La firma electrónica en España: eIDAS, la Ley 6/2020 y qué puede firmar online

En España, firmar en línea no es ninguna novedad: particulares y empresas utilizan habitualmente certificados digitales para relacionarse con Hacienda y otros organismos públicos. En el ámbito privado, el punto de partida es todavía más sencillo. El derecho contractual español se basa en la libertad de forma, por lo que la mayoría de los acuerdos pueden, por lo general, celebrarse –y firmarse– electrónicamente.

¿Es legal la firma electrónica en España?#

Sí. Varias normas actúan conjuntamente:

• El Reglamento eIDAS (UE) n.º 910/2014, modificado por el Reglamento (UE) 2024/1183, se aplica directamente. No se pueden negar efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba a una firma electrónica por el mero hecho de ser electrónica, y la firma electrónica cualificada tiene un efecto jurídico equivalente al de la firma manuscrita. Consulte nuestra guía sobre la firma electrónica en la Unión Europea para conocer el marco europeo.
• La Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, complementa eIDAS en España y sustituyó a la anterior Ley 59/2003, de firma electrónica.
• El Código Civil. Según su artículo 1278, los contratos son obligatorios cualquiera que sea la forma en que se hayan celebrado, siempre que concurran las condiciones esenciales para su validez.
• La Ley 34/2002, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSI). Confirma la validez de los contratos celebrados por vía electrónica y que, cuando la ley exige que un contrato conste por escrito, este requisito se entiende cumplido, por lo general, si figura en soporte electrónico.

En cuanto a la prueba, las normas procesales españolas otorgan una presunción de autenticidad más fuerte a los documentos respaldados por servicios de confianza cualificados. Con otras firmas electrónicas, si se impugnan, quien se apoya en ellas puede tener que acreditar su autenticidad, y ahí es donde cuentan las buenas pruebas.

Tipos de firma electrónica en España#

España utiliza los tres niveles de eIDAS:

• Firma electrónica simple – por ejemplo, una firma escrita o dibujada a través de un enlace seguro.
• Firma electrónica avanzada – vinculada al firmante de manera única y capaz de identificarlo, de modo que cualquier cambio posterior sea detectable.
• Firma electrónica cualificada – basada en un certificado cualificado emitido por un prestador cualificado de servicios de confianza y creada con un dispositivo cualificado.

Signkoi ofrece firmas electrónicas simples respaldadas por pruebas sólidas. Signkoi no crea firmas avanzadas ni cualificadas.

Documentos que a menudo requieren algo más que una firma electrónica simple#

• Inmuebles. Un contrato privado de compraventa puede ser válido entre las partes, pero para inscribir la transmisión en el Registro de la Propiedad se necesita, por lo general, una escritura pública otorgada ante notario.
• Derecho de familia y sucesiones. Las normas de la LSSI sobre contratación electrónica no se aplican expresamente a los contratos regidos por el derecho de familia y sucesiones.
• Contratos que requieren notario, registrador o autoridad pública. Según la LSSI, se rigen por su legislación específica; por ejemplo, muchos actos societarios que deben constar en escritura pública e inscribirse en el Registro Mercantil.
• Testamentos. Un testamento suele ser ológrafo, es decir, escrito íntegramente a mano por el testador, o se otorga ante notario.
• Relaciones con las administraciones públicas. Los procedimientos públicos tienen sus propias reglas de identificación y firma, con arreglo a la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común. Normalmente aceptan sistemas concretos, como los certificados digitales o Cl@ve, y no una firma electrónica genérica.

Cómo reforzar la prueba con la firma electrónica simple#

Si alguna vez se impugna una firma electrónica simple, por lo general querrá demostrar quién firmó, que tenía intención de firmar y que el documento no ha cambiado desde entonces:

• Registro de auditoría. Deje constancia de cada paso –envío, apertura, firma– con la hora, la dirección IP y el navegador.
• Verificación de identidad. En acuerdos importantes, pida a los firmantes que introduzcan un código de acceso que usted les comunica por otra vía, o un código de un solo uso enviado por correo electrónico.
• Integridad. Un sello a prueba de manipulaciones en el PDF final permite detectar cambios posteriores, y un sello de tiempo de confianza deja constancia del momento de la firma.
• Conservación. Guarde el PDF firmado y su certificado de finalización junto con el resto de su documentación.

Cómo enviar un documento a firmar en España con Signkoi#

1. Suba su PDF: un contrato, un presupuesto o una hoja de pedido.
2. Añada a los firmantes con su nombre y correo electrónico, y fije un orden de firma si uno debe firmar antes que otro.
3. Coloque los campos: firma, iniciales, fecha, texto o casillas de verificación.
4. Añada un código de acceso o un código de un solo uso por correo electrónico para documentos sensibles.
5. Programe recordatorios y una fecha de caducidad, y envíelo.

Los destinatarios firman en su navegador sin crear una cuenta, y las páginas de firma están disponibles en español. Cuando todos han firmado, el PDF se sella y recibe un sello de tiempo, y usted obtiene un certificado de finalización que resume el registro de auditoría. Cualquier persona que tenga el PDF puede comprobar que no se ha modificado en signkoi.com/verify. Para otros países, consulte nuestro resumen sobre la validez legal de la firma electrónica.

Preguntas frecuentes#

¿Es válido en España un contrato firmado electrónicamente?#

Por lo general, sí. El derecho español sigue el principio de libertad de forma, y eIDAS impide negar efectos jurídicos a una firma electrónica por el mero hecho de ser electrónica. Hay excepciones para los documentos que requieren escritura pública o que se rigen por el derecho de familia o sucesiones.

¿Necesito un certificado digital para firmar contratos en España?#

No para la mayoría de los acuerdos privados. Los certificados digitales se usan mucho en las relaciones con organismos públicos, y una firma cualificada puede ser útil para documentos de mucha importancia. Para muchos contratos cotidianos se utiliza habitualmente una firma electrónica simple con buenas pruebas.

¿Puedo usar Signkoi para trámites con organismos públicos españoles?#

Por lo general, no. Las administraciones públicas fijan sus propios sistemas de identificación y firma admitidos, como los certificados digitales o Cl@ve. Compruebe los requisitos del organismo o procedimiento concreto.

Este artículo ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico. El derecho español y su interpretación pueden cambiar, y el método de firma adecuado depende del documento y de las circunstancias. Para un documento importante o regulado, consulte con un abogado o notario cualificado en España.