolve il problema.
• Imposti una scadenza ragionevole. Offerte, preventivi e altri documenti a termine non dovrebbero restare aperti alla firma per sempre.
• Invii il documento alla persona giusta. Ricontrolli gli indirizzi e-mail e comunichi l'eventuale codice di accesso tramite un altro canale, ad esempio per telefono.
• Conservi la copia firmata e il certificato. Scarichi il PDF completato e il relativo certificato di completamento e li archivi con la Sua documentazione. Conservi il file originale: salvarlo di nuovo o stamparlo come nuovo PDF genera un file diverso.

Che cosa rende affidabile una firma elettronica?#

Una firma elettronica non è solo l'immagine della Sua firma autografa. A darle valore è il processo che la circonda. In molti Paesi, tribunali e autorità di vigilanza guardano in genere a questi aspetti:

• Intenzione di firmare. Il firmatario ha compiuto un'azione deliberata, come disegnare o digitare il proprio nome e confermarlo.
• Consenso alla firma elettronica. Le persone coinvolte hanno accettato di operare per via elettronica. Alcune operazioni con i consumatori richiedono informative aggiuntive prima che quel consenso sia valido.
• Collegamento con il documento. La firma è chiaramente collegata al documento specifico che è stato firmato.
• Attribuzione. È possibile dimostrare chi ha firmato, ad esempio tramite l'indirizzo e-mail utilizzato e l'eventuale verifica dell'identità.
• Registro di controllo e conservazione. Una registrazione di ciò che è accaduto e quando, e una copia fedele che possa essere riprodotta in seguito.

Signkoi raccoglie queste prove per Lei. Ogni firmatario accetta di firmare elettronicamente prima che la sua firma venga accettata. Il PDF finale riporta un sigillo a prova di manomissione e una marca temporale affidabile, così qualsiasi modifica successiva può essere rilevata. Un registro di controllo traccia eventi come invio, apertura e firma, e il certificato di completamento ne fornisce un riepilogo. Chiunque abbia il PDF può verificare che sia autentico e non modificato su signkoi.com/verify.

Se una firma elettronica sia adatta a un determinato documento dipende comunque da dove si trova e da che cosa sta firmando. La nostra guida alla validità legale della firma elettronica offre una panoramica per Paese.

Domande frequenti#

Serve un account per firmare un PDF?#

No. I destinatari firmano nel browser dal link ricevuto via e-mail. Solo il mittente ha bisogno di un account Signkoi.

Posso firmare un PDF dallo smartphone?#

Sì. La pagina di firma si adatta a smartphone e tablet e può disegnare la firma con il dito. Signkoi ha anche un'app Android per preparare e inviare documenti.

Una firma elettronica è giuridicamente vincolante?#

In molti Paesi le firme elettroniche sono riconosciute per un'ampia gamma di accordi quotidiani. Ogni Paese, però, ha le proprie regole ed eccezioni: i testamenti e alcuni atti immobiliari, ad esempio, richiedono spesso ancora la firma autografa o un notaio. Consulti la nostra panoramica sulla validità legale e si rivolga a un avvocato qualificato per il Suo caso specifico.

Come posso verificare che un PDF firmato non sia stato modificato?#

Lo trascini su signkoi.com/verify. La verifica Le indica se il file è esattamente il documento sigillato da Signkoi o se da allora è stato modificato.

Una firma Signkoi è una firma elettronica qualificata?#

No. Firmare con Signkoi genera una firma elettronica semplice, il tipo più diffuso per gli accordi quotidiani. Se per legge un documento richiede una firma avanzata o qualificata, utilizzi un fornitore e una procedura pensati per quel livello.