Podpis elektroniczny w Unii Europejskiej: praktyczny przewodnik po rozporządzeniu eIDAS

Jeśli prowadzisz działalność w Unii Europejskiej, za niemal każdym podpisem elektronicznym stoi to samo rozporządzenie: eIDAS. Obowiązuje ono bezpośrednio we wszystkich 27 państwach członkowskich, więc podstawowe zasady są takie same w Lizbonie, Warszawie i Berlinie. Nie zastępuje jednak krajowego prawa umów – i właśnie stąd bierze się większość praktycznych pytań.

Ten przewodnik wyjaśnia, co przewiduje eIDAS, jakie trzy rodzaje podpisu elektronicznego uznaje, które dokumenty często wymagają czegoś więcej oraz jak zgromadzić solidne dowody, korzystając ze zwykłego podpisu elektronicznego.

Czy podpis elektroniczny jest legalny w UE?#

Tak. Podstawowym aktem jest rozporządzenie eIDAS – rozporządzenie (UE) nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania. Jego przepisy dotyczące podpisów elektronicznych stosuje się od 1 lipca 2016 r.; zastąpiły one wcześniejszą dyrektywę 1999/93/WE w sprawie podpisów elektronicznych.

Najważniejsze są dwie zasady:

• Niedyskryminacja. Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych (art. 25 ust. 1).
• Równoważność podpisu kwalifikowanego. Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, a kwalifikowany podpis oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za taki we wszystkich pozostałych (art. 25 ust. 2 i 3).

W 2024 r. eIDAS zmieniono rozporządzeniem (UE) 2024/1183, często nazywanym „eIDAS 2”. Jego główną nowością jest europejski portfel tożsamości cyfrowej, który każde państwo członkowskie musi udostępnić, a także nowe usługi zaufania, takie jak elektroniczne poświadczenia atrybutów i archiwizacja elektroniczna. Podstawowe ramy podpisu elektronicznego – trzy poziomy i zasada niedyskryminacji – pozostają bez zmian.

Trzy rodzaje podpisu elektronicznego#

eIDAS wyróżnia trzy poziomy, z których każdy opiera się na poprzednim.

Signkoi oferuje zwykłe podpisy elektroniczne poparte mocnymi dowodami. Signkoi nie tworzy podpisów zaawansowanych ani kwalifikowanych. Dla wielu umów zwykły podpis w pełni wystarcza; dla niektórych prawo krajowe wymaga więcej.

Kiedy prawo krajowe wymaga więcej#

eIDAS definiuje podpis kwalifikowany i nadaje mu moc podpisu własnoręcznego, ale pozostawia każdemu państwu członkowskiemu decyzję, które dokumenty wymagają określonej formy. Dlatego wyjątki różnią się w zależności od kraju. Częste przykłady:

• Transakcje dotyczące nieruchomości – przeniesienie własności gruntów i nieruchomości często wymaga aktu notarialnego lub określonych formalności rejestrowych.
• Testamenty i spadki – testament zwykle musi być sporządzony własnoręcznie, przy świadkach lub przed notariuszem.
• Sprawy rodzinne – np. umowy majątkowe małżeńskie, rozwód czy przysposobienie.
• Dokumenty notarialne i sądowe – wszystko, co musi poświadczyć notariusz lub co składa się w sądzie według odrębnych przepisów procesowych.
• Ustawowa forma pisemna – niektóre umowy muszą z mocy prawa zostać zawarte „na piśmie”, a jeśli dopuszcza się alternatywę elektroniczną, często jest to wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny. Znanym przykładem jest niemiecka Schriftform.

Zanim wybierzesz sposób podpisania ważnego dokumentu, sprawdź przepisy państwa członkowskiego, którego prawo ma zastosowanie. Nasze przewodniki po Niemczech, Francji, Hiszpanii, Włoszech, Holandii i Polsce omawiają niektóre szczegóły krajowe, a nasz przegląd ważności podpisów elektronicznych obejmuje także kraje spoza UE.

Mocniejsze dowody przy zwykłym podpisie elektronicznym#

Ponieważ zwykłego podpisu elektronicznego nie można odrzucić tylko dlatego, że jest elektroniczny, jego wartość dowodowa zależy zazwyczaj od towarzyszących mu dowodów. Jeśli podpis zostanie kiedyś zakwestionowany, zwykle trzeba będzie wykazać, kto podpisał, że ta osoba chciała podpisać i że dokument od tego czasu się nie zmienił. Dobre praktyki:

• Pełna ścieżka audytu. Rejestruj, kiedy dokument został wysłany, otwarty i podpisany, wraz z danymi technicznymi, takimi jak adres IP i przeglądarka.
• Potwierdzenie tożsamości podpisującego. Przy ważnych dokumentach poproś podpisującego o wpisanie kodu dostępu przekazanego innym kanałem lub jednorazowego kodu wysłanego na jego adres e-mail.
• Ochrona integralności dokumentu. Pieczęć zabezpieczająca przed manipulacją na końcowym pliku PDF sprawia, że każda późniejsza zmiana jest wykrywalna.
• Wiarygodne znaczniki czasu. Zaufany znacznik czasu pomaga wykazać, kiedy złożono podpis.
• Przechowywanie wszystkiego razem. Zachowaj podpisany PDF i certyfikat ukończenia wraz z pozostałą dokumentacją tak długo, jak mogą być potrzebne.

Jak wysłać dokument do podpisu w UE za pomocą Signkoi#

1. Prześlij plik PDF – umowę, ofertę lub formularz do podpisania.
2. Dodaj podpisujących z imieniem, nazwiskiem i adresem e-mail, a w razie potrzeby ustal kolejność podpisywania.
3. Umieść pola – podpis, inicjały, datę, tekst lub pola wyboru – dokładnie tam, gdzie powinny się znaleźć.
4. Dodaj weryfikację tożsamości, jeśli dokument tego wymaga: kod dostępu lub jednorazowy kod wysyłany e-mailem.
5. Ustaw przypomnienia i termin ważności, a następnie wyślij.

Odbiorcy otwierają link i podpisują dokument w przeglądarce, bez zakładania konta. Signkoi jest dostępny w 12 językach, co przydaje się, gdy podpisujący mieszkają w różnych krajach Europy. Gdy wszyscy podpiszą, PDF zostaje opieczętowany i opatrzony znacznikiem czasu, a Ty otrzymujesz certyfikat ukończenia podsumowujący ścieżkę audytu. Każdy, kto ma ten PDF, może sprawdzić na signkoi.com/verify, czy nie został zmieniony.

Najczęściej zadawane pytania#

Czy zwykły podpis elektroniczny jest ważny w każdym kraju UE?#

Zgodnie z eIDAS żadne państwo członkowskie nie może odmówić podpisowi elektronicznemu skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że jest elektroniczny. To, czy zwykły podpis wystarczy w przypadku konkretnego dokumentu, zależy od prawa krajowego i rodzaju dokumentu.

Kiedy potrzebuję kwalifikowanego podpisu elektronicznego?#

Zazwyczaj wtedy, gdy przepisy wymagają określonej formy, np. formy pisemnej, albo gdy druga strona lub urząd tego żąda. Wiele codziennych umów handlowych nie wymaga żadnej szczególnej formy.

Czy eIDAS 2 zmienia sposób podpisywania umów?#

Nie w zasadniczy sposób. Rozporządzenie (UE) 2024/1183 zachowuje trzy poziomy podpisu i dodaje europejski portfel tożsamości cyfrowej oraz nowe usługi zaufania. Z czasem portfele mogą ułatwić osobom prywatnym korzystanie z podpisu kwalifikowanego.

Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przepisy i ich wykładnia się zmieniają i różnią się w zależności od państwa członkowskiego i rodzaju dokumentu. W przypadku ważnego lub regulowanego dokumentu skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem w danym kraju.