La signature électronique dans l’Union européenne : guide pratique du règlement eIDAS

Si vous faites des affaires dans l’Union européenne, presque toutes vos signatures électroniques reposent sur un même texte : le règlement eIDAS. Il s’applique directement dans les 27 États membres, si bien que les règles de base sont les mêmes à Lisbonne, à Varsovie ou à Berlin. En revanche, il ne remplace pas le droit national des contrats – et c’est de là que viennent la plupart des questions pratiques.

Ce guide présente ce que dit eIDAS, les trois types de signature électronique qu’il reconnaît, les documents qui exigent souvent davantage et la façon de constituer un dossier de preuve solide lorsque vous utilisez la signature électronique simple.

La signature électronique est-elle légale dans l’UE ?#

Oui. Le texte de référence est le règlement eIDAS – règlement (UE) n° 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance. Ses dispositions relatives aux signatures électroniques s’appliquent depuis le 1er juillet 2016 et ont remplacé la directive 1999/93/CE sur les signatures électroniques.

Deux principes sont essentiels :

• La non-discrimination. L’effet juridique et la recevabilité comme preuve en justice d’une signature électronique ne peuvent pas être refusés au seul motif qu’elle se présente sous forme électronique ou qu’elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée (article 25, paragraphe 1).
• L’équivalence de la signature qualifiée. La signature électronique qualifiée a un effet juridique équivalent à celui d’une signature manuscrite, et une signature qualifiée reposant sur un certificat qualifié délivré dans un État membre est reconnue comme telle dans tous les autres (article 25, paragraphes 2 et 3).

En 2024, eIDAS a été modifié par le règlement (UE) 2024/1183, souvent appelé « eIDAS 2 ». Sa principale nouveauté est le portefeuille européen d’identité numérique, que chaque État membre doit mettre à disposition, ainsi que de nouveaux services de confiance comme les attestations électroniques d’attributs et l’archivage électronique. Le cadre de base de la signature électronique – les trois niveaux et le principe de non-discrimination – reste inchangé.

Les trois types de signature électronique#

eIDAS distingue trois niveaux, chacun s’appuyant sur le précédent.

Signkoi propose des signatures électroniques simples, accompagnées de preuves solides. Signkoi ne crée pas de signatures avancées ou qualifiées. Pour de nombreux accords, une signature simple convient parfaitement ; pour certains, le droit national exige davantage.

Quand le droit national exige davantage#

eIDAS définit la signature qualifiée et lui confère la valeur d’une signature manuscrite, mais laisse à chaque État membre le soin de déterminer quels documents doivent respecter une forme particulière. Les exceptions varient donc d’un pays à l’autre. Exemples fréquents :

• Opérations immobilières – les ventes de terrains et de biens immobiliers passent souvent par un acte notarié ou des formalités de publicité particulières.
• Testaments et successions – un testament doit en général être manuscrit, établi devant témoins ou reçu par un notaire.
• Droit de la famille – contrat de mariage, divorce ou adoption, par exemple.
• Actes notariés et judiciaires – tout ce qui doit être authentifié par un notaire ou déposé auprès d’une juridiction selon ses propres règles de procédure.
• Écrit exigé par la loi – certains contrats doivent légalement être conclus « par écrit » et, lorsqu’une alternative électronique est admise, il s’agit souvent uniquement de la signature électronique qualifiée. La Schriftform allemande en est un exemple connu.

Avant de choisir un mode de signature pour un document important, vérifiez les règles de l’État membre dont la loi s’applique. Nos guides consacrés à l’Allemagne, la France, l’Espagne, l’Italie, les Pays-Bas et la Pologne détaillent certaines particularités nationales, et notre panorama de la légalité de la signature électronique couvre aussi les pays hors UE.

Renforcer la preuve avec la signature électronique simple#

Puisqu’une signature électronique simple ne peut pas être écartée au seul motif qu’elle est électronique, sa force probante dépend généralement des éléments qui l’entourent. En cas de contestation, vous voudrez en principe pouvoir montrer qui a signé, que cette personne avait l’intention de signer et que le document n’a pas été modifié depuis. Les bonnes pratiques :

• Conserver une piste d’audit complète. Enregistrez quand le document a été envoyé, ouvert et signé, avec des données techniques comme l’adresse IP et le navigateur.
• Vérifier l’identité du signataire. Pour les documents importants, demandez au signataire de saisir un code d’accès que vous lui communiquez séparément, ou un code à usage unique envoyé à son adresse e-mail.
• Protéger l’intégrité du document. Un scellement inviolable du PDF final rend toute modification ultérieure détectable.
• Utiliser un horodatage fiable. Un horodatage de confiance aide à établir le moment de la signature.
• Archiver les éléments ensemble. Conservez le PDF signé et son certificat de complétion avec vos autres dossiers aussi longtemps que nécessaire.

Envoyer un document à signer dans l’UE avec Signkoi#

1. Importez votre PDF – le contrat, le devis ou le formulaire à faire signer.
2. Ajoutez les signataires avec leur nom et leur adresse e-mail, et définissez un ordre de signature si l’un doit signer avant l’autre.
3. Placez les champs – signature, initiales, date, texte ou cases à cocher – exactement là où il faut.
4. Ajoutez une vérification d’identité si le document le justifie : un code d’accès ou un code à usage unique par e-mail.
5. Programmez des relances et une date d’expiration, puis envoyez.

Les destinataires ouvrent le lien et signent dans leur navigateur, sans créer de compte. Signkoi est disponible en 12 langues, ce qui est pratique lorsque vos signataires sont répartis dans toute l’Europe. Une fois toutes les signatures recueillies, le PDF est scellé et horodaté, et vous recevez un certificat de complétion qui résume la piste d’audit. Toute personne disposant du PDF peut vérifier qu’il n’a pas été modifié sur signkoi.com/verify.

Questions fréquentes#

Une signature électronique simple est-elle valable dans tous les pays de l’UE ?#

En vertu d’eIDAS, aucun État membre ne peut refuser à une signature électronique un effet juridique ou sa recevabilité comme preuve au seul motif qu’elle est électronique. Savoir si une signature simple suffit pour un document donné dépend du droit national et de la nature du document.

Quand ai-je besoin d’une signature électronique qualifiée ?#

En général lorsque la loi impose une forme particulière, comme un écrit, ou lorsque l’autre partie ou une administration l’exige. De nombreux contrats commerciaux courants ne sont soumis à aucune forme particulière.

eIDAS 2 change-t-il ma façon de signer des contrats ?#

Pas fondamentalement. Le règlement (UE) 2024/1183 conserve les trois niveaux de signature et ajoute le portefeuille européen d’identité numérique ainsi que de nouveaux services de confiance. À terme, ces portefeuilles pourraient faciliter l’accès des particuliers à la signature qualifiée.

Cet article est fourni à titre d’information générale et ne constitue pas un conseil juridique. Les lois et leur interprétation évoluent et varient selon les États membres et les types de documents. Pour un document important ou réglementé, consultez un avocat qualifié dans le pays concerné.