Elektronische Signaturen in Deutschland: eIDAS, Schriftform und was Sie online unterschreiben können

Deutschland gilt als Land der Formulare – doch das Vertragsrecht ist flexibler, als viele denken. Die meisten Vereinbarungen können ohne besondere Form geschlossen werden: mündlich, per E-Mail oder mit einer elektronischen Signatur. Schwierig wird es bei den Ausnahmen, denn einige bekannte Dokumente erfordern die gesetzliche Schriftform, eine qualifizierte elektronische Signatur oder einen Notar.

Dieser Leitfaden erklärt den rechtlichen Rahmen, die in Deutschland relevanten Signaturarten und wie Sie bei einfachen elektronischen Signaturen gute Nachweise sichern.

Sind elektronische Signaturen in Deutschland rechtsgültig?#

Ja. Als EU-Mitgliedstaat wendet Deutschland die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 in der durch die Verordnung (EU) 2024/1183 geänderten Fassung an. Nach eIDAS darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung oder die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Das Vertrauensdienstegesetz (VDG) von 2017 ergänzt eIDAS und hat das frühere Signaturgesetz abgelöst.

Die Alltagsregeln stehen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB):

• Formfreiheit. Sofern weder ein Gesetz noch die Parteien eine bestimmte Form verlangen, ist ein Vertrag unabhängig davon wirksam, wie er geschlossen wird. Das betrifft einen Großteil der Geschäftsvereinbarungen, etwa viele Dienstleistungs-, Liefer- und Softwareverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen und Angebote.
• Schriftform (§ 126 BGB). Wo das Gesetz die Schriftform vorschreibt, muss das Dokument eigenhändig unterschrieben werden. Nach § 126 Abs. 3 und § 126a BGB kann sie grundsätzlich durch die elektronische Form ersetzt werden – also durch eine qualifizierte elektronische Signatur –, sofern das Gesetz dies nicht ausschließt.
• Textform (§ 126b BGB). Die Textform verlangt nur eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die erklärende Person genannt ist. Eine Unterschrift ist nicht nötig, eine E-Mail oder ein PDF genügt in der Regel.
• Vereinbarte Form (§ 127 BGB). Haben die Parteien die Schriftform nur untereinander vereinbart, gelten in der Regel großzügigere Regeln als bei der gesetzlichen Schriftform.

Beweisrechtlich genießen elektronische Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur eine Vermutung der Echtheit (§ 371a der Zivilprozessordnung, ZPO). Andere elektronische Signaturen würdigt das Gericht frei – umso wichtiger sind die begleitenden Nachweise.

Den EU-weiten Hintergrund finden Sie in unserem Leitfaden zu elektronischen Signaturen in der Europäischen Union.

Arten elektronischer Signaturen in Deutschland#

In der Praxis gelten die drei eIDAS-Stufen:

• Einfache elektronische Signatur (EES) – zum Beispiel eine getippte oder gezeichnete Unterschrift, die über einen sicheren Link abgegeben wird. Weit verbreitet bei formfreien Verträgen.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) – eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und zu seiner Identifizierung geeignet; spätere Änderungen am Dokument sind erkennbar.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES) – beruht auf einem qualifizierten Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters. Sie ist die einzige elektronische Signatur, die die gesetzliche Schriftform grundsätzlich ersetzen kann.

Signkoi bietet einfache elektronische Signaturen mit umfassender Beweissicherung. Fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen erstellt Signkoi nicht.

Dokumente, die oft mehr als eine einfache E-Signatur brauchen#

In diesen bekannten Fällen reicht eine einfache elektronische Signatur in der Regel nicht aus:

• Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Kündigungen und Aufhebungsverträge bedürfen der Schriftform, die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen (§ 623 BGB) – hier ist eine handschriftliche Unterschrift erforderlich.
• Bürgschaften von Privatpersonen. Die Bürgschaftserklärung eines Nichtkaufmanns bedarf der Schriftform, ebenfalls unter Ausschluss der elektronischen Form (§ 766 BGB).
• Befristung von Arbeitsverträgen. Die Befristung eines Arbeitsvertrags bedarf der Schriftform (§ 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz, TzBfG); eine elektronische Alternative müsste in der Regel eine QES sein.
• Immobilien. Verträge über die Übertragung oder den Erwerb von Grundstücken müssen notariell beurkundet werden (§ 311b BGB).
• Gesellschaftsrecht. Die Abtretung von GmbH-Geschäftsanteilen erfordert grundsätzlich eine notarielle Urkunde (§ 15 GmbHG).
• Familien- und Erbrecht. Eheverträge müssen notariell beurkundet werden (§ 1410 BGB), Testamente eigenhändig geschrieben (§ 2247 BGB) oder vor einem Notar errichtet werden.

Der Gesetzgeber hat in den letzten Jahren einige Formvorschriften gelockert, zum Beispiel mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV). Es lohnt sich daher, die aktuellen Regeln für Ihre Dokumentart zu prüfen.

Stärkere Nachweise mit einfachen E-Signaturen#

Bei formfreien Verträgen lautet die Frage selten „Ist das wirksam?“, sondern eher „Kann ich es beweisen?“. Weil das Gericht die Beweise frei würdigt, sollten Sie zeigen können, wer unterschrieben hat, dass die Person unterschreiben wollte und dass das Dokument unverändert ist:

• Prüfpfad. Dokumentieren Sie, wann das Dokument versendet, geöffnet und unterschrieben wurde, mit IP-Adresse und Browserangaben.
• Identitätsprüfung. Verlangen Sie bei wichtigen Vereinbarungen einen Zugangscode, den Sie über einen anderen Kanal mitteilen, oder einen Einmalcode per E-Mail.
• Manipulationsschutz. Ein versiegeltes PDF macht spätere Änderungen erkennbar, und ein vertrauenswürdiger Zeitstempel hält fest, wann unterschrieben wurde.
• Aufbewahrung. Bewahren Sie das unterschriebene PDF zusammen mit dem Abschlusszertifikat auf – entsprechend Ihren Aufbewahrungspflichten.

So versenden Sie ein Dokument in Deutschland mit Signkoi zur Unterschrift#

1. Laden Sie Ihr PDF hoch und fügen Sie die Unterzeichner mit Namen und E-Mail-Adresse hinzu.
2. Legen Sie eine Reihenfolge fest, wenn etwa Ihr Vertragspartner vor Ihrer Geschäftsführung unterschreiben soll.
3. Platzieren Sie Felder für Unterschrift, Initialen, Datum und Text an der richtigen Stelle.
4. Ergänzen Sie einen Zugangscode oder einen Einmalcode per E-Mail für sensible Dokumente.
5. Stellen Sie Erinnerungen und ein Ablaufdatum ein und versenden Sie das Dokument.

Die Unterzeichner öffnen den Link und unterschreiben im Browser – ganz ohne Konto –, und die Signaturseiten gibt es auch auf Deutsch. Sobald alle unterschrieben haben, wird das PDF versiegelt und mit einem Zeitstempel versehen, und Sie erhalten ein Abschlusszertifikat mit dem vollständigen Prüfpfad. Jeder kann das unterschriebene PDF unter signkoi.com/verify prüfen. Informationen zu anderen Ländern finden Sie in unserer Übersicht zur Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen.

Häufige Fragen#

Kann ich in Deutschland einen Arbeitsvertrag elektronisch unterschreiben?#

In vielen Fällen ja: Der Arbeitsvertrag selbst ist in der Regel formfrei. Für bestimmte Klauseln und Schritte gelten jedoch eigene Regeln – Befristungen bedürfen der Schriftform, Kündigungen einer handschriftlichen Unterschrift. Zusätzlich können gesonderte Nachweispflichten bestehen, prüfen Sie daher die Einzelheiten.

Brauche ich für B2B-Verträge eine qualifizierte elektronische Signatur?#

In der Regel nicht. Die meisten Verträge zwischen Unternehmen sind formfrei, deshalb wird häufig eine einfache elektronische Signatur mit guter Beweissicherung genutzt. Eine QES ist typischerweise nur nötig, wenn das Gesetz die Schriftform verlangt und die elektronische Form stattdessen zulässt.

Reicht eine einfache E-Signatur für Dokumente in Textform?#

Die Textform verlangt überhaupt keine Unterschrift – eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die die erklärende Person nennt, genügt in der Regel. Ein mit einer einfachen elektronischen Signatur unterzeichnetes Dokument erfüllt diesen Standard üblicherweise.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Das deutsche Recht ändert sich, und seine Anwendung hängt vom konkreten Dokument und Einzelfall ab. Lassen Sie sich bei wichtigen oder regulierten Dokumenten von einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt in Deutschland beraten.