La signature électronique au Canada : LPRPDE, lois provinciales et Québec

Les entreprises canadiennes signent électroniquement depuis plus de vingt ans. Il n’existe pourtant pas de loi unique sur la signature électronique : le droit fédéral régit les matières fédérales, chaque province et territoire a sa propre loi, et le Québec dispose d’un cadre qui lui est propre. Ce guide présente l’essentiel et les exceptions habituelles.

Pour comparer avec d’autres pays, consultez notre aperçu de la légalité de la signature électronique et l’article Les signatures électroniques sont-elles légales dans le monde ?

La signature électronique est-elle légale au Canada ?#

Oui, pour la plupart des ententes commerciales. Le cadre comporte deux niveaux :

• Au fédéral : la partie 2 de la LPRPDE. La partie 2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (2000) permet d’utiliser des documents et des signatures électroniques pour satisfaire aux exigences des lois fédérales. Pour certaines exigences fédérales précises, par exemple lorsqu’un document doit porter un sceau ou être un original, elle exige une « signature électronique sécurisée » au sens du règlement, c’est-à-dire une méthode fondée sur un certificat.
• Dans les provinces et territoires : les lois sur le commerce électronique. La plupart des provinces et territoires de common law ont adopté des lois inspirées de la Loi uniforme sur le commerce électronique élaborée en 1999 par la Conférence pour l’harmonisation des lois au Canada. On pense notamment à la Loi de 2000 sur le commerce électronique de l’Ontario et à l’Electronic Transactions Act de la Colombie-Britannique. Les contrats entre particuliers et entreprises relèvent surtout de ces lois provinciales.
• Au Québec. Le Québec a sa propre Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (2001), qui s’applique avec le Code civil du Québec. Elle met l’accent sur l’intégrité des documents et sur l’équivalence fonctionnelle, sans égard à la technologie, entre documents papier et documents technologiques.

Le fil conducteur est le même partout : une information ou un contrat ne devrait pas être privé d’effet juridique du seul fait qu’il est électronique. En règle générale, les lois provinciales n’obligent personne à utiliser des documents électroniques, et le consentement peut souvent se déduire du comportement de la personne. Les gouvernements peuvent toutefois imposer des règles plus strictes pour les documents qui leur sont transmis.

Types de signatures électroniques reconnus#

Les lois canadiennes sont en grande partie neutres sur le plan technologique. Une signature électronique est, de façon générale, toute information électronique qu’une personne crée ou adopte pour signer un document et qui y est jointe ou associée. Un nom tapé au clavier, une signature tracée à l’écran ou un clic sur « J’accepte » peuvent convenir pour la plupart des ententes privées, et les tribunaux s’attachent surtout à savoir si la méthode est fiable compte tenu de l’objectif et si elle traduit l’intention du signataire.

La principale exception à cette neutralité est la « signature électronique sécurisée » fédérale, qui ne vise que certaines exigences fédérales particulières. La loi québécoise accorde aussi de l’importance à la manière dont un processus protège l’intégrité d’un document tout au long de son cycle de vie.

Documents qui exigent encore souvent une signature manuscrite, un notaire ou une signature certifiée#

Les exclusions varient d’une province à l’autre ; vérifiez donc la loi applicable chez vous. Exemples courants :

• Les testaments, les codicilles et les fiducies créées par testament. La Colombie-Britannique, par exemple, autorise désormais les testaments électroniques à certaines conditions, mais la plupart des provinces exigent encore le papier.
• Les procurations, en particulier celles qui portent sur les biens ou les soins de la personne.
• Les effets de commerce et les titres de propriété (documents formant titre).
• Les documents qui créent ou transfèrent des droits sur un immeuble, qui passent généralement par le système d’enregistrement foncier de la province.
• Les affidavits, les déclarations solennelles et les autres documents qui doivent être assermentés, faits devant témoins ou notariés. Au Québec, les actes qui doivent être reçus devant notaire suivent les règles du notariat.

Conserver de bonnes preuves avec la signature électronique simple#

Les lois canadiennes sur la preuve s’intéressent de près à l’intégrité des documents électroniques et des systèmes qui les produisent. Si une signature est contestée, il faudra démontrer qui a signé, que la personne voulait signer et que le document n’a pas été modifié. Avec Signkoi, chaque document finalisé comprend :

• Un geste de signature délibéré. Chaque signataire trace, tape ou téléverse sa signature et accepte de signer électroniquement.
• Un PDF scellé. Un sceau qui rend toute altération détectable et un horodatage fiable permettent de repérer toute modification ultérieure.
• Une piste d’audit. L’envoi, l’ouverture et la signature sont consignés avec l’heure, l’adresse IP et les données du navigateur, puis résumés dans un certificat d’achèvement.
• Des vérifications d’identité facultatives. Demandez aux signataires d’entrer un code d’accès que vous leur communiquez séparément, ou un code à usage unique envoyé par courriel.
• Une vérification indépendante. Toute personne qui possède le PDF peut le vérifier sur signkoi.com/verify.

Signkoi offre des signatures électroniques simples appuyées par ces preuves. Signkoi ne fournit pas la « signature électronique sécurisée » fondée sur un certificat exigée pour certaines exigences fédérales, et ne remplace pas un notaire.

Comment envoyer un document à signer au Canada avec Signkoi#

1. Téléversez votre PDF ou partez d’un modèle.
2. Ajoutez les signataires et, au besoin, fixez l’ordre de signature.
3. Placez les champs de signature et les autres champs pour chaque signataire.
4. Programmez des rappels, une date d’expiration et, pour les documents importants, un code d’accès ou un code à usage unique par courriel.
5. Envoyez. Les destinataires signent dans leur navigateur, sans compte, et l’interface de Signkoi est offerte en français et en anglais, parmi 12 langues.
6. Téléchargez le PDF scellé et le certificat d’achèvement, et conservez-les avec vos dossiers.

Foire aux questions#

La signature électronique est-elle valide au Québec ?#

En règle générale, oui. La loi-cadre québécoise et le Code civil du Québec reconnaissent les documents et signatures électroniques, pourvu que l’intégrité du document soit assurée et que la signature rattache la personne au document. Les actes qui doivent être reçus devant notaire constituent un cas à part.

Peut-on signer électroniquement un contrat de travail ou une offre d’emploi ?#

Dans la plupart des cas, oui. Les offres d’emploi et les contrats de travail sont couramment signés électroniquement partout au Canada. Conservez une copie signée complète et la piste d’audit dans le dossier de l’employé.

Quelle loi s’applique : fédérale ou provinciale ?#

Tout dépend de la matière. Les contrats privés relèvent surtout du droit provincial, tandis que la partie 2 de la LPRPDE vise les documents exigés par des lois fédérales. En cas de doute, un avocat de la province concernée pourra vous éclairer.

Pas un conseil juridique#

Ce guide fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Les règles diffèrent d’une province et d’un territoire à l’autre et évoluent avec le temps, et l’utilisation de Signkoi ne garantit pas qu’une signature donnée sera valide ou opposable dans votre situation. Pour les documents importants ou réglementés, consultez un avocat qualifié ou, au Québec, un avocat ou un notaire.