PDF पर ऑनलाइन हस्ताक्षर कैसे करें: हस्ताक्षर करने और करवाने वालों के लिए एक व्यावहारिक गाइड

पहले किसी PDF पर हस्ताक्षर करने का मतलब था उसे प्रिंट करना, पेन से साइन करना, स्कैन करना और फिर ईमेल से वापस भेजना। आज यह पूरा काम कुछ ही मिनटों में ब्राउज़र में हो जाता है, चाहे आप कंप्यूटर पर हों या फ़ोन पर। यह गाइड दोनों पहलुओं को कवर करती है: किसी के भेजे गए PDF पर हस्ताक्षर करना, और दूसरों से हस्ताक्षर करवाने के लिए PDF भेजना।

दो अलग काम: हस्ताक्षर करना और हस्ताक्षर के लिए भेजना#

• किसी ने आपको हस्ताक्षर के लिए PDF भेजा है। आप प्राप्तकर्ता हैं। आपका काम है दस्तावेज़ पढ़ना, जो जानकारी माँगी गई है उसे भरना और अपना हस्ताक्षर जोड़ना।
• आपको दूसरों से किसी PDF पर हस्ताक्षर करवाने हैं। आप प्रेषक हैं। आपका काम है दस्तावेज़ तैयार करना, तय करना कि कौन और किस क्रम में हस्ताक्षर करेगा, और अंत में एक ऐसी पूरी प्रति पाना जिस पर सभी भरोसा कर सकें।

किसी के भेजे गए PDF पर हस्ताक्षर कैसे करें#

अगर दस्तावेज़ आपको Signkoi के ज़रिए भेजा गया है, तो आपको एक लिंक वाला ईमेल मिलेगा। इसके लिए न कोई अकाउंट चाहिए और न ही कुछ इंस्टॉल करना है।

1. ईमेल में दिए गए लिंक को खोलें। दस्तावेज़ कंप्यूटर, टैबलेट या फ़ोन के ब्राउज़र में, आपकी पसंद की भाषा में खुल जाएगा।
2. कहा जाए तो अपनी पहचान की पुष्टि करें। प्रेषक ने कोई एक्सेस कोड रखा हो सकता है (जो वह आपको अलग से बताएगा), या आपके ईमेल पते पर एक वन-टाइम कोड भेजा जा सकता है।
3. पूरा दस्तावेज़ पढ़ें। हस्ताक्षर करने से पहले हर पेज देखें, सिर्फ़ वे पेज नहीं जिन पर फ़ील्ड हैं।
4. इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर करने के लिए सहमति दें। आपसे पुष्टि करने को कहा जाएगा कि आप इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करने के लिए सहमत हैं।
5. अपने फ़ील्ड भरें। जिन फ़ील्ड में आपकी जानकारी चाहिए, वे हाइलाइट होते हैं, जैसे आपका हस्ताक्षर, आद्याक्षर (इनिशियल), तारीख या कोई टेक्स्ट बॉक्स।
6. अपना हस्ताक्षर जोड़ें। उसे ड्रॉ करें, टाइप करें या उसकी इमेज अपलोड करें।
7. काम पूरा करें और एक प्रति रखें। सभी के हस्ताक्षर हो जाने के बाद आप पूरा, सील किया हुआ PDF और उसका पूर्णता प्रमाणपत्र डाउनलोड कर सकते हैं।

अगर किसी ने आपको सीधे ईमेल पर PDF भेजकर कहा है कि "साइन करके वापस भेज दीजिए", तब भी आपको प्रिंट और स्कैन के झंझट में पड़ने की ज़रूरत नहीं है: PDF को Signkoi पर अपलोड करें, ख़ुद को हस्ताक्षरकर्ता के रूप में और भेजने वाले व्यक्ति को कॉपी (CC) प्राप्तकर्ता के रूप में जोड़ें। आपके हस्ताक्षर करते ही आप दोनों को पूरी प्रति मिल जाएगी।

दूसरों से हस्ताक्षर करवाने के लिए PDF कैसे भेजें#

चरण 1: मुफ़्त अकाउंट बनाएँ#

मुफ़्त प्लान के लिए साइन अप करें। दस्तावेज़ भेजने के लिए आपको अकाउंट चाहिए, लेकिन हस्ताक्षर करने वालों को नहीं।

चरण 2: अपना PDF अपलोड करें#

दस्तावेज़ का अंतिम संस्करण अपलोड करें। भेजने से पहले पक्का कर लें कि वह पूरा और सही है, क्योंकि हस्ताक्षर होने के बाद फ़ील्ड लॉक हो जाते हैं।

चरण 3: प्राप्तकर्ता जोड़ें#

हर व्यक्ति को नाम और ईमेल पते के साथ जोड़ें, और हर एक के लिए भूमिका चुनें:

• हस्ताक्षरकर्ता — अपने फ़ील्ड भरता है और हस्ताक्षर करता है।
• स्वीकृतिकर्ता — कोई फ़ील्ड भरे बिना दस्तावेज़ की समीक्षा करके उसे स्वीकृत करता है।
• आमने-सामने हस्ताक्षरकर्ता — जब आप साथ हों, तब आपके डिवाइस पर हस्ताक्षर करता है, जैसे किसी रिसेप्शन डेस्क पर।
• दर्शक — दस्तावेज़ खोलना ज़रूरी है, लेकिन हस्ताक्षर नहीं करता।
• कॉपी (CC) प्राप्तकर्ता — पूरे हुए दस्तावेज़ की एक प्रति पाता है।

चरण 4: हस्ताक्षर का क्रम तय करें#

तय करें कि सभी एक साथ हस्ताक्षर कर सकते हैं या एक के बाद एक। क्रमवार हस्ताक्षर तब काम आता है जब, उदाहरण के लिए, ग्राहक के पास जाने से पहले किसी मैनेजर को अनुबंध स्वीकृत करना हो।

चरण 5: फ़ील्ड लगाएँ#

हस्ताक्षर फ़ील्ड, और ज़रूरत के मुताबिक़ तारीख या टेक्स्ट जैसे दूसरे फ़ील्ड, ड्रैग करके पेजों पर रखें। हर फ़ील्ड सही प्राप्तकर्ता को असाइन करें।

चरण 6: सुरक्षा और समय-सीमा जोड़ें#

महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों के लिए हस्ताक्षरकर्ताओं से एक्सेस कोड या ईमेल पर भेजे गए वन-टाइम कोड से अपनी पहचान की पुष्टि करवाएँ। ऑटोमैटिक रिमाइंडर चालू करें ताकि अनुरोध भुला न दिया जाए, और अगर दस्तावेज़ को अनिश्चित समय तक खुला नहीं रहना चाहिए, तो एक समाप्ति तिथि तय करें।

चरण 7: भेजें और ट्रैक करें#

दस्तावेज़ भेजें और जैसे-जैसे प्राप्तकर्ता उसे खोलते, स्वीकृत करते और हस्ताक्षर करते हैं, अपने डैशबोर्ड पर उसकी स्थिति देखते रहें। आख़िरी व्यक्ति के काम पूरा करते ही सभी को पूरा PDF मिल जाता है।

एक ही तरह का दस्तावेज़ बार-बार भेजते हैं? उसे टेम्पलेट के रूप में सेव करें, ताकि अगली बार भूमिकाएँ और फ़ील्ड पहले से तैयार रहें, और उसे अपनी टीम के साथ शेयर करें। Signkoi वेब पर और Android पर 12 भाषाओं में उपलब्ध है।

हस्ताक्षर की प्रक्रिया को आसान बनाने के सुझाव#

• पहले दस्तावेज़ जाँचें। हर पेज पढ़ें और पक्का करें कि नाम, तारीखें, रकम और अटैचमेंट सही हैं।
• हस्ताक्षर का क्रम सोच-समझकर रखें। आंतरिक स्वीकृतियों को बाहरी हस्ताक्षरों से पहले रखें, और जो हस्ताक्षर समझौते को "पूरा" करता है उसे सबसे आख़िर में।
• रिमाइंडर चालू करें। ज़्यादातर देरी इसलिए होती है क्योंकि हस्ताक्षर वाला ईमेल इनबॉक्स में दब जाता है; एक विनम्र ऑटोमैटिक रिमाइंडर से आमतौर पर बात बन जाती है।
• समझदारी से समाप्ति तिथि रखें। ऑफ़र, कोटेशन और समय-सीमा वाले दूसरे दस्तावेज़ हमेशा के लिए हस्ताक्षर के लिए खुले नहीं रहने चाहिए।
• सही व्यक्ति को भेजें। ईमेल पते दोबारा जाँचें, और कोई भी एक्सेस कोड किसी दूसरे माध्यम से बताएँ, जैसे फ़ोन कॉल पर।
• हस्ताक्षरित प्रति और प्रमाणपत्र संभालकर रखें। पूरा PDF और उसका पूर्णता प्रमाणपत्र डाउनलोड करें और अपने रिकॉर्ड के साथ रखें। मूल फ़ाइल ही रखें: उसे दोबारा सेव करने या नए PDF में प्रिंट करने से एक अलग फ़ाइल बन जाती है।

कोई इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर भरोसेमंद कैसे बनता है?#

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सिर्फ़ आपकी लिखावट की तस्वीर नहीं है। उसे वज़न देती है उसके आसपास की पूरी प्रक्रिया। कई देशों में अदालतें और नियामक आमतौर पर इन बातों पर ध्यान देते हैं:

• हस्ताक्षर करने का इरादा। हस्ताक्षरकर्ता ने जान-बूझकर कोई कदम उठाया, जैसे अपना नाम ड्रॉ या टाइप करके उसकी पुष्टि की।
• इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर करने की सहमति। संबंधित पक्ष इलेक्ट्रॉनिक तरीक़े से लेन-देन करने पर सहमत थे। कुछ उपभोक्ता लेन-देन में इस सहमति के मान्य होने से पहले अतिरिक्त जानकारी देना ज़रूरी होता है।
• दस्तावेज़ से जुड़ाव। हस्ताक्षर साफ़ तौर पर उसी ख़ास दस्तावेज़ से जुड़ा है जिस पर हस्ताक्षर किया गया।
• किसने हस्ताक्षर किया, यह साबित करना। आप दिखा सकते हैं कि हस्ताक्षर किसने किया, उदाहरण के लिए इस्तेमाल किए गए ईमेल पते और किसी पहचान जाँच के ज़रिए।
• ऑडिट ट्रेल और रिकॉर्ड रखना। क्या हुआ और कब हुआ, इसका रिकॉर्ड, और एक सटीक प्रति जिसे बाद में फिर से प्रस्तुत किया जा सके।

Signkoi आपके लिए ये सबूत दर्ज करता है। हर हस्ताक्षरकर्ता का हस्ताक्षर स्वीकार होने से पहले वह इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर करने के लिए सहमति देता है। पूरे हुए PDF पर छेड़छाड़ का पता लगाने वाली सील और एक विश्वसनीय टाइमस्टैम्प होता है, ताकि बाद में किया गया कोई भी बदलाव पकड़ा जा सके। ऑडिट ट्रेल भेजने, खोलने और हस्ताक्षर करने जैसी घटनाओं को दर्ज करता है, और पूर्णता प्रमाणपत्र उसका सार देता है। जिसके पास भी PDF है, वह signkoi.com/verify पर जाँच सकता है कि वह असली है और उसमें कोई बदलाव नहीं हुआ है।

किसी ख़ास दस्तावेज़ के लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सही है या नहीं, यह फिर भी इस पर निर्भर करता है कि आप कहाँ हैं और किस चीज़ पर हस्ताक्षर कर रहे हैं। हमारी ई-सिग्नेचर की क़ानूनी मान्यता से जुड़ी गाइड देश के हिसाब से एक झलक देती है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल#

क्या PDF पर हस्ताक्षर करने के लिए मुझे अकाउंट चाहिए?#

नहीं। प्राप्तकर्ता अपने ईमेल में आए लिंक से अपने ब्राउज़र में ही हस्ताक्षर करते हैं। Signkoi अकाउंट सिर्फ़ प्रेषक को चाहिए।

क्या मैं अपने फ़ोन पर PDF पर हस्ताक्षर कर सकता/सकती हूँ?#

हाँ। हस्ताक्षर वाला पेज फ़ोन और टैबलेट के हिसाब से ढल जाता है, और आप उंगली से अपना हस्ताक्षर ड्रॉ कर सकते हैं। दस्तावेज़ तैयार करने और भेजने के लिए Signkoi का Android ऐप भी है।

क्या इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर क़ानूनी रूप से बाध्यकारी होता है?#

कई देशों में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर रोज़मर्रा के बहुत-से समझौतों के लिए मान्य हैं। लेकिन हर देश के अपने नियम और अपवाद हैं: उदाहरण के लिए, वसीयत और कुछ संपत्ति दस्तावेज़ों के लिए अक्सर अब भी स्याही से किया गया हस्ताक्षर या नोटरी ज़रूरी होता है। हमारी क़ानूनी मान्यता की जानकारी देखें, और अपनी स्थिति के बारे में किसी योग्य वकील से सलाह लें।

मैं कैसे जाँचूँ कि हस्ताक्षरित PDF में कोई बदलाव नहीं हुआ है?#

उसे signkoi.com/verify पर डालें। जाँच से पता चलता है कि फ़ाइल ठीक वही दस्तावेज़ है जिसे Signkoi ने सील किया था, या उसके बाद उसमें बदलाव हुआ है।

क्या Signkoi का हस्ताक्षर एक क्वालिफ़ाइड इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर है?#

नहीं। Signkoi से हस्ताक्षर करने पर एक साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर बनता है, जो रोज़मर्रा के समझौतों के लिए सबसे आम प्रकार है। अगर किसी दस्तावेज़ के लिए क़ानूनन एडवांस्ड या क्वालिफ़ाइड हस्ताक्षर ज़रूरी है, तो उस स्तर के लिए बने प्रदाता और प्रक्रिया का उपयोग करें।