Firma electrónica y firma digital: ¿en qué se diferencian?

Mucha gente habla de "firma electrónica" y "firma digital" como si fueran lo mismo. Están relacionadas, pero responden a preguntas distintas. Una pertenece al ámbito del derecho: ¿aceptó esta persona este documento? La otra pertenece al de la tecnología: ¿se ha modificado este archivo y qué certificado lo respalda?

¿Qué es una firma electrónica?#

La firma electrónica es un concepto jurídico. En términos generales, es cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico que una persona añade a un documento, o asocia con él, con la intención de firmarlo. Un nombre escrito al final de un correo, una firma trazada con el dedo en el móvil o un clic en un botón de "Acepto" pueden servir, según el contexto y la legislación de cada lugar.

Importa menos el aspecto de la firma que las circunstancias que la rodean. Los tribunales y los reguladores suelen fijarse en:

• La intención de firmar: la persona realizó una acción deliberada para firmar.
• El consentimiento para operar por medios electrónicos: las partes aceptaron hacerlo así.
• La vinculación con el documento: la firma está claramente asociada a ese documento concreto.
• La atribución y la conservación: se puede demostrar quién firmó y cuándo, y conservar una copia fiel.

Muchos países cuentan con leyes de transacciones electrónicas según las cuales no se puede negar efecto jurídico a una firma solo por ser electrónica. Los detalles y las excepciones varían de un país a otro, así que consulte nuestra guía sobre la validez legal de la firma electrónica para el suyo.

¿Qué es una firma digital?#

La firma digital es una técnica criptográfica. Utiliza un par de claves vinculadas matemáticamente: una clave privada que solo posee el firmante (o un servicio de firma) y una clave pública que cualquiera puede usar para comprobar el resultado. El software calcula una huella única del archivo (un hash) y la firma con la clave privada. Con la clave pública, cualquiera puede confirmar después que la firma coincide y que el archivo no ha cambiado desde entonces. Basta con alterar un solo carácter para que la comprobación falle.

Para vincular una clave pública a una persona u organización real, las firmas digitales se apoyan en certificados emitidos por autoridades de certificación, un sistema conocido como infraestructura de clave pública (PKI). El certificado es lo que permite al software indicar "firmado por X y sin modificaciones desde entonces".

Cómo se relacionan#

La forma más sencilla de verlo: la firma electrónica es la categoría jurídica y la firma digital es una de las maneras de implementarla. Una firma digital puede servir para crear una firma electrónica, pero muchísimas firmas electrónicas cotidianas no requieren ningún certificado personal.

Las firmas digitales también se usan para cosas que no son la firma de una persona. Una plataforma puede sellar digitalmente un documento terminado con su propio certificado para demostrar que el archivo está íntegro, mientras que las personas que intervienen en él firmaron con firmas electrónicas simples. Así funciona Signkoi.

Términos que encontrará en todo el mundo#

Los ordenamientos jurídicos suelen clasificar las firmas electrónicas por niveles. El ejemplo más conocido es el reglamento eIDAS de la UE, que define tres:

• Firma electrónica simple (SES): datos en formato electrónico que el firmante utiliza para firmar, como una firma escrita o trazada y enviada a través de un enlace seguro. Es el tipo más habitual en los acuerdos cotidianos, y su valor probatorio depende de los hechos y registros que la acompañan.
• Firma electrónica avanzada (AdES): vinculada al firmante de manera única, permite identificarlo, se crea con datos que están bajo su control exclusivo y está vinculada al documento de modo que cualquier modificación posterior sea detectable. Normalmente se basa en criptografía con certificados.
• Firma electrónica cualificada (QES): una firma avanzada creada mediante un dispositivo cualificado de creación de firma y respaldada por un certificado cualificado de un prestador de servicios de confianza. En la UE tiene el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita.

Fuera de la UE encontrará ideas parecidas con otros nombres. Algunos países otorgan un peso especial a las firmas basadas en certificados de prestadores autorizados o acreditados, como los certificados de firma digital en la India, los certificados ICP-Brasil en Brasil o la firma electrónica reforzada cualificada en Rusia. En esos países, una firma electrónica simple a menudo sigue sirviendo como prueba de un acuerdo, pero algunos documentos y trámites oficiales pueden exigir una firma con certificado.

Al firmar con Signkoi se crea una firma electrónica simple. Signkoi no ofrece firmas avanzadas ni cualificadas basadas en un certificado personal.

Comparativa rápida#

Para qué sirven el sello contra manipulaciones y el sellado de tiempo#

Cuando todos los destinatarios han terminado, Signkoi completa el documento en varios pasos:

1. Las firmas y los campos se incrustan en el PDF exactamente donde los colocó.
2. Se añade un sello contra manipulaciones, una firma digital aplicada por la plataforma, al PDF final. Si alguien edita el archivo después, el sello deja de ser válido y el cambio puede detectarse.
3. Un sellado de tiempo de confianza registra cuándo se selló el documento, de modo que la hora de finalización pueda comprobarse más adelante.
4. Un registro de auditoría y un certificado de finalización resumen quién hizo qué y cuándo (envío, apertura, firma), con fecha y hora, direcciones IP y datos del navegador.

El sello no convierte una firma simple en una cualificada. Lo que hace es proteger la integridad del registro, que a menudo es lo más importante si alguna vez se cuestiona una firma.

Cómo comprobar un documento en /verify#

Cualquier persona que tenga un PDF firmado con Signkoi (usted, la otra parte o un auditor) puede subirlo en signkoi.com/verify para comprobar que es auténtico y que no ha cambiado desde que se firmó. No hace falta tener cuenta.

Cuándo puede necesitar un tipo de firma más robusto#

Las firmas electrónicas simples respaldadas por buenos registros se usan ampliamente en documentos empresariales cotidianos, como acuerdos de confidencialidad, contratos de venta, cartas de oferta de empleo o aprobaciones internas. Algunas situaciones exigen algo más:

• La ley exige "forma escrita" y, en su país, solo acepta en su lugar una firma electrónica cualificada.
• Un organismo público, un tribunal, un registro o un regulador pide una firma concreta basada en certificado.
• El documento es de gran valor o está regulado, o es de los que a menudo siguen requiriendo firma manuscrita o notario, como testamentos, muchas escrituras inmobiliarias o poderes.
• La política interna de la otra parte exige una firma avanzada o cualificada.

Si se encuentra en alguno de estos casos, o tiene dudas, consulte con un abogado de su jurisdicción. Signkoi le permite añadir verificaciones de identidad, como un código de acceso o un código de un solo uso enviado por correo electrónico, pero si un documento requiere un nivel jurídico superior, utilice un proveedor y un proceso diseñados para ese nivel.

Preguntas frecuentes#

¿Una firma digital tiene más validez legal que una firma electrónica?#

No necesariamente. La firma digital es una técnica, no una categoría jurídica. Lo que cuenta es si la firma cumple los requisitos de la ley aplicable. En la UE, por ejemplo, solo la firma cualificada equivale automáticamente a una manuscrita, pero no se puede rechazar ninguna firma electrónica como prueba solo por ser electrónica.

¿Una firma hecha con Signkoi es una firma digital?#

Los firmantes crean firmas electrónicas simples. Después, Signkoi sella el PDF completado con una firma digital y añade un sellado de tiempo de confianza, de modo que cualquiera, tenga o no cuenta, puede comprobar su integridad en signkoi.com/verify.

¿Qué tipo de firma debo usar para un acuerdo de confidencialidad?#

Muchas empresas usan firmas electrónicas simples para sus NDA. Nuestra guía para enviar un NDA para su firma explica el proceso paso a paso. Si su caso es poco habitual, consulte antes con un abogado.

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