भारत में इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर: IT Act 2000, eSign और किन दस्तावेज़ों पर लागू नहीं

भारत में कंपनियाँ हर दिन बड़ी संख्या में दस्तावेज़ ऑनलाइन साइन करती हैं — नौकरी के ऑफ़र लेटर से लेकर वेंडर अनुबंध और ग्राहक शर्तों तक। इसका कानूनी आधार सूचना प्रौद्योगिकी अधिनियम, 2000 (Information Technology Act, 2000) है, जो साइन करने के कुछ तरीकों को दूसरों से अलग मानता है। भारत में ई-सिग्नेचर का सही इस्तेमाल करने के लिए यह अंतर समझना, और यह जानना कि अधिनियम किन दस्तावेज़ों पर लागू नहीं होता, सबसे ज़रूरी है।

दूसरे देशों से तुलना के लिए हमारा ई-सिग्नेचर की कानूनी मान्यता का सार और लेख क्या दुनिया भर में इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर कानूनी हैं? देखें।

क्या भारत में इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर कानूनी रूप से मान्य हैं?#

हाँ, ज़्यादातर व्यावसायिक अनुबंधों के लिए। सूचना प्रौद्योगिकी अधिनियम, 2000 (IT Act) इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड और इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर को कानूनी मान्यता देता है, और कहता है कि इलेक्ट्रॉनिक माध्यम से बना अनुबंध सिर्फ़ इस वजह से अप्रवर्तनीय नहीं माना जाना चाहिए।

लेकिन बारीकियाँ अहम हैं। जहाँ कोई कानून किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर की माँग करता है, वहाँ IT Act यह शर्त इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर से पूरी होने देता है — पर केवल उन तरीकों से जिन्हें अधिनियम मान्यता देता है। ये तरीके उसकी दूसरी अनुसूची (Second Schedule) में दिए गए हैं, और आज इनमें मुख्य रूप से सर्टिफ़िकेट पर आधारित डिजिटल सिग्नेचर और Aadhaar eSign (Aadhaar या अन्य e-KYC सेवाओं से ई-प्रमाणीकरण) शामिल हैं।

इसलिए व्यवहार में दो स्थितियाँ बनती हैं:

• कानून हस्ताक्षर की माँग करता है। ऐसे में दूसरी अनुसूची का कोई तरीका, जैसे Aadhaar eSign या डिजिटल सिग्नेचर सर्टिफ़िकेट (DSC), ज़्यादा सुरक्षित विकल्प है।
• कोई कानून किसी ख़ास तरह के हस्ताक्षर की माँग नहीं करता। रोज़मर्रा के कई अनुबंध इसी श्रेणी में आते हैं। अनुबंध इलेक्ट्रॉनिक रूप से बनाया और स्वीकार किया जा सकता है, और साधारण ई-सिग्नेचर सहमति का सबूत बन सकता है, हालाँकि उसे वे वैधानिक धारणाएँ (presumptions) नहीं मिलतीं जो मान्यता प्राप्त तरीकों को मिलती हैं।

मान्यता प्राप्त इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर के प्रकार#

• डिजिटल सिग्नेचर, जो किसी लाइसेंस प्राप्त प्रमाणन प्राधिकारी (Certifying Authority) द्वारा जारी सर्टिफ़िकेट से बनाए जाते हैं, आम तौर पर टोकन या किसी साइनिंग सेवा के ज़रिए।
• Aadhaar eSign, एक ऑनलाइन साइनिंग सेवा जिसमें साइन करने वाला व्यक्ति लाइसेंस प्राप्त eSign सेवा प्रदाता के माध्यम से Aadhaar आधारित e-KYC से अपनी पहचान प्रमाणित करता है।
• अन्य इलेक्ट्रॉनिक तरीके, जैसे टाइप किया हुआ या बनाया हुआ सिग्नेचर, या स्वीकार करने के लिए एक क्लिक। ये दूसरी अनुसूची में शामिल नहीं हैं, इसलिए इनका वज़न आसपास के सबूतों पर निर्भर करता है।

Signkoi तीसरी श्रेणी में आता है। यह मज़बूत सबूतों के साथ साधारण इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर देता है; यह Aadhaar eSign या डिजिटल सिग्नेचर सर्टिफ़िकेट उपलब्ध नहीं कराता।

वे दस्तावेज़ जिनके लिए अक्सर अब भी हाथ से हस्ताक्षर, नोटरी या सर्टिफ़िकेट वाला सिग्नेचर चाहिए#

IT Act की पहली अनुसूची (First Schedule) इन दस्तावेज़ों को अधिनियम के दायरे से बाहर रखती है:

• चेक को छोड़कर अन्य परक्राम्य लिखत, जैसे वचन पत्र (promissory note) और विनिमय पत्र (bill of exchange)।
• पावर ऑफ़ अटॉर्नी।
• ट्रस्ट।
• वसीयत और कोई भी अन्य वसीयती व्यवस्था।
• अचल संपत्ति या उसमें किसी हित की बिक्री या हस्तांतरण के अनुबंध।

दो और नियम अक्सर सामने आते हैं:

• स्टाम्प ड्यूटी। कई अनुबंधों पर राज्य के स्टाम्प कानूनों के तहत स्टाम्प ड्यूटी लगती है, चाहे वे कागज़ पर साइन हों या इलेक्ट्रॉनिक रूप से। कई राज्य ई-स्टाम्पिंग की सुविधा देते हैं, लेकिन नियम अलग-अलग हैं, और ठीक से स्टाम्प न किए गए दस्तावेज़ को सबूत के तौर पर इस्तेमाल करते समय दिक़्क़त आ सकती है।
• पंजीकरण। जिन दस्तावेज़ों का पंजीकरण अधिनियम, 1908 (Registration Act, 1908) के तहत पंजीकरण ज़रूरी है, जैसे संपत्ति के कई हस्तांतरण और लंबी अवधि के पट्टे, वे उप-पंजीयक (sub-registrar) कार्यालय के माध्यम से होते हैं।

साधारण ई-सिग्नेचर के साथ अच्छे सबूत कैसे जुटाएँ#

भारतीय अदालतें इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड स्वीकार करती हैं, और भारतीय साक्ष्य अधिनियम, 2023 (Bharatiya Sakshya Adhiniyam, 2023), जिसने जुलाई 2024 से पुराने Indian Evidence Act, 1872 की जगह ली है, बताता है कि उन्हें कैसे साबित किया जाए। इसमें आम तौर पर रिकॉर्ड और उसके बनने के तरीके के बारे में एक प्रमाणपत्र शामिल होता है। साधारण ई-सिग्नेचर के मामले में, सिग्नेचर से जुड़े सबूत बहुत अहम होते हैं। Signkoi के साथ हर पूरे हुए दस्तावेज़ में ये शामिल होते हैं:

• सोच-समझकर किया गया साइनिंग कदम। हर साइनर अपना सिग्नेचर बनाता, टाइप करता या अपलोड करता है और इलेक्ट्रॉनिक रूप से साइन करने के लिए सहमति देता है।
• सील किया गया PDF। छेड़छाड़ दिखाने वाली सील और भरोसेमंद टाइमस्टैम्प से बाद में किया गया कोई भी बदलाव पकड़ में आ जाता है।
• ऑडिट ट्रेल। भेजने, खोलने और साइन करने जैसी घटनाएँ समय, IP पते और ब्राउज़र की जानकारी के साथ दर्ज होती हैं, और इनका सार एक सर्टिफ़िकेट ऑफ़ कंप्लीशन में दिया जाता है।
• वैकल्पिक पहचान जाँच। साइनर से कोई ऐक्सेस कोड डालने को कहें जो आप उन्हें अलग से बताएँ, या उनके ईमेल पर भेजा गया वन-टाइम कोड।
• स्वतंत्र सत्यापन। जिसके पास भी PDF है, वह signkoi.com/verify पर उसकी जाँच कर सकता है।

Signkoi से भारत में दस्तावेज़ साइन के लिए कैसे भेजें#

1. जाँच लें कि दस्तावेज़ पहली अनुसूची की सूची में नहीं है और कानूनन उस पर दूसरी अनुसूची वाले सिग्नेचर की ज़रूरत नहीं है, और स्टाम्प ड्यूटी का काम पहले निपटा लें।
2. अपना PDF अपलोड करें, या किसी टेम्पलेट से शुरू करें।
3. साइनर जोड़ें, ज़रूरत हो तो साइन करने का क्रम तय करें, और सिग्नेचर व अन्य फ़ील्ड लगाएँ।
4. रिमाइंडर, समाप्ति तिथि और ज़रूरी दस्तावेज़ों के लिए ऐक्सेस कोड या ईमेल वन-टाइम कोड सेट करें।
5. भेजें। प्राप्तकर्ता बिना खाता बनाए अपने ब्राउज़र में साइन करते हैं, और Signkoi का इंटरफ़ेस 12 भाषाओं में उपलब्ध है, जिनमें हिंदी और अंग्रेज़ी शामिल हैं।
6. सील किया गया PDF और सर्टिफ़िकेट ऑफ़ कंप्लीशन डाउनलोड करें और अपने रिकॉर्ड में रखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल#

क्या भारत में साधारण ई-सिग्नेचर मान्य है?#

जिन अनुबंधों के लिए कोई कानून किसी ख़ास तरह के हस्ताक्षर की माँग नहीं करता, वहाँ अनुबंध इलेक्ट्रॉनिक रूप से बनाया जा सकता है और साधारण ई-सिग्नेचर उसे साबित करने में मदद कर सकता है। उसे वे वैधानिक धारणाएँ नहीं मिलतीं जो Aadhaar eSign या डिजिटल सिग्नेचर सर्टिफ़िकेट को मिलती हैं।

क्या मैं किराया अनुबंध इलेक्ट्रॉनिक रूप से साइन कर सकता हूँ?#

सावधानी बरतें। किराया अनुबंधों पर आम तौर पर स्टाम्प ड्यूटी लगती है, और लंबी अवधि के पट्टों का पंजीकरण ज़रूरी होता है। पट्टा अचल संपत्ति में एक हित भी है, और यह क्षेत्र IT Act के अपवादों से जुड़ता है। सही प्रक्रिया के लिए स्थानीय सलाह लें।

क्या नौकरी के ऑफ़र लेटर इलेक्ट्रॉनिक रूप से साइन किए जा सकते हैं?#

भारत में ऑफ़र लेटर और रोज़गार अनुबंध बड़े पैमाने पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से साइन किए जाते हैं। जाँच लें कि संबंधित राज्य में आपके अनुबंध पर स्टाम्प ड्यूटी लगती है या नहीं, और साइन किया हुआ PDF व ऑडिट ट्रेल संभालकर रखें।

कानूनी सलाह नहीं#

यह गाइड सामान्य जानकारी है, कानूनी सलाह नहीं। नियम अलग-अलग राज्यों में अलग होते हैं और समय के साथ बदलते रहते हैं, और Signkoi का इस्तेमाल इस बात की गारंटी नहीं देता कि आपकी स्थिति में कोई ख़ास सिग्नेचर मान्य या प्रवर्तनीय होगा। ज़रूरी या विनियमित दस्तावेज़ों के लिए किसी योग्य भारतीय वकील से बात करें।