Firma electrónica en México: Código de Comercio, e.firma y NOM-151

La firma electrónica ya forma parte del día a día de los negocios en México, desde los contratos con proveedores hasta los de prestación de servicios. Sin embargo, el marco jurídico tiene varias piezas: la legislación mercantil, la civil, una ley específica para la firma electrónica avanzada que se usa ante las autoridades y una norma técnica sobre la conservación de documentos electrónicos. Esta guía repasa lo esencial.

Para comparar con otros países, consulte nuestra guía sobre la legalidad de la firma electrónica y el artículo ¿Son legales las firmas electrónicas en todo el mundo?.

¿Es legal la firma electrónica en México?#

Sí, para la mayoría de los actos comerciales y civiles. Las principales fuentes son:

• El Código de Comercio. Su apartado sobre comercio electrónico, incorporado mediante reformas en 2000 y 2003, reconoce los mensajes de datos y la firma electrónica en los actos de comercio. Bajo ciertas condiciones, un mensaje de datos puede cumplir el requisito legal de la forma escrita, y una firma electrónica puede cumplir el requisito de firma.
• El Código Civil Federal. Admite que el consentimiento se exprese por medios electrónicos y establece cuándo un documento electrónico puede cumplir con la forma escrita.
• La Ley de Firma Electrónica Avanzada (2012). Regula el uso de la firma electrónica avanzada en los trámites y actos con las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

La mayoría de los contratos privados en México no requieren una forma determinada, por lo que puede utilizarse una firma electrónica simple. Su valor en caso de controversia dependerá de las pruebas que la respalden.

Tipos de firma electrónica reconocidos#

A grandes rasgos, la legislación mexicana distingue dos niveles:

• Firma electrónica. Datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, o asociados a él, que permiten identificar al firmante e indican que aprueba la información contenida. Un nombre escrito con el teclado, una firma trazada en pantalla o un clic para aceptar los términos pueden entrar en esta categoría.
• Firma electrónica avanzada o fiable. Una firma que cumple requisitos adicionales, como estar bajo el control exclusivo del firmante y permitir detectar cualquier alteración posterior. En la práctica se basa en un certificado digital. El ejemplo más conocido es la e.firma (antes FIEL) que expide el SAT y que se utiliza para declaraciones fiscales y muchos trámites gubernamentales.

La NOM-151-SCFI-2016 regula la conservación de mensajes de datos. Muchas empresas obtienen una constancia de conservación conforme a la NOM-151, emitida por un prestador de servicios de certificación acreditado, para los documentos que podrían tener que hacer valer ante un juez. La marca de tiempo confiable y el registro de auditoría de Signkoi no son una constancia NOM-151; si la necesita, prevéala por separado.

Documentos que a menudo siguen requiriendo firma autógrafa, notario o una firma avanzada#

Algunos actos deben cumplir una formalidad específica. Entre los ejemplos más conocidos:

• Los actos que deben formalizarse ante notario público, como la compraventa de inmuebles y ciertos actos societarios.
• Los testamentos, que normalmente se otorgan ante notario.
• El matrimonio, el divorcio, la adopción y otros asuntos familiares que se tramitan ante tribunales o el Registro Civil.
• Muchos trámites ante autoridades, que exigen la e.firma u otra firma electrónica avanzada.
• Los títulos de crédito como los pagarés, que plantean cuestiones jurídicas propias. Asesórese antes de firmarlos electrónicamente.

Cómo reunir buenas pruebas con la firma electrónica simple#

Cuando se impugna una firma electrónica simple, el juez valora las pruebas: quién firmó, si estaba de acuerdo y si el documento sigue íntegro. Con Signkoi, cada documento completado incluye:

• Un acto de firma deliberado. Cada firmante dibuja, escribe o sube su firma y acepta firmar electrónicamente.
• Un PDF sellado. Un sello que permite detectar manipulaciones y una marca de tiempo confiable hacen que cualquier cambio posterior sea detectable.
• Un registro de auditoría. El envío, la apertura y la firma quedan registrados con la hora, la dirección IP y los datos del navegador, y se resumen en un certificado de finalización.
• Verificación opcional de identidad. Pida a los firmantes que introduzcan un código de acceso que usted les comunica por otra vía, o un código de un solo uso enviado a su correo electrónico.
• Verificación independiente. Cualquier persona que tenga el PDF puede comprobarlo en signkoi.com/verify.

Signkoi ofrece firmas electrónicas simples respaldadas por pruebas sólidas. No emite firmas electrónicas avanzadas ni la e.firma, y no sustituye a un notario.

Cómo enviar un documento para firmar en México con Signkoi#

1. Suba su PDF o parta de una plantilla.
2. Añada a los firmantes y, si es necesario, defina el orden de firma.
3. Coloque los campos de firma y los demás campos para cada firmante.
4. Programe recordatorios, una fecha de vencimiento y, para documentos importantes, un código de acceso o un código de un solo uso por correo electrónico.
5. Envíelo. Los destinatarios firman desde su navegador, sin crear una cuenta, y la interfaz de Signkoi está disponible en español, entre 12 idiomas.
6. Descargue el PDF sellado y el certificado de finalización y guárdelos con sus registros.

Preguntas frecuentes#

¿Necesito la e.firma para firmar un contrato con otra empresa?#

Por lo general, no. La e.firma se utiliza principalmente ante el SAT y otras autoridades. Los contratos mercantiles entre particulares pueden firmarse, en general, con una firma electrónica simple, salvo que la ley o las partes exijan una forma determinada.

¿Es obligatoria la constancia NOM-151?#

No para todos los contratos. La NOM-151 establece reglas para conservar mensajes de datos, y una constancia de conservación puede reforzar la prueba. Algunas leyes y empresas la exigen para ciertos registros, así que conviene verificar si aplica a sus documentos.

¿Se puede firmar electrónicamente la compra de un inmueble?#

Algunos documentos preliminares, como ofertas o contratos de promesa de compraventa, a veces se firman electrónicamente, pero la transmisión de la propiedad de un inmueble debe formalizarse, por regla general, ante notario público.

No es asesoramiento jurídico#

Esta guía ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico. Las leyes cambian y pueden aplicarse de forma distinta a su caso, y el uso de Signkoi no garantiza que una firma concreta sea válida o exigible. Para documentos importantes o regulados, consulte a un abogado mexicano cualificado.