Assinaturas eletrónicas na União Europeia: guia prático do Regulamento eIDAS

Se faz negócios em qualquer ponto da União Europeia, quase todas as suas assinaturas eletrónicas assentam no mesmo regulamento: o eIDAS. Aplica-se diretamente nos 27 Estados-Membros, pelo que as regras básicas são as mesmas em Lisboa, Varsóvia ou Berlim. No entanto, não substitui o direito nacional dos contratos – e é daí que surge a maioria das dúvidas práticas.

Este guia explica o que estabelece o eIDAS, os três tipos de assinatura eletrónica que reconhece, que documentos exigem muitas vezes algo mais e como reunir provas sólidas quando utiliza assinaturas eletrónicas simples.

As assinaturas eletrónicas são legais na UE?#

Sim. A norma de referência é o Regulamento eIDAS – Regulamento (UE) n.º 910/2014 relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança. As suas regras sobre assinaturas eletrónicas aplicam-se desde 1 de julho de 2016 e substituíram a anterior Diretiva 1999/93/CE relativa às assinaturas eletrónicas.

Há dois princípios essenciais:

• Não discriminação. Não podem ser negados efeitos jurídicos nem admissibilidade enquanto prova em processo judicial a uma assinatura eletrónica pelo simples facto de se apresentar em formato eletrónico ou de não cumprir os requisitos da assinatura eletrónica qualificada (artigo 25.º, n.º 1).
• Equivalência da assinatura qualificada. Uma assinatura eletrónica qualificada tem um efeito jurídico equivalente ao de uma assinatura manuscrita, e uma assinatura qualificada baseada num certificado qualificado emitido num Estado-Membro é reconhecida como tal em todos os outros (artigo 25.º, n.os 2 e 3).

Em 2024, o eIDAS foi alterado pelo Regulamento (UE) 2024/1183, muitas vezes designado «eIDAS 2». A principal novidade é a Carteira Europeia de Identidade Digital, que cada Estado-Membro tem de disponibilizar, a par de novos serviços de confiança, como as declarações eletrónicas de atributos e o arquivo eletrónico. O quadro básico das assinaturas eletrónicas – os três níveis e o princípio da não discriminação – mantém-se.

Os três tipos de assinatura eletrónica#

O eIDAS distingue três níveis, cada um assente no anterior.

O Signkoi disponibiliza assinaturas eletrónicas simples apoiadas em provas sólidas. O Signkoi não cria assinaturas avançadas nem qualificadas. Para muitos acordos, uma assinatura simples é perfeitamente adequada; para alguns, o direito nacional exige mais.

Quando o direito nacional exige mais#

O eIDAS define a assinatura qualificada e confere-lhe o valor de uma assinatura manuscrita, mas deixa a cada Estado-Membro a decisão sobre que documentos exigem uma forma específica. Por isso, as exceções variam de país para país. Exemplos frequentes:

• Negócios imobiliários – a transmissão de terrenos e imóveis exige muitas vezes escritura pública ou formalidades de registo específicas.
• Testamentos e sucessões – em regra, o testamento tem de ser manuscrito, feito perante testemunhas ou lavrado por notário.
• Direito da família – por exemplo, convenções antenupciais, divórcio ou adoção.
• Documentos notariais e judiciais – tudo o que tenha de ser autenticado por notário ou apresentado em tribunal segundo as respetivas regras processuais.
• Forma escrita exigida por lei – alguns contratos têm legalmente de ser celebrados «por escrito» e, quando se admite uma alternativa eletrónica, muitas vezes só vale a assinatura eletrónica qualificada. A Schriftform alemã é um exemplo conhecido.

Antes de escolher o método de assinatura para um documento importante, verifique as regras do Estado-Membro cuja lei é aplicável. Os nossos guias sobre a Alemanha, a França, a Espanha, a Itália, os Países Baixos e a Polónia abordam algumas particularidades nacionais, e a nossa visão geral da validade legal das assinaturas eletrónicas inclui também países fora da UE.

Reforçar a prova com assinaturas eletrónicas simples#

Como uma assinatura eletrónica simples não pode ser rejeitada apenas por ser eletrónica, o seu valor probatório depende normalmente das provas que a acompanham. Se uma assinatura vier a ser contestada, em regra quererá demonstrar quem assinou, que essa pessoa tinha intenção de assinar e que o documento não foi alterado desde então. Boas práticas:

• Manter um registo de auditoria completo. Registe quando o documento foi enviado, aberto e assinado, juntamente com dados técnicos como o endereço IP e o navegador.
• Confirmar a identidade do signatário. Em documentos importantes, peça ao signatário que introduza um código de acesso comunicado por outra via ou um código de utilização única enviado para o seu endereço de e-mail.
• Proteger a integridade do documento. Um selo inviolável no PDF final torna detetável qualquer alteração posterior.
• Utilizar selos temporais fiáveis. Um selo temporal de confiança ajuda a demonstrar quando a assinatura ocorreu.
• Guardar tudo em conjunto. Conserve o PDF assinado e o respetivo certificado de conclusão junto da restante documentação, durante o tempo que possa vir a precisar deles.

Como enviar um documento para assinatura na UE com o Signkoi#

1. Carregue o seu PDF – o contrato, a proposta ou o formulário a assinar.
2. Adicione os signatários com nome e endereço de e-mail e, se necessário, defina a ordem de assinatura.
3. Coloque os campos – assinatura, iniciais, data, texto ou caixas de verificação – exatamente onde devem ficar.
4. Adicione uma verificação de identidade se o documento o justificar: um código de acesso ou um código de utilização única por e-mail.
5. Defina lembretes e uma data de expiração e envie.

Os destinatários abrem a ligação e assinam no navegador, sem criar conta. O Signkoi está disponível em 12 idiomas, o que é útil quando os signatários estão espalhados pela Europa. Quando todos tiverem assinado, o PDF é selado e recebe um selo temporal, e recebe um certificado de conclusão que resume o registo de auditoria. Qualquer pessoa que tenha o PDF pode confirmar que não foi alterado em signkoi.com/verify.

Perguntas frequentes#

Uma assinatura eletrónica simples é válida em todos os países da UE?#

Nos termos do eIDAS, nenhum Estado-Membro pode negar efeitos jurídicos ou admissibilidade como prova a uma assinatura eletrónica apenas por ser eletrónica. Se uma assinatura simples basta para um determinado documento depende do direito nacional e do tipo de documento.

Quando preciso de uma assinatura eletrónica qualificada?#

Em regra, quando a lei impõe uma forma específica, como a forma escrita, ou quando a outra parte ou uma entidade pública o exige. Muitos contratos comerciais correntes não estão sujeitos a qualquer forma especial.

O eIDAS 2 muda a forma como assino contratos?#

Não no essencial. O Regulamento (UE) 2024/1183 mantém os três níveis de assinatura e acrescenta a Carteira Europeia de Identidade Digital e novos serviços de confiança. Com o tempo, estas carteiras poderão facilitar o acesso dos particulares à assinatura qualificada.

Este artigo tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico. As leis e a sua interpretação mudam e variam consoante o Estado-Membro e o tipo de documento. Para um documento importante ou regulado, consulte um advogado qualificado no país em causa.