Podpis elektroniczny a podpis cyfrowy: czym się różnią?

O „podpisie elektronicznym” i „podpisie cyfrowym” często mówi się tak, jakby chodziło o to samo. Te pojęcia są ze sobą powiązane, ale odpowiadają na różne pytania. Pierwsze dotyczy prawa: czy ta osoba zgodziła się na treść dokumentu? Drugie dotyczy technologii: czy plik został zmieniony i jaki certyfikat za niego ręczy?

Czym jest podpis elektroniczny?#

Podpis elektroniczny to pojęcie prawne. W szerokim ujęciu jest to dowolny elektroniczny dźwięk, symbol lub proces, który osoba dołącza do dokumentu lub z nim łączy z zamiarem jego podpisania. Imię i nazwisko wpisane na końcu e-maila, podpis narysowany palcem na ekranie telefonu czy kliknięcie przycisku „Akceptuję” mogą wystarczyć, w zależności od kontekstu i prawa obowiązującego tam, gdzie jesteś.

Liczy się nie tyle wygląd podpisu, ile okoliczności, w jakich go złożono. Sądy i regulatorzy zwykle biorą pod uwagę:

• Zamiar podpisania: osoba świadomie wykonała czynność, by złożyć podpis.
• Zgodę na formę elektroniczną: strony zgodziły się działać w ten sposób.
• Powiązanie z dokumentem: podpis jest jednoznacznie związany z konkretnym dokumentem.
• Przypisanie i przechowywanie: możesz wykazać, kto i kiedy podpisał, oraz zachować wierną kopię.

W wielu krajach obowiązują przepisy o transakcjach elektronicznych, zgodnie z którymi nie można odmówić podpisowi skutków prawnych tylko dlatego, że ma postać elektroniczną. Szczegóły i wyjątki różnią się w zależności od kraju, dlatego zajrzyj do naszego przewodnika po ważności podpisu elektronicznego.

Czym jest podpis cyfrowy?#

Podpis cyfrowy to technika kryptograficzna. Wykorzystuje parę matematycznie powiązanych kluczy: klucz prywatny, który ma tylko podpisujący (albo usługa podpisu), i klucz publiczny, za pomocą którego każdy może sprawdzić wynik. Oprogramowanie oblicza unikalny odcisk pliku (skrót, tzw. hash) i podpisuje go kluczem prywatnym. Dzięki kluczowi publicznemu każdy może potem potwierdzić, że podpis się zgadza, a plik od tamtej pory się nie zmienił. Wystarczy zmienić jeden znak, by weryfikacja się nie powiodła.

Aby powiązać klucz publiczny z prawdziwą osobą lub organizacją, podpisy cyfrowe opierają się na certyfikatach wydawanych przez urzędy certyfikacji. Ten system nazywa się infrastrukturą klucza publicznego (PKI). To właśnie certyfikat pozwala oprogramowaniu wyświetlić komunikat „podpisane przez X, bez zmian od chwili podpisania”.

Jak te pojęcia się łączą#

Najprościej zapamiętać to tak: podpis elektroniczny to kategoria prawna, a podpis cyfrowy to jeden ze sposobów jej technicznej realizacji. Podpisem cyfrowym można złożyć podpis elektroniczny, ale bardzo wiele codziennych podpisów elektronicznych w ogóle nie wymaga osobistego certyfikatu.

Podpisy cyfrowe służą też do celów innych niż podpis konkretnej osoby. Platforma może cyfrowo zapieczętować gotowy dokument własnym certyfikatem, aby pokazać, że plik jest nienaruszony, podczas gdy same strony podpisały go zwykłymi podpisami elektronicznymi. Tak właśnie działa Signkoi.

Pojęcia, które spotkasz na świecie#

Systemy prawne często dzielą podpisy elektroniczne na poziomy. Najbardziej znanym przykładem jest unijne rozporządzenie eIDAS, które wyróżnia trzy:

• Zwykły podpis elektroniczny (SES): dane w postaci elektronicznej, których podpisujący używa do złożenia podpisu, np. wpisany lub narysowany podpis przesłany przez bezpieczny link. To najczęstszy rodzaj podpisu przy codziennych umowach, a jego wartość dowodowa zależy od towarzyszących mu faktów i zapisów.
• Zaawansowany podpis elektroniczny (AdES): unikalnie przyporządkowany podpisującemu i umożliwiający jego identyfikację, złożony przy użyciu danych, nad którymi podpisujący ma wyłączną kontrolę, i powiązany z dokumentem tak, że każdą późniejszą zmianę da się wykryć. Zwykle opiera się na kryptografii z użyciem certyfikatów.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES): podpis zaawansowany złożony za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu i oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym przez dostawcę usług zaufania. W UE ma taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny.

Poza UE podobne koncepcje funkcjonują pod innymi nazwami. Niektóre kraje przypisują szczególną wagę podpisom opartym na certyfikatach licencjonowanych lub akredytowanych dostawców, np. certyfikatom podpisu cyfrowego w Indiach, certyfikatom ICP-Brasil w Brazylii czy kwalifikowanemu wzmocnionemu podpisowi w Rosji. Tam zwykły podpis elektroniczny często nadal może służyć jako dowód zawarcia umowy, ale niektóre dokumenty i sprawy urzędowe mogą wymagać podpisu z certyfikatem.

Podpisując w Signkoi, składasz zwykły podpis elektroniczny. Signkoi nie oferuje podpisów zaawansowanych ani kwalifikowanych opartych na osobistym certyfikacie.

Porównanie w skrócie#

Do czego służą pieczęć chroniąca przed manipulacją i zaufany znacznik czasu#

Gdy wszyscy odbiorcy skończą, Signkoi finalizuje dokument w kilku krokach:

1. Podpisy i pola zostają osadzone w pliku PDF dokładnie tam, gdzie je umieszczono.
2. Do gotowego PDF dodawana jest pieczęć chroniąca przed manipulacją, czyli podpis cyfrowy złożony przez platformę. Jeśli ktoś później zmieni plik, pieczęć przestanie być ważna, więc zmianę będzie można wykryć.
3. Zaufany znacznik czasu rejestruje, kiedy dokument został zapieczętowany, dzięki czemu moment ukończenia można później sprawdzić.
4. Ścieżka audytu i certyfikat ukończenia podsumowują, kto, co i kiedy zrobił (wysłanie, otwarcie, podpisanie), wraz z godziną, adresami IP i danymi przeglądarki.

Pieczęć nie zamienia zwykłego podpisu w kwalifikowany. Chroni natomiast integralność dokumentacji, a to często ma największe znaczenie, gdy ktoś zakwestionuje podpis.

Weryfikacja dokumentu na /verify#

Każdy, kto ma PDF podpisany w Signkoi (Ty, druga strona umowy czy audytor), może przesłać go na signkoi.com/verify i sprawdzić, czy jest autentyczny i niezmieniony od chwili podpisania. Konto nie jest potrzebne.

Kiedy może być potrzebny silniejszy rodzaj podpisu#

Zwykłe podpisy elektroniczne poparte dobrą dokumentacją są powszechnie stosowane przy codziennych dokumentach firmowych, takich jak umowy o zachowaniu poufności, umowy sprzedaży, oferty pracy czy wewnętrzne akceptacje. Niektóre sytuacje wymagają jednak więcej:

• Prawo wymaga „formy pisemnej” i w Twoim kraju dopuszcza w jej miejsce wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny.
• Urząd, sąd, rejestr lub regulator wymaga konkretnego podpisu opartego na certyfikacie.
• Dokument dotyczy dużej wartości lub dziedziny regulowanej albo należy do tych, które często nadal wymagają odręcznego podpisu lub notariusza, jak testamenty, wiele umów dotyczących nieruchomości czy pełnomocnictwa.
• Wewnętrzna polityka drugiej strony wymaga podpisu zaawansowanego lub kwalifikowanego.

Jeśli któryś z tych punktów Cię dotyczy albo masz wątpliwości, skonsultuj się z prawnikiem w swoim kraju. Signkoi pozwala dodać weryfikację tożsamości, np. kod dostępu lub jednorazowy kod wysyłany e-mailem, ale jeśli dokument wymaga wyższego poziomu prawnego, skorzystaj z dostawcy i procesu przeznaczonych do tego poziomu.

Najczęstsze pytania#

Czy podpis cyfrowy ma większą moc prawną niż podpis elektroniczny?#

Nie automatycznie. Podpis cyfrowy to technika, a nie status prawny. Liczy się to, czy podpis spełnia wymogi prawa właściwego dla danego dokumentu. Na przykład w UE tylko podpis kwalifikowany jest automatycznie równoważny własnoręcznemu, ale żadnemu podpisowi elektronicznemu nie można odmówić mocy dowodowej tylko dlatego, że jest elektroniczny.

Czy podpis złożony w Signkoi to podpis cyfrowy?#

Podpisujący składają zwykłe podpisy elektroniczne. Następnie Signkoi pieczętuje gotowy PDF podpisem cyfrowym i dodaje zaufany znacznik czasu, dzięki czemu każdy, z kontem lub bez, może sprawdzić jego integralność na signkoi.com/verify.

Jakiego podpisu użyć do umowy o zachowaniu poufności?#

Wiele firm podpisuje umowy NDA zwykłym podpisem elektronicznym. Nasz poradnik jak wysłać NDA do podpisu przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku. Jeśli Twoja sytuacja jest nietypowa, najpierw skonsultuj się z prawnikiem.

Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce? Załóż darmowe konto albo poznaj wszystkie funkcje Signkoi.