Elektronische Signaturen in der Europäischen Union: ein Praxisleitfaden zur eIDAS-Verordnung

Wer in der Europäischen Union Geschäfte macht, hat es bei fast jeder elektronischen Signatur mit derselben Verordnung zu tun: eIDAS. Sie gilt unmittelbar in allen 27 Mitgliedstaaten – die Grundregeln sind also in Lissabon, Warschau und Berlin dieselben. Das nationale Vertragsrecht ersetzt sie allerdings nicht, und genau daraus ergeben sich die meisten praktischen Fragen.

Dieser Leitfaden erklärt, was eIDAS regelt, welche drei Arten elektronischer Signaturen die Verordnung kennt, für welche Dokumente oft noch mehr nötig ist und wie Sie bei einfachen elektronischen Signaturen eine belastbare Beweiskette aufbauen.

Sind elektronische Signaturen in der EU rechtsgültig?#

Ja. Maßgeblich ist die eIDAS-Verordnung – Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Ihre Vorschriften zu elektronischen Signaturen gelten seit dem 1. Juli 2016 und haben die frühere Signaturrichtlinie 1999/93/EG abgelöst.

Zwei Grundsätze sind besonders wichtig:

• Diskriminierungsverbot. Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder die Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur nicht erfüllt (Artikel 25 Absatz 1).
• Gleichstellung qualifizierter Signaturen. Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Beruht sie auf einem in einem Mitgliedstaat ausgestellten qualifizierten Zertifikat, wird sie in allen anderen Mitgliedstaaten als qualifizierte Signatur anerkannt (Artikel 25 Absätze 2 und 3).

2024 wurde eIDAS durch die Verordnung (EU) 2024/1183 geändert, oft „eIDAS 2.0“ genannt. Kernstück ist die Europäische Brieftasche für die Digitale Identität (EUDI-Wallet), die jeder Mitgliedstaat bereitstellen muss, dazu kommen neue Vertrauensdienste wie elektronische Attributsbescheinigungen und die elektronische Archivierung. Der Grundrahmen für elektronische Signaturen – die drei Stufen und das Diskriminierungsverbot – bleibt bestehen.

Die drei Arten elektronischer Signaturen#

eIDAS unterscheidet drei Stufen, die aufeinander aufbauen.

Signkoi bietet einfache elektronische Signaturen mit umfassender Beweissicherung. Fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen erstellt Signkoi nicht. Für viele Vereinbarungen ist eine einfache Signatur gut geeignet – für manche verlangt das nationale Recht mehr.

Wo das nationale Recht mehr verlangt#

eIDAS legt fest, was eine qualifizierte Signatur ist, und stellt sie der handschriftlichen Unterschrift gleich. Welche Dokumente eine bestimmte Form brauchen, entscheidet aber jeder Mitgliedstaat selbst. Die Ausnahmen unterscheiden sich daher von Land zu Land. Häufige Beispiele:

• Immobiliengeschäfte – für die Übertragung von Grundstücken und Immobilien ist oft eine notarielle Urkunde oder ein bestimmtes Registerverfahren nötig.
• Testamente und Erbrecht – Testamente müssen in der Regel handschriftlich, vor Zeugen oder vor einem Notar errichtet werden.
• Familienrecht – etwa Eheverträge, Scheidung oder Adoption.
• Notarielle und gerichtliche Dokumente – alles, was ein Notar beurkunden muss oder was nach eigenen Verfahrensregeln bei Gericht eingereicht wird.
• Gesetzliche Schriftform – manche Verträge müssen kraft Gesetzes „schriftlich“ geschlossen werden, und wo eine elektronische Alternative überhaupt zulässig ist, ist das oft nur die qualifizierte elektronische Signatur. Die deutsche Schriftform ist dafür ein bekanntes Beispiel.

Bevor Sie für ein wichtiges Dokument eine Signaturmethode wählen, prüfen Sie die Vorschriften des Mitgliedstaats, dessen Recht anwendbar ist. Unsere Leitfäden zu Deutschland, Frankreich, Spanien, Italien, den Niederlanden und Polen gehen auf einige nationale Besonderheiten ein, und unsere Übersicht zur Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen behandelt auch Länder außerhalb der EU.

Stärkere Nachweise mit einfachen elektronischen Signaturen#

Da eine einfache elektronische Signatur nicht allein deshalb zurückgewiesen werden darf, weil sie elektronisch ist, hängt ihr Beweiswert meist von den Begleitumständen ab. Wird eine Signatur bestritten, wollen Sie in der Regel zeigen können, wer unterschrieben hat, dass die Person unterschreiben wollte und dass das Dokument seitdem unverändert ist. Bewährt hat sich:

• Ein vollständiger Prüfpfad. Halten Sie fest, wann das Dokument versendet, geöffnet und unterzeichnet wurde, zusammen mit technischen Angaben wie IP-Adresse und Browser.
• Die Identität der Unterzeichner bestätigen. Lassen Sie bei wichtigen Dokumenten einen Zugangscode eingeben, den Sie separat mitteilen, oder einen Einmalcode, der an die E-Mail-Adresse gesendet wird.
• Die Integrität des Dokuments schützen. Ein manipulationssicheres Siegel auf dem fertigen PDF macht spätere Änderungen erkennbar.
• Verlässliche Zeitstempel. Ein vertrauenswürdiger Zeitstempel belegt, wann unterzeichnet wurde.
• Unterlagen zusammen aufbewahren. Bewahren Sie das unterzeichnete PDF und das Abschlusszertifikat so lange bei Ihren Unterlagen auf, wie Sie sie benötigen könnten.

So versenden Sie ein Dokument in der EU mit Signkoi zur Unterschrift#

1. Laden Sie Ihr PDF hoch – den Vertrag, das Angebot oder das Formular, das unterschrieben werden soll.
2. Fügen Sie die Unterzeichner mit Namen und E-Mail-Adresse hinzu und legen Sie bei Bedarf eine Reihenfolge fest.
3. Platzieren Sie die Felder – Unterschrift, Initialen, Datum, Text oder Kontrollkästchen – genau dort, wo sie hingehören.
4. Ergänzen Sie eine Identitätsprüfung, wenn das Dokument es rechtfertigt: einen Zugangscode oder einen Einmalcode per E-Mail.
5. Stellen Sie Erinnerungen und ein Ablaufdatum ein und versenden Sie das Dokument.

Die Empfänger öffnen den Link und unterschreiben direkt im Browser, ohne ein Konto anzulegen. Signkoi ist in 12 Sprachen verfügbar – praktisch, wenn Ihre Unterzeichner in ganz Europa sitzen. Sobald alle unterschrieben haben, wird das PDF versiegelt und mit einem Zeitstempel versehen, und Sie erhalten ein Abschlusszertifikat, das den Prüfpfad zusammenfasst. Wer das PDF besitzt, kann unter signkoi.com/verify prüfen, ob es unverändert ist.

Häufige Fragen#

Ist eine einfache elektronische Signatur in jedem EU-Land gültig?#

Nach eIDAS darf kein Mitgliedstaat einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung oder die Zulässigkeit als Beweismittel allein deshalb absprechen, weil sie elektronisch ist. Ob eine einfache Signatur für ein bestimmtes Dokument ausreicht, hängt vom nationalen Recht und von der Art des Dokuments ab.

Wann brauche ich eine qualifizierte elektronische Signatur?#

In der Regel dann, wenn das Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt, etwa die gesetzliche Schriftform, oder wenn die Gegenseite oder eine Behörde darauf besteht. Viele alltägliche Geschäftsverträge sind an keine besondere Form gebunden.

Ändert eIDAS 2.0 etwas daran, wie ich Verträge unterschreibe?#

Nicht grundlegend. Die Verordnung (EU) 2024/1183 behält die drei Signaturstufen bei und ergänzt die EUDI-Wallet sowie neue Vertrauensdienste. Mit der Zeit könnten die Wallets es Privatpersonen erleichtern, qualifizierte Signaturen zu nutzen.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Gesetze und ihre Auslegung ändern sich und unterscheiden sich je nach Mitgliedstaat und Dokumentart. Lassen Sie sich bei wichtigen oder regulierten Dokumenten von einer qualifizierten Rechtsanwältin oder einem qualifizierten Rechtsanwalt im jeweiligen Land beraten.