Firmas electrónicas en Estados Unidos: ESIGN, UETA y lo que aún requiere firma manuscrita

Estados Unidos fue uno de los primeros países en dar a la firma electrónica una base jurídica amplia. Hoy, la mayoría de las empresas firman en línea contratos de compraventa, ofertas de empleo, arrendamientos y acuerdos con proveedores sin pensarlo dos veces. Aun así, las reglas provienen de dos niveles de legislación, federal y estatal, y algunos documentos quedan fuera de ellas. Esta guía repasa lo esencial.

Para comparar con otros países, consulte nuestra guía sobre la legalidad de la firma electrónica y el artículo ¿Son legales las firmas electrónicas en todo el mundo?.

¿Es legal la firma electrónica en Estados Unidos?#

Sí, para la mayoría de las transacciones. Dos leyes hacen casi todo el trabajo:

• La ESIGN Act (2000). La ley federal Electronic Signatures in Global and National Commerce Act establece que no se puede negar efecto jurídico, validez ni exigibilidad a una firma, un contrato u otro registro relacionado con una transacción del comercio interestatal o internacional por el solo hecho de estar en formato electrónico.
• La Uniform Electronic Transactions Act (UETA). La UETA es una ley modelo publicada en 1999 y adoptada por casi todos los estados y por el Distrito de Columbia. Recoge principios similares a nivel estatal. Nueva York no ha adoptado la UETA; tiene su propia Electronic Signatures and Records Act (ESRA), que también reconoce efectos jurídicos a la firma electrónica.

Ninguna de las dos leyes obliga a nadie a firmar electrónicamente. La UETA se aplica cuando las partes han acordado realizar una transacción por medios electrónicos, y ese acuerdo puede deducirse del contexto y de su conducta.

Los consumidores cuentan con una protección adicional. Según la ESIGN Act, cuando otra ley exige que se entregue información a un consumidor por escrito, la empresa generalmente debe facilitarle ciertos avisos y obtener su consentimiento para recibir registros electrónicos antes de sustituir el papel. Si trabaja con consumidores, incorpore ese paso a su proceso.

Tipos de firma electrónica reconocidos#

La legislación estadounidense es tecnológicamente neutral. La ESIGN Act define la firma electrónica de forma amplia: un sonido, símbolo o proceso electrónico adjunto a un registro, o asociado lógicamente a él, que una persona ejecuta o adopta con la intención de firmarlo. Un nombre escrito con el teclado, una firma trazada en la pantalla o un clic en un botón de «Acepto» pueden ser válidos.

A diferencia de la Unión Europea, Estados Unidos no tiene un sistema general de niveles con firmas «avanzadas» o «cualificadas». Lo que suele importar es si usted puede demostrar quién firmó, que tenía la intención de firmar y que el registro no ha cambiado desde entonces. Algunos sectores regulados añaden sus propios requisitos, como las normas de la FDA sobre registros y firmas electrónicas del 21 CFR Part 11, y las agencias gubernamentales pueden fijar reglas propias para la presentación de documentos, así que revise las normas de su sector.

Documentos que a menudo siguen requiriendo firma manuscrita, notario o un trámite especial#

La ESIGN Act y la UETA excluyen ciertos documentos, y en esos casos se aplica la legislación estatal correspondiente. Algunos ejemplos conocidos:

• Testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios. Varios estados ya tienen leyes sobre testamentos electrónicos, pero con condiciones estrictas.
• Adopción, divorcio y otros asuntos de derecho de familia.
• Resoluciones, notificaciones y documentos judiciales oficiales.
• Avisos de corte de servicios públicos y avisos de incumplimiento, ejecución hipotecaria, recuperación de bienes o desalojo relacionados con una vivienda principal.
• Avisos de cancelación de seguros de salud o de vida, y avisos de retirada de productos.
• Muchos registros regidos por el Uniform Commercial Code, salvo los de compraventa y arrendamiento de bienes muebles.

Los documentos que deben notarizarse o inscribirse en un registro, como muchas escrituras de bienes inmuebles y algunas declaraciones juradas (affidavits), siguen las normas estatales sobre notarios (notary public) y las reglas de registro de cada condado. Muchos estados permiten ya la notarización remota en línea, pero se trata de un proceso distinto que realiza un notario habilitado. Una herramienta de firma electrónica no lo sustituye.

Cómo reunir buenas pruebas con la firma electrónica simple#

Si alguna vez se impugna una firma electrónica, la discusión suele centrarse en los hechos: ¿firmó esa persona y tenía intención de hacerlo? Un buen registro facilita responder. Con Signkoi, cada documento completado incluye:

• Un acto de firma deliberado. Cada firmante dibuja, escribe o sube su firma y acepta firmar electrónicamente antes de que esta se registre.
• Un PDF sellado. El documento final lleva un sello que permite detectar manipulaciones y una marca de tiempo confiable, de modo que cualquier cambio posterior puede detectarse.
• Un registro de auditoría. Eventos como el envío, la apertura y la firma quedan registrados con la hora, la dirección IP y los datos del navegador, y se resumen en un certificado de finalización.
• Verificación opcional de identidad. Puede pedir al firmante que introduzca un código de acceso que usted le comunica por otra vía, o un código de un solo uso enviado a su correo electrónico.
• Verificación independiente. Cualquier persona que tenga el PDF puede comprobar que es auténtico y que no ha sido modificado en signkoi.com/verify.

Signkoi ofrece firmas electrónicas simples respaldadas por estas pruebas. No emite firmas basadas en certificados y no es un servicio de notarización.

También ayudan algunos buenos hábitos: envíe el documento a una dirección de correo que sepa que pertenece al firmante, asegúrese de que la versión sea definitiva antes de enviarla, guarde el PDF firmado y el certificado de finalización con sus registros y, si el firmante es un consumidor, cumpla con los avisos de la ESIGN Act antes de pedirle la firma.

Cómo enviar un documento para firmar en EE. UU. con Signkoi#

1. Suba su PDF o parta de una plantilla guardada.
2. Añada a los firmantes y, si es necesario, defina el orden de firma.
3. Coloque los campos de firma y los demás campos donde cada persona deba intervenir.
4. Elija sus opciones: recordatorios, fecha de vencimiento y un código de acceso o un código de un solo uso por correo electrónico para mayor seguridad.
5. Envíelo. Los destinatarios abren un enlace seguro y firman desde el navegador, sin necesidad de crear una cuenta.
6. Cuando todos hayan firmado, descargue el PDF sellado y el certificado de finalización.

Preguntas frecuentes#

¿Un nombre escrito con el teclado es una firma válida en EE. UU.?#

Puede serlo. La ESIGN Act y la UETA no exigen un método concreto, siempre que la persona tenga intención de firmar y la firma esté vinculada al registro. En la práctica, la cuestión importante es si puede demostrar quién lo escribió, y ahí es donde ayudan el registro de auditoría y las verificaciones de identidad.

¿Necesito el consentimiento de la otra parte para firmar electrónicamente?#

La UETA se aplica cuando las partes han acordado tratar por medios electrónicos, y ese acuerdo puede demostrarse con su conducta. Para los consumidores, la ESIGN Act añade pasos específicos de información y consentimiento cuando una ley exige que la información se entregue por escrito.

¿Puedo firmar electrónicamente documentos inmobiliarios?#

Muchas partes de una operación inmobiliaria, como los contratos de compraventa y los arrendamientos de vivienda, se firman habitualmente de forma electrónica. Las escrituras, las hipotecas y otros documentos que deben notarizarse o inscribirse siguen normas estatales y del condado, que normalmente exigen la intervención de un notario, en persona o a distancia si el estado lo permite.

No es asesoramiento jurídico#

Esta guía ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico. Las leyes varían de un estado a otro y cambian con el tiempo, y el uso de Signkoi no garantiza que una firma concreta sea válida o exigible en su situación. Para documentos importantes o regulados, consulte a un abogado cualificado con licencia en el estado correspondiente.