Firma elettronica e firma digitale: qual è la differenza?

Si sente spesso parlare di "firma elettronica" e "firma digitale" come se fossero la stessa cosa. I due concetti sono collegati, ma rispondono a domande diverse. Il primo riguarda il diritto: questa persona ha accettato questo documento? Il secondo riguarda la tecnologia: il file è stato modificato, e quale certificato ne garantisce l'integrità?

Che cos'è una firma elettronica?#

La firma elettronica è un concetto giuridico. In senso ampio, è qualsiasi suono, simbolo o procedimento elettronico che una persona appone a un documento, o associa a esso, con l'intenzione di firmarlo. Un nome digitato in fondo a un'email, una firma tracciata con il dito sullo smartphone o un clic su un pulsante "Accetto" possono bastare, a seconda del contesto e della legge del luogo in cui si trova.

Conta meno l'aspetto della firma che le circostanze in cui viene apposta. Tribunali e autorità di vigilanza valutano di solito:

• L'intenzione di firmare: la persona ha compiuto un'azione deliberata per firmare.
• Il consenso all'uso dello strumento elettronico: le parti hanno accettato di procedere così.
• Il collegamento con il documento: la firma è chiaramente associata a quel documento specifico.
• L'attribuzione e la conservazione: si può dimostrare chi ha firmato e quando, e conservare una copia fedele.

In molti Paesi le leggi sulle transazioni elettroniche stabiliscono che a una firma non possono essere negati effetti giuridici solo perché è elettronica. Dettagli ed eccezioni variano da Paese a Paese: consulti la nostra guida alla validità legale della firma elettronica per il suo.

Che cos'è una firma digitale?#

La firma digitale è una tecnica crittografica. Utilizza una coppia di chiavi legate matematicamente: una chiave privata, in possesso esclusivo del firmatario (o di un servizio di firma), e una chiave pubblica che chiunque può usare per verificare il risultato. Il software calcola un'impronta univoca del file (un hash) e la firma con la chiave privata. Con la chiave pubblica chiunque può poi confermare che la firma corrisponde e che il file non è cambiato da allora. Basta modificare un solo carattere perché la verifica fallisca.

Per collegare una chiave pubblica a una persona o a un'organizzazione reale, le firme digitali si basano su certificati rilasciati da autorità di certificazione, un sistema noto come infrastruttura a chiave pubblica (PKI). È il certificato a permettere al software di indicare "firmato da X e non modificato da allora".

Come si collegano#

Il modo più semplice per vederla: la firma elettronica è la categoria giuridica, la firma digitale è uno dei modi per realizzarla. Una firma digitale può servire a creare una firma elettronica, ma moltissime firme elettroniche di tutti i giorni non richiedono alcun certificato personale.

Le firme digitali si usano anche per cose che non sono la firma di una persona. Una piattaforma può sigillare digitalmente un documento completato con il proprio certificato, per dimostrare che il file è integro, mentre le persone coinvolte hanno firmato con firme elettroniche semplici. È così che funziona Signkoi.

I termini che incontrerà nel mondo#

Gli ordinamenti giuridici classificano spesso le firme elettroniche per livelli. L'esempio più noto è il regolamento europeo eIDAS, che ne definisce tre:

• Firma elettronica semplice (SES): dati in forma elettronica che il firmatario utilizza per firmare, come una firma digitata o tracciata e inviata tramite un link sicuro. È il tipo più diffuso per gli accordi di tutti i giorni, e il suo valore probatorio dipende dai fatti e dalle registrazioni che la accompagnano.
• Firma elettronica avanzata (AdES): connessa unicamente al firmatario e idonea a identificarlo, creata con dati sotto il suo esclusivo controllo e collegata al documento in modo da rendere rilevabile ogni modifica successiva. Di norma si basa su crittografia con certificati.
• Firma elettronica qualificata (QES): una firma avanzata creata con un dispositivo qualificato per la creazione di firme e basata su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari. Nell'UE ha lo stesso effetto giuridico di una firma autografa.

Fuori dall'UE si trovano idee simili con altri nomi. Alcuni Paesi attribuiscono un peso particolare alle firme basate su certificato rilasciato da prestatori autorizzati o accreditati, come i certificati di firma digitale in India, i certificati ICP-Brasil in Brasile o la firma elettronica rafforzata qualificata in Russia. In questi Paesi una firma elettronica semplice può spesso servire comunque a provare un accordo, ma alcuni documenti e adempimenti ufficiali possono richiedere la firma con certificato.

Firmare con Signkoi crea una firma elettronica semplice. Signkoi non offre firme avanzate o qualificate basate su un certificato personale.

Il confronto in sintesi#

A cosa servono il sigillo antimanomissione e la marca temporale#

Quando tutti i destinatari hanno terminato, Signkoi completa il documento in pochi passaggi:

1. Firme e campi vengono incorporati nel PDF esattamente dove li ha posizionati.
2. Un sigillo antimanomissione, cioè una firma digitale apposta dalla piattaforma, viene aggiunto al PDF finale. Se qualcuno modifica il file in seguito, il sigillo non risulta più valido e la modifica diventa rilevabile.
3. Una marca temporale affidabile registra quando il documento è stato sigillato, così che l'ora di completamento possa essere verificata in seguito.
4. Un audit trail e un certificato di completamento riepilogano chi ha fatto cosa e quando (invio, apertura, firma), con data e ora, indirizzi IP e dati del browser.

Il sigillo non trasforma una firma semplice in una qualificata. Protegge però l'integrità della documentazione, che spesso è ciò che conta di più se una firma viene contestata.

Verificare un documento su /verify#

Chiunque abbia un PDF firmato con Signkoi (lei, la controparte o un revisore) può caricarlo su signkoi.com/verify per verificare che sia autentico e invariato dal momento della firma. Non serve un account.

Quando può servire un tipo di firma più forte#

Le firme elettroniche semplici, supportate da una buona documentazione, sono molto diffuse per i documenti aziendali di tutti i giorni, come accordi di riservatezza, contratti di vendita, lettere di assunzione e approvazioni interne. Alcune situazioni richiedono di più:

• La legge richiede la "forma scritta" e, nel suo Paese, ammette in sostituzione solo una firma elettronica qualificata.
• Un ente pubblico, un tribunale, un registro o un'autorità di vigilanza chiede una specifica firma basata su certificato.
• Il documento ha un valore elevato o è regolamentato, oppure rientra tra quelli che spesso richiedono ancora la firma autografa o un notaio, come testamenti, molti atti immobiliari e procure.
• La policy interna della controparte impone una firma avanzata o qualificata.

Se si trova in uno di questi casi, o ha dei dubbi, si rivolga a un avvocato del suo Paese. Signkoi le permette di aggiungere verifiche dell'identità, come un codice di accesso o un codice monouso inviato via email, ma se un documento richiede un livello giuridico superiore, utilizzi un fornitore e un processo pensati per quel livello.

Domande frequenti#

La firma digitale ha più valore legale della firma elettronica?#

Non automaticamente. La firma digitale è una tecnica, non uno status giuridico. Ciò che conta è se la firma soddisfa i requisiti della legge applicabile. Nell'UE, per esempio, solo la firma qualificata equivale automaticamente a quella autografa, ma nessuna firma elettronica può essere respinta come prova solo perché è elettronica.

Una firma fatta con Signkoi è una firma digitale?#

I firmatari creano firme elettroniche semplici. Signkoi sigilla poi il PDF completato con una firma digitale e aggiunge una marca temporale affidabile, così chiunque, con o senza account, può verificarne l'integrità su signkoi.com/verify.

Che tipo di firma usare per un accordo di riservatezza?#

Molte aziende firmano i propri NDA con una firma elettronica semplice. La nostra guida su come inviare un NDA in firma spiega tutti i passaggi. Se il suo caso è particolare, consulti prima un avvocato.

Vuole vedere come funziona nella pratica? Crei un account gratuito o scopra tutte le funzionalità di Signkoi.