Een pdf online ondertekenen: praktische gids voor ondertekenaars en afzenders

Vroeger betekende een pdf ondertekenen: printen, met een pen tekenen, scannen en weer terugmailen. Tegenwoordig regelt u het allemaal in een paar minuten in uw browser, op de computer of op uw telefoon. Deze gids behandelt beide kanten: een pdf ondertekenen die iemand u heeft gestuurd, en een pdf naar anderen sturen om te laten ondertekenen.

Twee verschillende taken: ondertekenen en laten ondertekenen#

• Iemand heeft u een pdf gestuurd om te ondertekenen. U bent de ontvanger. Uw taak: het document lezen, invullen wat gevraagd wordt en uw handtekening zetten.
• U wilt dat anderen een pdf ondertekenen. U bent de afzender. Uw taak: het document voorbereiden, bepalen wie in welke volgorde tekent en uiteindelijk een voltooid exemplaar krijgen waar iedereen op kan vertrouwen.

Zo ondertekent u een pdf die u is toegestuurd#

Is het document via Signkoi naar u verstuurd, dan ontvangt u een e-mail met een link. U hebt geen account nodig en hoeft niets te installeren.

1. Open de link in de e-mail. Het document opent in uw browser op computer, tablet of telefoon, in de taal van uw keuze.
2. Bevestig zo nodig uw identiteit. De afzender heeft mogelijk een toegangscode ingesteld (die u apart van hem krijgt) of een eenmalige code die naar uw e-mailadres wordt gestuurd.
3. Lees het hele document. Scrol vóór het ondertekenen door alle pagina's, niet alleen door de pagina's met velden.
4. Ga akkoord met elektronisch ondertekenen. U wordt gevraagd te bevestigen dat u akkoord gaat met het gebruik van een elektronische handtekening.
5. Vul uw velden in. De velden die uw invoer nodig hebben, zijn gemarkeerd, bijvoorbeeld uw handtekening, initialen, een datum of een tekstvak.
6. Zet uw handtekening. Teken haar, typ haar of upload er een afbeelding van.
7. Rond af en bewaar een kopie. Zodra iedereen heeft getekend, kunt u de voltooide, verzegelde pdf en het bijbehorende voltooiingscertificaat downloaden.

Heeft iemand u gewoon een pdf gemaild om te „tekenen en terug te sturen”? Ook dan kunt u het printen en scannen overslaan: upload de pdf naar Signkoi, voeg uzelf toe als ondertekenaar en de afzender als kopieontvanger (CC). Zodra u hebt getekend, ontvangen u allebei het voltooide exemplaar.

Zo stuurt u een pdf naar anderen om te ondertekenen#

Stap 1: Maak een gratis account aan#

Meld u aan voor het gratis abonnement. U hebt een account nodig om documenten te versturen, de ondertekenaars niet.

Stap 2: Upload uw pdf#

Upload de definitieve versie van het document. Controleer vóór het versturen of het volledig en juist is, want de velden worden vergrendeld zodra er is getekend.

Stap 3: Voeg uw ontvangers toe#

Voeg iedere persoon toe met naam en e-mailadres en kies voor elk een rol:

• Ondertekenaar — vult zijn velden in en tekent.
• Goedkeurder — beoordeelt en keurt het document goed, zonder velden in te vullen.
• Ondertekenaar ter plaatse — tekent op uw apparaat terwijl u samen bent, bijvoorbeeld aan een balie.
• Lezer — moet het document openen, maar ondertekent het niet.
• Kopieontvanger (CC) — ontvangt een kopie van het voltooide document.

Stap 4: Stel de ondertekenvolgorde in#

Bepaal of iedereen tegelijk kan tekenen of na elkaar. Een vaste volgorde is handig als bijvoorbeeld een leidinggevende een contract moet goedkeuren voordat het naar de klant gaat.

Stap 5: Plaats de velden#

Sleep handtekeningvelden en alle andere velden die u nodig hebt, zoals datums of tekst, naar de pagina's. Wijs elk veld toe aan de juiste ontvanger.

Stap 6: Voeg beveiliging en termijnen toe#

Vraag ondertekenaars bij belangrijke documenten hun identiteit te bevestigen met een toegangscode of een eenmalige code per e-mail. Zet automatische herinneringen aan zodat het verzoek niet vergeten wordt, en stel een vervaldatum in als het document niet onbeperkt open moet blijven.

Stap 7: Verstuur en volg#

Verstuur het document en volg de status in uw dashboard terwijl ontvangers het openen, goedkeuren en ondertekenen. Wanneer de laatste persoon klaar is, ontvangt iedereen de voltooide pdf.

Verstuurt u vaak hetzelfde soort document? Sla het op als sjabloon zodat rollen en velden de volgende keer klaarstaan, en deel het met uw team. Signkoi werkt in 12 talen, op het web en op Android.

Tips voor een soepel ondertekenproces#

• Controleer eerst het document. Lees elke pagina en controleer namen, datums, bedragen en bijlagen.
• Gebruik de ondertekenvolgorde bewust. Zet interne goedkeuringen vóór externe handtekeningen, en de handtekening die de overeenkomst „afsluit” als laatste.
• Zet herinneringen aan. De meeste vertraging ontstaat doordat een ondertekenmail ondersneeuwt; een vriendelijke automatische herinnering lost dat meestal op.
• Kies een redelijke vervaldatum. Offertes, prijsopgaven en andere tijdgebonden documenten moeten niet eindeloos open blijven voor ondertekening.
• Stuur het naar de juiste persoon. Controleer e-mailadressen goed en deel een eventuele toegangscode via een ander kanaal, bijvoorbeeld telefonisch.
• Bewaar het ondertekende exemplaar en het certificaat. Download de voltooide pdf en het voltooiingscertificaat en bewaar ze bij uw administratie. Houd het originele bestand: opnieuw opslaan of afdrukken naar een nieuwe pdf levert een ander bestand op.

Wat maakt een elektronische handtekening betrouwbaar?#

Een elektronische handtekening is niet zomaar een afbeelding van uw handschrift. Haar waarde zit in het proces eromheen. Rechters en toezichthouders kijken in veel landen doorgaans naar:

• De wil om te ondertekenen. De ondertekenaar heeft bewust gehandeld, bijvoorbeeld door zijn naam te tekenen of te typen en te bevestigen.
• Instemming met elektronisch ondertekenen. De betrokkenen zijn akkoord gegaan met elektronische afhandeling. Bij sommige consumententransacties is eerst extra informatie nodig voordat die instemming telt.
• Koppeling aan het document. De handtekening is duidelijk verbonden met het specifieke document dat is ondertekend.
• Toerekening. U kunt aantonen wie heeft getekend, bijvoorbeeld via het gebruikte e-mailadres en een eventuele identiteitscontrole.
• Een auditlogboek en bewaring. Een vastlegging van wat er wanneer is gebeurd, en een nauwkeurige kopie die later kan worden gereproduceerd.

Signkoi legt dit bewijs voor u vast. Elke ondertekenaar gaat akkoord met elektronisch ondertekenen voordat zijn handtekening wordt geaccepteerd. De voltooide pdf krijgt een manipulatiebestendig zegel en een betrouwbaar tijdstempel, zodat elke latere wijziging kan worden opgemerkt. Een auditlogboek registreert gebeurtenissen zoals verzenden, openen en ondertekenen, en het voltooiingscertificaat vat dat samen. Iedereen die de pdf heeft, kan op signkoi.com/verify controleren of hij echt en ongewijzigd is.

Of een elektronische handtekening geschikt is voor een bepaald document, hangt wel af van waar u bent en wat u ondertekent. Onze gids over de rechtsgeldigheid van e-handtekeningen geeft een overzicht per land.

Veelgestelde vragen#

Heb ik een account nodig om een pdf te ondertekenen?#

Nee. Ontvangers tekenen in hun browser via de link in hun e-mail. Alleen de afzender heeft een Signkoi-account nodig.

Kan ik een pdf op mijn telefoon ondertekenen?#

Ja. De ondertekenpagina past zich aan telefoons en tablets aan, en u kunt uw handtekening met uw vinger tekenen. Signkoi heeft ook een Android-app om documenten voor te bereiden en te versturen.

Is een elektronische handtekening juridisch bindend?#

In veel landen worden elektronische handtekeningen erkend voor een breed scala aan alledaagse overeenkomsten. Maar elk land heeft zijn eigen regels en uitzonderingen: testamenten en sommige vastgoeddocumenten vereisen bijvoorbeeld vaak nog een natte handtekening of een notaris. Bekijk ons overzicht van de rechtsgeldigheid en vraag een gekwalificeerde advocaat om advies over uw situatie.

Hoe controleer ik of een ondertekende pdf niet is gewijzigd?#

Sleep hem naar signkoi.com/verify. De controle laat zien of het bestand precies het document is dat Signkoi heeft verzegeld, of dat het sindsdien is gewijzigd.

Is een Signkoi-handtekening een gekwalificeerde elektronische handtekening?#

Nee. Ondertekenen met Signkoi levert een gewone elektronische handtekening op, het meest gebruikte type voor alledaagse overeenkomsten. Vereist een document wettelijk een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening, gebruik dan een aanbieder en een proces die voor dat niveau zijn ontworpen.